5 trin til forberedelse af en datakonvertering

5 trin til at forberede en datakonvertering, når du implementerer en ny ERP-løsning:

En af de mest udfordrende faser i en ny softwareimplementering er at få dine data overført til det nye system. Nedenfor er fem trin, du kan tage for at hjælpe med at forberede din virksomhed til datakonvertering og forbedre ligheden af en vellykket overgang.

1. Skal du konvertere dine data? - Afhængigt af størrelsen på din virksomhed og renheden af dataene skal du afgøre, om en datakonvertering endda er en værdifuld investering. For mindre virksomheder er det ofte mere omkostningseffektivt at aflevere dataene i den nye løsning. Dette giver brugerne mulighed for at gennemgå de data og fange problemer, der kan have gået ubemærket hen, og det kan også være en god øvelse for det nye system.
2. Ryd op i dine data– Begynd at rydde op i så mange data som muligt i det øjeblik, din virksomhed begynder at diskutere køb af en ny løsning. Vi har alle hørt 'data ind, data ud' analogi, og det er helt sandt, så fokuser på konsistens med emner som kundenavne, adresser, telefonnumre osv. Hvis dit nuværende system har data gemt i felter, der ikke er beregnet til den type data (dvs. telefonnummer, der er gemt i et kontaktnavnfelt), skal du prøve at rette dem, hvis det er muligt. I mange tilfælde blev disse forkerte felter brugt på grund af manglen på et gyldigt sted at gemme disse oplysninger i første omgang, hvilket betyder, at du muligvis ikke er i stand til at rette dem, men du kan gennemgå og dokumentere disse situationer, så de ikke overses af din nye softwareleverandør, når konverteringen finder sted.
3. Konverter inaktive kunder- Beslut på forhånd, om du mener, at konvertering af inaktive kunder er umagen værd. En effektiv mulighed er at bruge en skæringsdato og kun konvertere en kunde, hvis vedkommende har haft aktivitet inden for et bestemt tidsrum. Vær forberedt på at bruge dit nuværende system til historiske opslag i modsætning til at få detaljeret historik konverteret. Hvis du har været på et system i årevis, er det sandsynligt, at du har en masse koder, der ikke længere er i brug, så konvertering af historik ville resultere i at oprette disse gamle koder i det nye system eller kortlægge disse gamle koder til en generisk 'konvertering' kode, der ophæver formålet med at have historien til opslag.
4. Udtræk data– Vurder indstillingerne for udtrækning af data fra det aktuelle system. Kan data let tilgås enten via databasen direkte eller ved at bruge indbyggede rapporter / eksport? Hvis ikke, skal du være forberedt på at tilmelde din nuværende softwareleverandør for at få hjælp til at udtrække dataene.
5. Gennemgå særlige situationer – Identificer og dokumenter detaljerne for eventuelle "særlige" situationer, som du måtte have oprettet i det aktuelle system. Dette kan være relateret til en særlig måde, hvorpå du er nødt til at fakturere et bestemt sæt kunder eller måske en kreativ måde, som du 'linkede' kunder sammen i systemet. Kendskab til disse oplysninger forud for eventuelle diskussioner i forbindelse med konverteringen vil hjælpe med at forhindre disse elementer i at blive konverteret forkert eller endda savnet helt.