En effektiv arbejdsmiljøpraksis øger din virksomheds bæredygtighed. Og hvordan? Ved at reducere den tid, der går tabt på grund af arbejdsulykker, og sikre effektiv praksis for maksimal produktivitet. Ved at identificere og kontrollere risici kan sundhed og sikkerhed reducere omkostningerne til spildte ressourcer og minimere forureningsrisici. Men hvordan ved du, om dine arbejdsmiljøforanstaltninger lever op til målene for bæredygtighed?
For at få et klart billede af din arbejdsmiljøindsats - og måle dens succes i praksis - skal du registrere data om håndtering af hændelser på arbejdspladsen, som du derefter kan omsætte til meningsfulde nøglepræstationsindikatorer (KPI'er).
Disse indikatorer giver værdifuld indsigt i, om du bør implementere sikkerhedsforanstaltninger, og i så fald hvordan og hvor. Desuden kan velstrukturerede KPI'er også understøtte dine argumenter, når du fremlægger din sag for ledelsen om specifikke investeringer. Spørgsmålet er, hvilke KPI 'er der afslører mest om din arbejdsmiljøstrategi?
Hvordan vælger man sine KPI'er?
Tabellen nedenfor viser almindeligt indsamlede data om hændelseshåndtering, der kan bruges som grundlag for KPI'er. Den højre kolonne indeholder eksempler på værdier fra en eksempelvirksomhed, Controbax, som vi vil bruge i beregningerne lidt senere.
data om håndtering af hændelser | Controbax, februar 2021 |
ulykker i alt | 7 |
skader med fravær (LTI) | 6 |
skade uden tabt tid | 1 |
Tabte arbejdsdage på grund af skader | 54 |
Tabte arbejdstimer på grund af skader | 426 |
Nærved-ulykker | 20 |
proaktive observationer (f.eks. sikker adfærd i henhold til adfærdsbaseret sikkerhed) | 73 |
antal rapporterende personer | 35 |
For at sikre større sammenlignelighed er nogle data mere meningsfulde, når de placeres i en sammenhæng og standardiseres, hvor det er nødvendigt. Derfor bruger beregningerne for mange KPI'er baseret på hændelsesstyringsdata følgende grundlæggende struktur:
KPI = Hændelsesstyringsdata ÷ Referenceværdi x Standardiseringsfaktor
Vi har derfor også brug for nogle referenceværdier til at beregne KPI'er for incident management. Det kan f.eks. være
Referenceværdi | Controbax, februar 2021 |
normale arbejdsdage | 20 |
arbejdere | 342 |
Normal arbejdstid | 49,248 |
Normal arbejdstid | 47,842 |
arbejdede overtidstimer | 2,312 |
samlede arbejdstimer | 50,228 |
tabte arbejdsdage | 185 |
Tabte arbejdstimer | 1,406 |
For at hjælpe dig med at vælge de mest meningsfulde KPI'er for din organisation er der nedenfor en liste over nationale og internationale KPI'er, der fungerer godt i praksis. Vi har også medtaget et udvalg af moderne KPI'er, der bruges i proaktive arbejdsmiljøstrategier som Behavior-Based Safety og Safety II. Under hver KPI har vi angivet formlen, regneeksempler og eksempler på dens styrker og ulemper.
tabte arbejdsdage pr. medarbejder
Antallet af tabte arbejdsdage pr. medarbejder viser det samlede antal tabte arbejdsdage på grund af skader i forhold til antallet af medarbejdere.
- Formel:Tabte arbejdsdage pr. medarbejder = Tabte arbejdsdage ÷ Antal medarbejdere i alt
- Eksempel på beregning: Controbax beskæftigede 342 medarbejdere i februar. Der var i alt 54 tabte arbejdsdage. Derfor er 54 ÷ 342 = 0,16 tabte arbejdsdage pr. medarbejder.
Bemærkninger om tabte arbejdsdage pr. medarbejder som KPI
Denne KPI kan kun bruges som et grundlæggende måleværktøj til at opnå et gennemsnitligt antal tabte arbejdsdage pr. medarbejder. Den tager heller ikke højde for de faktiske arbejdstimer, hvilket betyder, at den kan give et forkert indtryk, når den sammenlignes med andre virksomheder eller endda tidligere års tal fra den samme virksomhed, hvis der er betydelige forskelle i de faktiske arbejdstimer.
forholdet mellem observationer og hændelser
Når du har etableret en sikkerhedskultur og indtaget en mere proaktiv tilgang til arbejdsmiljøet, bør du udvide dit fokus. I stedet for kun at koncentrere dig om hændelser, der fører til skader, bør du overveje og lære af andre rapporter for at forbedre dine EHS aktiviteter. Forholdet mellem observationer og hændelser viser hændelser, der ikke førte til skader (f.eks. observerede nærved-ulykker, farer, positiv adfærd og sikkerhedsinitiativer) som en andel af alle rapporter. Det kan hjælpe med at vurdere den aktuelle situation og tilskynde medarbejderne til at engagere sig proaktivt.
Observationsrate:Nærved-ulykker- Formel:Observationsrate = usikre situationer ÷ (usikre situationer + ulykker) x 100
- Eksempel på beregning: Hos Controbax blev der rapporteret 20 usikre situationer i februar. Når vi tager højde for 4 alvorlige ulykker og 3 mindre ulykker, kan vi beregne observationsraten som 20 ÷ (20+7) x 100 = 74%. Vi kan derfor se, at der rapporteres et relativt højt antal nærved-ulykker hos Controbax - som virksomheden kan lære af. Når det drejer sig om at fastsætte et mål for observationsraten, er det værd at vende tilbage til ulykkestrekanten: 300 ÷ (300+30) x 100 % = 90,9 %.
Derfor er der bestemt plads til, at Controbax kan forbedre sin observationsrate, måske ved at opfordre sine medarbejdere til at være endnu mere proaktive i forhold til at observere og rapportere hændelser. I sidste ende reducerer en mere proaktiv tilgang sandsynligheden for ulykker.
observationsrate: proaktive observationer
Moderne sikkerhedsfokuserede arbejdspladskulturer har allerede fokus på rapportering af nærved-ulykker. Med dette i tankerne kan det være mere nyttigt at fokusere på eksempler på best practice, sikkerhedsinitiativer og potentielle risici i stedet for en negativ hændelse engang i fortiden. Adfærdsbaserede sikkerhedsinitiativer (BBS) og koncepter som Safety II motiverer medarbejderne til at observere sikker adfærd og dele information om ideer og processer, der fungerer godt. En observationsrate - som f.eks. andelen af observationer, der rapporteres proaktivt - er en fremragende måde at måle effektiviteten af sådanne programmer på.
- Formel:Observationsrate = Proaktive observationer ÷ (Usikre situationer + Ulykker + Proaktive observationer) x 100
- Eksempel på beregning: Controbax lancerede et BBS-initiativ i januar 2021. Et teams medarbejdere rapporterede 73 tilfælde af sikker adfærd i februar. De rapporterede også 20 usikre situationer og 7 ulykker. Virksomhedens observationsrate beregnes derfor som følger: 73 ÷ (73+20+7) x 100% = 73%. Denne KPI viser, at 73 % af rapporterne om hændelsesstyring var proaktive observationer (i modsætning til reaktive observationer) - et opmuntrende resultat. Efterhånden som sikkerhedskulturen vokser og modnes, kan Controbax definere langsigtede mål og sigte mod en observationsrate på 100 %. Når ulykker bliver mindre almindelige med tiden, kan det blive mere fornuftigt at skifte til en ulykkesfri "vision zero"-tilgang.
Bemærkninger om observationsrater
Den specifikke formel er ikke afgørende, når det drejer sig om observationsrater, da der er andre måder at vise data på. Et alternativ kunne være at bruge et områdediagram, som vist nedenfor. Dette diagram blev genereret i AMCS EHS Management-softwaren. Hvis man holder musen over områdediagrammet, får man ud over den overordnede visning også vist månedlige observationsrater for proaktive og reaktive rapporter.
engagement rate
Engagementsprocenten gør det klart, hvor mange forskellige mennesker der deltager aktivt i hændelseshåndtering. Du kan bruge den til at finde ud af, hvor mange procent af medarbejderne, der har rapporteret en hændelse eller observation inden for en bestemt tidsramme.
- Formel:Engagement rate = (Rapporterende personer ÷ Samlede medarbejdere) x 100
- Eksempel på beregning: I februar 2021 startede Controbax et projekt for at fremme sikker adfærd på arbejdspladsen. Indberetning af observationer af sikker adfærd var et centralt element i dette. Fordelingen af medarbejdere, der indsender rapporter, er som følger:
- I dette program, som fokuserer på BBS-konceptet (Behavior-Based Safety), indsendte et team på 15 medarbejdere i alt 73 observationer af sikker adfærd. Personer, der indsender rapporter = 15
- Derudover blev der rapporteret om 20 nærved-ulykker i hele virksomheden, hvoraf 7 rapporter blev indsendt af personer i BBS-programmet og 13 af andre medarbejdere. Andre personer, der indgav rapporter = 13
- 6 af de 7 ulykkesrapporter blev foretaget af andre medarbejdere, som endnu ikke er talt med. Andre personer, der indgav rapporter = 6
- 15 + 13 + 6 = 34 medarbejdere, der er aktivt involveret i hændelseshåndtering.
- Virksomheden har i alt 342 medarbejdere, så vi kan beregne engagementsprocenten for februar som 34 ÷ 342 x 100 % = 9,94 %.
Noter om engagementsprocent
Engagementsprocenten er en særlig vigtig indikator, da den hjælper os med at forstå udviklingen i medarbejdernes villighed til at rapportere hændelser og observationer. En konsekvent lav engagementsprocent kan indikere, at du er nødt til at arbejde med din fejlkultur eller gøre dine processer for indberetning af hændelser mere ligetil. Hvor let er det for dine medarbejdere at rapportere? Forstår de værdien af at rapportere fejl - ikke kun for at forbedre sikkerheden, men også for at støtte virksomhedens udvikling? På den anden side tyder faldende engagement ofte på, at EHS-specialister og ledelse ikke har givet feedback efter at have behandlet rapporter.
sundhedsfrekvens
Helbredsgraden viser forholdet mellem antallet af tabte arbejdstimer på grund af ulykker og normal arbejdstid. Den viser, hvor stor en del af arbejdskapaciteten, der går tabt på grund af helbredsproblemer blandt virksomhedens medarbejdere i en evalueringsperiode - eller omvendt, hvor stor en del af arbejdskapaciteten, der rent faktisk udføres af raske medarbejdere.
- Formel:Helbredsgrad = 100 - ((Tabte arbejdstimer på grund af ulykker ÷ normal arbejdstid) x 100)
- Eksempel på beregning: Controbax havde en arbejdsstyrke på 342 medarbejdere i februar 2021. De kunne teoretisk have arbejdet i alt 49.248 normale arbejdstimer, men i alt 426 timer gik tabt på grund af ulykker. Vi kan derfor beregne virksomhedens sundhedsprocent på følgende måde: 100 - (426 ÷ 49,248) x 100% = 99.14%
Bemærkninger om sundhedsrate
Sundhedsraten bruges nu i stedet for den tidligere almindelige sygdomsrate. En fordel ved denne ændring er, at en stigning i denne KPI - i modsætning til en sygdomsrate - er en positiv udvikling. Afhængigt af de arbejdsmiljødata, du har til rådighed, kan du måske bruge alternative formler til at beregne en sundhedsrate. I stedet for at se på timer kan du f.eks. se på forholdet mellem normale arbejdsdage og arbejdsdage, der går tabt på grund af sygdom:
100 - (tabte arbejdsdage ÷ normale arbejdsdage) x 100
I AMCS-softwareplatformen beregnes sundhedsraten som standard ved at gange tabte arbejdsdage med 8, hvilket svarer til en gennemsnitlig arbejdsdag på 8 timer. (Brugerne kan dog også definere deres egne KPI'er i softwaren).
100 - ((Tabte arbejdsdage x 8) ÷ Normal arbejdstid) x 100
En bemærkning om forsigtighed: I nogle virksomheder beregnes sundhedsprocenten ud fra det samlede antal tabte arbejdsdage eller arbejdstimer, hvad enten det skyldes ulykker eller andre årsager. Det betyder, at det ikke er muligt at afgøre, om ekstra sikkerhedsforanstaltninger rent faktisk vil have en effekt, eller om der kan være underliggende eksterne årsager som f.eks. et influenzaudbrud. Vi anbefaler derfor ikke at bruge sådanne beregninger til hændelsesstyring.
sygdom Rate
Ligesom helbredsfrekvensen viser sygdomsfrekvensen forholdet mellem den samlede tabte arbejdstid på grund af ulykker og den normale arbejdstid. I modsætning til sundhedsprocenten er sygdomsprocenten dog en negativ indikator - så jo lavere sygdomsprocenten er, desto bedre. En sygdomsrate på 2,7 % svarer til en helbredsrate på 97,3 %.
- Formel: Sygdomsfrekvens = (tabte arbejdstimer på grund af ulykker ÷ normal arbejdstid) x 100
- Eksempel på beregning: Controbax havde en arbejdsstyrke på 342 medarbejdere i februar 2021. De kunne teoretisk have arbejdet i alt 49.248 normale arbejdstimer, men i alt 426 timer gik tabt på grund af ulykker. Vi kan derfor udregne virksomhedens sygdomsprocent som følger: (426 ÷ 49,248) x 100%) = 0.86%
Noter om sygdomsfrekvens
Man kan bruge alternative formler til at beregne sygdomsprocenten, på samme måde som mankan beregne sundhedsprocenten. Igen bør beregninger baseret på den samlede tabte arbejdstid (på grund af skader og andre årsager) kun bruges som en indikator for kvaliteten af incident management med visse forbehold.
Antallet af tabte arbejdsdage (LWDR)
Antallet af tabte arbejdsdage illustrerer forholdet mellem det samlede antal tabte arbejdsdage og det samlede antal arbejdstimer i en virksomhed. Resultatet er antallet af tabte arbejdsdage pr. 100 fuldtidsansatte pr. år. Antallet af tabte arbejdsdage kan beregnes i forhold til forskellige referenceværdier. Den nødvendige beregning afhænger af den standardiseringsfaktor, som de tabte arbejdsdage ganges med. Værdierne 1.000.000, 200.000 og 1.000 kan bruges som faktorer.
- Formel:Tabte arbejdsdage (LWDR) = (Tabte arbejdsdage ÷ arbejdstimer) x standardiseringsfaktor
- Eksempel på beregning: I februar 2021 registrerede Controbax 185 tabte arbejdsdage og i alt 50.228 arbejdstimer (inklusive overarbejde). Beregningen med en standardiseringsfaktor på 1.000 ville være som følger: (185 ÷ 50,228) x 1,000 = 3.69. Hvis vi anvender en standardiseringsfaktor på 200.000, er LWDR 737,64; hvis vi anvender en faktor på 1.000.000, er LWDR 3683,20.
Noter om antallet af tabte arbejdsdage
Der henvises ofte til LWDR i ledelses- og bæredygtighedsrapporter , og det er et meget effektivt middel til at foretage direkte internationale sammenligninger. I USA specificerer Occupational Safety and Health Administration (OSHA) en standardiseringsfaktor på 200.000 for at sikre, at alle virksomheder bruger den samme beregning for denne KPI. Hvis dit mål er at lave internationale sammenligninger, bør du følge dette krav.
En bemærkning om forsigtighed: Da andelen af tabte arbejdsdage er baseret på det samlede antal tabte arbejdsdage (på grund af skader og andre årsager), er det ikke muligt at afgøre, hvilken indflydelse implementering af nye sikkerhedsforanstaltninger kan have. Denne indikators effekt er derfor begrænset i forbindelse med hændelseshåndtering.
LTIFR: frekvens af arbejdsulykker med fravær
Frekvensen af arbejdsskader med fravær (LTIFR) viser forholdet mellem antallet af skader, der resulterer i tabt arbejdstid, og det samlede antal arbejdstimer i virksomheden. Den kaldes undertiden også lost time injury rate (LTIR). Ligesom frekvensenaf tabte arbejdsdage (LWDR) kan LTIFR bruges til at registrere ulykkesfrekvensen på forskellige skalaer. Igen handler det om den faktor, som antallet af ulykker ganges med, hvor værdierne 1.000.000, 200.000 og 1.000 alle er i brug.
- Formel: LTIFR = Skader ÷ Arbejdstimer x Standardiseringsfaktor
- Eksempel på beregning: Ved hjælp af tallene fra Controbax, 6 skader på i alt 50.228 arbejdstimer, kan vi beregne LTIFR ved hjælp af en standardiseringsfaktor på 1.000.000 som (6 ÷ 50.228) x 1.000.000 = 119,4. Hvis vi anvender en standardiseringsfaktor på 200.000, er LTIFR 23,89; med en faktor på 1.000 er LTIFR 0,12.
Bemærkninger om frekvensen af arbejdsulykker med fravær
LTIFR er den internationalt anerkendte ulykkesfrekvens. Når det gælder internationale sammenligninger, er det mere nyttigt at måle antallet af ulykker i forhold til antallet af arbejdstimer end i forhold til antallet af medarbejdere, da arbejdstimerne pr. medarbejder er meget forskellige fra land til land.
Sværhedsgrad
Alvorlighedsgraden illustrerer forholdet mellem det samlede antal tabte arbejdsdage på grund af skader og antallet af skader med fravær.
- Formel:Alvorlighedsgrad = tabte arbejdsdage ÷ skader med fravær (LTI'er)
- Eksempel på beregning: Med 54 tabte arbejdsdage på grund af skader og 6 skader med fravær beregnes alvorlighedsgraden for Controbax på følgende måde: 54 ÷ 6 = 9. Det betyder, at medarbejderne i gennemsnit er væk fra arbejdet i 9 dage pr. ulykke.
Noter om sværhedsgrad
Alvorlighedsgraden er et nyttigt tal ud over antallet af skader med fravær. Ikke alene hjælper det med at reducere antallet af ulykker, det hjælper også med at afbøde konsekvenserne af dem. Denne KPI er afgørende, når man skal argumentere for investeringer i bedre sikkerhed på arbejdspladsen, f.eks. forbedrede personlige værnemidler, BBS-programmer eller EHS-software, da den gør omkostningerne ved arbejdsulykker og den deraf følgende tabte arbejdstid helt tydelige for beslutningstagerne.
Er du klar til at forbedre din håndtering af hændelser på arbejdspladsen?
Når du har læst denne artikel, vil du have et godt kendskab til de vigtigste proaktive og reaktive KPI'er, som kan hjælpe dig med at definere og kommunikere dine mål for incident management.
Det er ikke altid let at beslutte sig for et passende sæt KPI'er, da der ikke er nogen universalløsning, der fungerer for alle virksomheder. Se på din virksomheds nuværende situation, de problemer, du står over for, og de mål, du håber at nå som grundlag for din beslutning. Ud over mål og problemer skal du sørge for at overveje din nuværende sikkerhedskultur.
I sidste ende er KPI'er for hændelsesstyring baseret på medarbejdernes indberetninger - så du skal vise gennemsigtighed, når du forklarer formålet med KPI'er for at sikre, at dine medarbejdere tager dem til sig i deres daglige arbejde. Du har også brug for et enkelt og letforståeligt system til at indsende rapporter og spore hændelser. Derfor bør du kun spore KPI'er, som du er sikker på er baseret på et tilstrækkeligt datagrundlag.
En måde at forenkle denne proces på er at bruge en softwareløsning til EHS-styring som AMCS Platform. Hvis du vil vide mere om, hvordan AMCS kan hjælpe dig med at vælge og styre de rigtige KPI'er for din virksomhed, kan du tale med en AMCS-ekspert i dag.