I dag søger virksomheder i ressourceintensive grundindustrier at øge bæredygtigheden og rentabiliteten på samme tid - en tilgang, der hos AMCS er kendt som Performance Sustainability. Performance Sustainability gør det muligt for virksomheder at opnå vækst, samtidig med at de prioriterer socialt ansvar, beskytter miljøet og reducerer driftsrisici - herunder risici for deres arbejdsstyrkes sundhed og sikkerhed.
Der er to grunde til, at administrerende direktører normalt fokuserer på sundhed og sikkerhed: ansvar og forpligtelse. De tilknyttede omkostninger er på den anden side af mønten. Derfor er det i mange virksomheder almindeligt, at arbejdsmiljøspecialister fremviser den økonomiske levedygtighed af arbejdsmiljøet.
I mange tilfælde vil de forsøge at vise, hvordan planlagte eller gennemførte foranstaltninger bidrager til virksomhedens overordnede succes. Overholdelse af love, unødvendige omkostninger på grund af ulykker eller sygdom, personalemangel, materielle skader og produktionsstop er alle stærke argumenter for robuste arbejdsmiljøtiltag og -ressourcer. Men andre mindre ting kan også hjælpe dig med at overbevise interne interessenter, herunder medarbejdertilfredshed og virksomhedens omdømme. Og selvfølgelig betyder etiske argumenter også noget. I sidste ende bør alle medarbejdere vende hjem til deres familie og venner i god behold efter endt arbejdsdag.
Når du bygger din sag op, forventer ledelsen, at du bruger solide fakta og data til at underbygge det positive forhold mellem arbejdsmiljø og virksomhedens succes. Derfor fremhæver vi i denne artikel en række argumenter, der beviser den økonomiske værdi af sundhed og sikkerhed, herunder:
- Afkastet af forebyggelse
- Omkostningerne ved arbejdsulykker
- Hvordan et sikkerhedsledelsessystem (SMS) betaler sig
- Hvorfor omdømmet står på spil
- Rekruttering af medarbejdere og corporate branding
1. Forebyggelsens tilbagevenden
Der findes forskellige nationale og internationale undersøgelser, der illustrerer den økonomiske effektivitet af sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Et sådant eksempel er den tyske sociale ulykkesforsikring (DGUV) "Beregning af det internationale 'afkast af forebyggelse' for virksomheder".
Men hvad er egentlig Return on Prevention (RoP)? Som du måske kan forestille dig, bestemmer RoP, i hvilket omfang investeringer i arbejdsmiljø er økonomisk værdifulde, og fremhæver, at et lavt antal arbejdsulykker øger en virksomheds produktivitet.
Den internationale DGUV-undersøgelse konkluderer, at RoP-faktoren er 2,2. Det betyder, at hver euro, der investeres i forebyggelse, giver et afkast på 2,20 euro set ud fra et forretningsmæssigt synspunkt. Dette nøgletal blev beregnet på baggrund af talrige interviews og ekspertundersøgelser, og alle detaljer om den nøjagtige procedure kan findes på DGUV 's hjemmeside.
Resultatet afhænger selvfølgelig af din virksomheds størrelse og branche og kan derfor ikke altid overføres en-til-en, men RoP er stadig et nyttigt argument at udforske. Hvis de økonomiske fordele ved arbejdsmiljø stadig virker for abstrakte, bør du trække på konkrete fakta fra din virksomhed - f.eks. antallet eller hyppigheden af arbejdsulykker.
2. Omkostningerne ved arbejdsulykker
Når du skal argumentere for en investering, kan du bruge key performance indicators (KPI'er) som Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR), Severity Rate eller Lost Workday Rate til at visualisere status quo for arbejdsmiljøet i din virksomhed. Men hvordan understøtter KPI'er i sidste ende dit argument?
- De kan bruges til at sammenligne med andre virksomheder
- De illustrerer udviklingen/stagnationen i succesen af jeres arbejdsmiljøtiltag
- De hjælper med at illustrere omkostningerne ved arbejdsulykker.
Især dette sidste punkt er vigtigt i dit argument. En investering i forbedret arbejdsmiljø vil afhænge af, om udgifterne er rentable, og om ulykkesomkostningerne (som f.eks. fortsat lønudbetaling, erstatning, materielle skader, reparationsomkostninger, produktionstab, administrationsomkostninger m.m.) reduceres betydeligt.
Eksempel på beregning: LTIFR
Her er et eksempel for at illustrere pointen. Et byggefirma har 200 ansatte, som arbejder 328.000 timer. I 2020 skete der 26 personskader, som resulterede i tab af arbejdstid. I alt var medarbejderne fraværende i 325 dage (i alt 2.525 timer) på grund af ulykker.
LTIFR = personskade med tab af arbejdstid / arbejdstimer x 200.000 = 26/328.000 x 200.000=15,8
I dette eksempel fører hver arbejdsulykke med nedetid til et gennemsnit på 12,5 fraværsdage og i alt 325 fraværsdage om året. Omregnet svarer det til næsten to fuldtidsstillinger. Hvis man antager, at en ulykkestime koster 50 euro, vil ulykker med tab af arbejdstid på i alt 2.535 tabte timer resultere i omkostninger på næsten 130.000 euro.
Ud over fravær er det også vigtigt at overveje mindre ulykker. Det er hændelser, som ikke fører til nedetid, men som forårsager forsinkelser og forstyrrelser i produktionsprocessen.
Hvis vi følger forudsætningerne i Duponts ulykkestrekant, er der 10 gange flere mindre hændelser end ulykker med nedetid og 10 gange flere nærved-ulykker og kritiske situationer. Omkostningerne ved dette er selvfølgelig svære at forudsige, så her er endnu et regneeksempel for at illustrere pointen.
Eksempel på beregning
Hvis man på grund af det høje antal arbejdsforsinkelser antager de samme omkostninger som for arbejdsulykker, beløber de samlede omkostninger til ulykker og nærved-ulykker sig til ca. 260.000 euro. Det betyder, at ulykkesomkostningerne er 1.300 euro om året pr. medarbejder.
Endelig skal du huske på følgende ekstraomkostninger, som du måske ikke har taget højde for:
- Kontraktlige bøder på grund af forsinket ordreopfyldelse
- Reparation eller udskiftning af maskiner og udstyr
- Oprydningsarbejde
3. Et sikkerhedsledelsessystem (SMS) betaler sig
En ting, din organisation kan gøre for at minimere omkostningerne i forbindelse med arbejdsulykker, er at indføre et passende sikkerhedsledelsessystem (SMS). Hvis du endnu ikke har indført et SMS, kan et beregningseksempel hjælpe med at understøtte din anmodning.
En vellykket implementering af et SMS begynder med introduktion, implementering og afprøvning af fire centrale elementer i arbejdsmiljøet:
- Risikovurdering
- Sikkerhedsinstruktioner
- Uddannelse
- Test af udstyr
I risikovurderingsfasen skal du evaluere og identificere de risici, der er forbundet med individuelle aktiviteter, sammen med forskellige foranstaltninger, som virksomheden kan implementere for at imødegå denne risiko. Tænk på forhold på arbejdspladsen, herunder ergonomi, belysning, klima eller fysisk stress. Ikke alle foranstaltninger vil være mulige, men det er alligevel tilrådeligt at vurdere faktorer holistisk med hensyn til forebyggende arbejdsmiljø og sikkerhed.
Når du udarbejder sikkerhedsinstruktioner, skal du diskutere alle farer på arbejdspladsen og forklare foranstaltninger til forebyggelse eller minimering. I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at gennemføre øvelser med udstyr eller personlige værnemidler (PPE). De ansvarlige opfordres til at underkaste instruktionerne et effektivitetstjek.
Den samme tilgang vil være nødvendig for at etablere passende træningssessioner. Diskuter alle potentielle risici, udtænk relevant træning for at minimere disse risici, og evaluer effektiviteten af sådanne træningssessioner. Skriftligt bevis på træning er også påkrævet.
Endelig skal man, når det gælder test af udstyr, angive et interval og et omfang for alle test. Disse oplysninger kommer fra producentens specifikationer og officielle krav til anlægssikkerhed. Vær desuden opmærksom på eksaminatorens kompetence i risikovurderingen.
Alle fire elementer kræver dokumentation, hvor de ansvarlige personer og implementeringsdatoer er angivet.
Ved at forbedre organiseringen af arbejdsmiljøet kan du beskytte din virksomhed mod unødvendige omkostninger. Hvis du præsenterer ledelsen for et solidt argument for brugen af et SMS, kan det øge sandsynligheden for, at investeringen bliver godkendt.
Eksempel på beregning: SMS
Hvis vi antager, at indførelsen af SMS'et medfører omkostninger på 25.000 euro og dermed kun reducerer ulykkesomkostningerne (på 130.000 euro) det første år med 10 %, er investeringen i vores eksempelvirksomhed allerede tjent ind efter to år. Et realistisk mål bør dog være en meget højere grad af reducerede arbejdsulykker.
4. Hvorfor omdømmet er på spil
Ud over de større faktorer, der er nævnt ovenfor, og som spiller en rolle i forhold til investeringer, kan mindre faktorer også understøtte dit argument. Specifikt kan sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen have en betydelig indflydelse på den måde, andre ser virksomheden på.
Image og omdømme er centrale "værdidrivere" for ledelsen i dag. Interessenter forventer, at virksomheder tager ansvar og arbejder for at sikre arbejdssikkerheden i hele værdikæden. Utilstrækkelig arbejdsmiljø og sikkerhed kan føre til, at medarbejdere eller eksterne parter rapporterer om overgreb på sociale medier - og dermed hurtigt når ud til den brede offentlighed. Hvis der sker ulykker med dødelig udgang, skal virksomheden desuden håndtere en alvorlig krisekommunikation.
I disse situationer varer mediernes reaktion ofte lang tid. Det kan føre til et langvarigt tab af salg og likviditet, og hvis der indledes en retssag, kan det medføre yderligere omkostninger. Denne type kriser er særligt følsomme for offentlige virksomheder, da de finansielle markeder er følsomme og ofte påvirkes af medierne.
På den anden side skal arbejdsmiljøet være holistisk, og foranstaltningerne skal helst gå ud over de juridiske bestemmelser. Et godt arbejdsmiljø understøtter derfor en virksomheds gode omdømme, og det er noget, der kan integreres i omdømmefremmende CSR-kommunikation.
5. Rekruttering af medarbejdere og corporate branding
Det ansvar, en virksomhed påtager sig for sine medarbejderes sundhed og sikkerhed, har en enorm effekt på arbejdsstyrkens tilfredshed og fastholdelse og på rekrutteringen af nye medarbejdere. En ting er klar: Sunde medarbejdere er mere motiverede. I lyset af den aktuelle mangel på kvalificeret arbejdskraft får dette argument yderligere vægt.
Hvis dette argument ikke er overbevisende nok, kan du også evaluere denne faktor i penge. Det er billigere at fastholde medarbejdere end at rekruttere. Høj udskiftning kræver konstant rekruttering, hvilket resulterer i høje omkostninger. De ikke-monetære omkostninger omfatter tab af viden, tid til rekruttering af personale og ressourcer til introduktion af nye medarbejdere. Lige så vigtigt er tab af salg på grund af mangel på medarbejdere.
Forberedelse til din samtale med ledelsen
Mange foranstaltninger til sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen kræver ikke overtalelse, da de er juridisk bindende. De fleste værnemidler falder ind under denne kategori, men hvis du vil investere i et stort aktiv, som f.eks. et SMS, skal du først have ledelsens godkendelse.
Omhyggelig forberedelse kan hjælpe dig med at sammensætte et godt investeringsgrundlag. Sammen med de tips, vi har nævnt ovenfor, og eventuel yderligere research kan du kontakte institutioner og personer, der er involveret i arbejdsmiljø.
Disse omfatter:
- Virksomhedens læge (arbejdsmediciner)
- Sikkerhedsansvarlige / specialister i arbejdssikkerhed
- Andre eksperter, herunder ansvarlige for farlige stoffer, miljøforvaltning eller affald
- Virksomhedsråd/fagforening
Når du har udviklet en omfattende plan og mange stærke argumenter, er næste skridt at forberede dig på selve samtalen. Husk, at ledere ofte har meget lidt tid, så det er vigtigt at beskrive dine bekymringer kortfattet, men forståeligt.
Når du kommunikerer med ledelsen, er det vigtigt at overveje følgende:
- Fokuser på fordelene ved de ønskede tiltag for din virksomhed og dine medarbejdere
- Forbered flere varianter af en implementeringsplan (om muligt to eller tre)
- Forklar fordele og ulemper ved hvert alternativ
- Vær åben om omkostningerne, men fremhæv også fordelene med en beregning
- Vær forberedt på spørgsmål og også på modstand, herunder "Er det nødvendigt?" "Hvilke love eller regler dikterer dette?" "Kan vi implementere det på en anden måde til en lavere pris?"
- Aftal bindende deadlines og definer ansvarsområder for implementeringen af det vedtagne tiltag.
- Lav et sammenfattende dokument, der indeholder alle de vigtige punkter
I nogle tilfælde kan du blive henvist til den relevante afdeling for at diskutere yderligere detaljer. I så fald skal du bede den administrerende direktør eller fabrikschefen om at informere den ansvarlige person om det kommende møde.
Kommunikation med specialafdelingen
Også her er det en god idé at forberede sig på samtalen med en specialafdeling, selv om denne samtale vil være anderledes end den, du havde med lederen.
Følgende retningslinjer kan hjælpe med at få tingene til at glide:
- Undgå professionel formynderi, prøv at påtage dig en konsulentrolle
- Udnyt din samtalepartners ekspertise, inddrag ham/hende
- Tillad nye ideer og forslag, så længe de bidrager til at nå dine mål
- Bed om nødvendig hjælp og støtte fra andre områder eller afdelinger
- Aftal en bindende tidsplan for implementeringen af foranstaltningen
- Diskuter et passende tidspunkt til at overvåge effektiviteten
Mange af elementerne i din samtale med ledelsen kan dukke op igen i diskussionen i specialistafdelingen. Igen er det afgørende at kommunikere de fordele og gevinster, som tiltaget vil give medarbejderne. Brug din erfaring fra samtalen med fabrikschefen, og forklar de fordele og gevinster, som tiltaget giver for hver type medarbejder.
For at fastholde alles opmærksomhed er det vigtigt at bruge et enkelt og forståeligt sprog. Skab en dialogisk atmosfære, og husk, at tiltaget kun vil blive gennemført med succes, hvis det forstås og accepteres af medarbejderne.
medarbejdernes sundhed og trivsel er vigtig i erhvervslivet
Som du kan se, er der flere værktøjer til rådighed, som kan hjælpe med at fremstille arbejdsmiljøsupport i et positivt lys. Argumenterne kan variere fra "store" beregningseksempler til mindre faktorer, der har en indirekte effekt på overskuddet, men det er vigtigt at huske, at arbejdsmiljø altid skal betragtes holistisk. Økonomiske argumenter er kun en del af diskussionen, og selv om det er vigtigt at overholde love og regnskaber, er etikken også vigtig: Virksomheder har et ansvar for at beskytte medarbejdernes sundhed og sikkerhed.
Anvendt korrekt vil de argumenter og tilgange, vi har skitseret, hjælpe dig med at præsentere værdien af arbejdssikkerhed og opbygge en god business case. Men faktisk bør alle niveauer i din virksomhed, fra ledelsen til den sidste medarbejder, anerkende fordelene ved en velorganiseret og systematisk anvendt arbejdsmiljøindsats, for for enhver virksomhed, der er engageret i at øge både bæredygtighed og rentabilitet, er det simpelthen en god forretning at passe på planeten og på arbejdsstyrken.
Øg din effektivitet, compliance og sikkerhed for en bæredygtig fremtid - med AMCS EHSQ. Vores cloud-baserede SaaS-løsning understøtter dig på alle områder inden for arbejdssikkerhed, miljø- og kvalitetsstyring. Tal med en af vores ekspertrådgivere i dag for at få mere at vide.
Du kan også selv se, hvordan det strømliner dine EHS-opgaver. Bed om en gratis demo nu.