I dag søger virksomheder i ressourceintensive basisindustrier at øge bæredygtigheden og rentabiliteten på samme tid - en tilgang, der hos AMCS er kendt som Performance Sustainability. Performance Sustainability gør det muligt for virksomheder at opnå vækst, samtidig med at de prioriterer socialt ansvar, beskytter miljøet og reducerer driftsrisici - herunder risici for deres arbejdsstyrkes sundhed og sikkerhed.
Der er to grunde til, at administrerende direktører normalt fokuserer på sundhed og sikkerhed: ansvar og forpligtelse. De tilknyttede omkostninger er på den anden side af mønten. Derfor er det i mange virksomheder almindeligt, at arbejdsmiljøspecialister fremviser den økonomiske levedygtighed af arbejdsmiljøet. I hvor høj grad bidrager planlagte eller gennemførte tiltag til virksomhedens samlede succes? Overholdelse af love, unødvendige omkostninger på grund af ulykker eller sygdom, personalemangel, materielle skader eller produktionsstop er stærke argumenter for robuste arbejdsmiljøtiltag og -ressourcer. Men andre mindre ting kan også hjælpe dig med at overbevise interne interessenter, f.eks. motivation, medarbejdertilfredshed og virksomhedens omdømme.
Selvfølgelig betyder etiske argumenter også noget. I sidste ende bør alle medarbejdere vende tilbage til deres familie og venner i god behold efter endt arbejdsdag. Ledelsen er normalt interesseret i: Hvordan kan vi bruge solide fakta og data til at underbygge det positive forhold mellem sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen og virksomhedens succes?
Indsamling af argumenter
Her finder du en række argumenter, der beviser den økonomiske værdi af sundhed og sikkerhed:
- Afkastet af investeringen fra en euro
- Omkostningerne ved arbejdsulykker
- Et sikkerhedsledelsessystem (SMS) betaler sig
- Hvorfor omdømmet står på spil
- Rekruttering af medarbejdere og corporate branding
1. Afkastet af investeringen fra en euro
Talrige nationale og internationale undersøgelser af det såkaldte afkast af forebyggelse giver svar på spørgsmålet om den økonomiske effektivitet af sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Undersøgelsen fra den tyske sociale ulykkesforsikring (DGUV) "Beregning af det internationale 'afkast af forebyggelse' for virksomheder" kan bruges som et eksempel.
Hvad er afkastet af forebyggelse (RoP)?
RoP bestemmer, i hvilket omfang investeringer i arbejdsmiljø kan betale sig økonomisk. Baseret på investeringsafkastet (RoI) skal dette nøgletal bevise, at et lavt antal arbejdsulykker øger en virksomheds produktivitet.
DGUV's internationale undersøgelse konkluderer, at RoP-faktoren er 2,2. Det betyder, at hver euro, der investeres i forebyggelse, giver et afkast på 2,20 euro set fra et forretningsmæssigt synspunkt. Nøgletallet blev beregnet på baggrund af talrige interviews og ekspertundersøgelser. Detaljer om den nøjagtige procedure kan findes på DGUV's hjemmeside.
Resultatet afhænger helt sikkert af virksomhedens størrelse og branche og kan derfor ikke altid overføres en-til-en. Du bør anerkende dette i dit argument. Er præsentationen af de økonomiske fordele ved sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen stadig for abstrakt? I så fald kan du trække på konkrete fakta fra din virksomhed - f.eks. antallet af arbejdsulykker.
2. Omkostningerne ved arbejdsulykker
Moderne controlling arbejder med key performance indicators (KPI'er) - såsom Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR), Severity Rate eller Lost Workday Rate, der hjælper med at visualisere status quo for arbejdsmiljøet i en virksomhed. Men hvordan understøtter KPI'er i sidste ende dit argument?
- De bruges til at sammenligne med andre virksomheder.
- De illustrerer udviklingen/stagnationen i succesen af jeres arbejdsmiljøtiltag.
- De er med til at illustrere omkostningerne ved arbejdsulykker. Især dette punkt er vigtigt i dit argument. En investering i forbedret arbejdsmiljø vil også afhænge af, om udgifterne er rentable, og om ulykkesomkostningerne (såsom fortsat lønudbetaling, erstatning, materielle skader, reparationsomkostninger, produktionstab, administrative omkostninger osv.
Eksempel på beregning: LTIFR
En byggevirksomhed har 200 ansatte, som arbejder 328.000 timer. I 2020 skete der 26 personskader, som resulterede i tab af arbejdstid. Medarbejderne var fraværende i 325 dage (i alt 2.525 timer) på grund af en ulykke.
LTIFR = personskade med tab af arbejdstid / arbejdstimer x 200.000 = 26/328.000*200.000=15,8
I beregningseksemplet fører hver arbejdsulykke med nedetid i gennemsnit til 12,5 dages fravær og i alt 325 dages fravær om året. Omregnet svarer det til næsten to fuldtidsstillinger. Hvis man antager, at en ulykkestime koster 50 euro, giver ulykker med tab af arbejdstid på i alt 2.535 tabte timer omkostninger på næsten 130.000 euro.
Vi skal også overveje mindre ulykker. Det er ulykker, som ikke fører til nedetid, men som forårsager forsinkelser og forstyrrelser i produktionsprocessen.
Hvis vi følger forudsætningerne i Duponts ulykkestrekant, er der 10 gange flere mindre ulykker end ulykker med nedetid, og 10 gange flere nærved-ulykker og kritiske situationer. Omkostningerne ved dette er naturligvis vanskelige at forudsige. For at understøtte argumentet og skabe et bedre helhedsbillede er det en god idé at komme med endnu et eksempel og en beregning.
Eksempel på beregning
Hvis man på grund af det høje antal arbejdsforsinkelser antager de samme omkostninger som for arbejdsulykker, beløber de samlede omkostninger til ulykker og nærved-ulykker sig til omkring 260.000 euro. Det betyder, at ulykkesomkostningerne er 1.300 euro om året pr. medarbejder.
- Der er muligvis ikke taget højde for disse ekstra omkostninger:
Kontraktlige bøder på grund af forsinket opfyldelse af ordren - Reparation eller udskiftning af maskiner og udstyr
- Oprydningsarbejde
3. Et sikkerhedsledelsessystem (SMS) betaler sig
En organisation kan minimere de omkostninger, der er direkte forbundet med arbejdsulykker, ved at indføre et passende sikkerhedsledelsessystem (SMS). Hvis du endnu ikke har indført et SMS, kan et beregningseksempel hjælpe med at underbygge dit argument.
En vellykket implementering af et SMS begynder med at introducere, implementere og teste fire centrale elementer i arbejdsmiljøet:
- Risikovurderinger
- Sikkerhedsinstruktioner
- Læring
- Test af udstyr
I risikovurderingen skal du evaluere og identificere risiciene ved de enkelte aktiviteter. Sørg for at inkludere ideer og planlægning af foranstaltninger, som virksomheden kan gennemføre. Tænk på arbejdsforholdene på arbejdspladsen, f.eks. ergonomi, belysning, klima eller fysisk stress. Ikke alle foranstaltninger er mulige. Ikke desto mindre er det tilrådeligt at vurdere faktorer holistisk med hensyn til forebyggende arbejdsmiljø og sikkerhed.
I sikkerhedsinstruktionerne skal du diskutere alle farer på arbejdspladsen og forklare foranstaltninger til forebyggelse eller minimering. I nogle tilfælde er det også nødvendigt med øvelser med udstyr eller brug af personlige værnemidler (PPE). De ansvarlige opfordres til at underkaste instruktionerne et effektivitetstjek.
I træningssessionerne skal I i fællesskab diskutere alle risici, der kan opstå på arbejdspladsen, og formulere handlinger til at forebygge og minimere dem. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt med øvelser med virksomhedens udstyr eller personlige værnemidler. De ansvarlige parter bør evaluere effektiviteten af sådanne træninger. Der kræves også skriftlig dokumentation for træningen.
Som en del af en risikovurdering skal du angive et interval og omfanget af test af udstyr. Disse kommer fra producentens specifikationer og officielle krav til anlægssikkerhed. Bemærk desuden eksaminatorens kompetence i risikovurderingen.
Alle fire elementer kræver dokumentation, hvor de ansvarlige personer og implementeringsdatoer er angivet. Den forbedrede organisering af arbejdsmiljøet beskytter virksomheden mod unødvendige omkostninger.
Hvis du præsenterer en solid plan for brugen af SMS for ledelsen, er der større sandsynlighed for, at dit projekt bliver taget alvorligt.
Eksempel på beregning: SMS
Hvis vi antager, at indførelsen af SMS'et medfører omkostninger på 25.000 euro og dermed kun reducerer ulykkesomkostningerne (på 130.000 euro) det første år med 10 %, er investeringen i vores eksempelvirksomhed allerede tjent ind efter to år. Et realistisk mål bør dog være en meget højere grad af reducerede arbejdsulykker.
4. Hvorfor omdømmet er på spil
Ud over de store faktorer, der spiller en rolle (RoP, omkostningerne ved arbejdsulykker og SMS), kan mindre faktorer også hjælpe dit argument. Specifikt kan arbejdsmiljøet have en betydelig indflydelse på den måde, andre ser virksomheden på.
Image og omdømme er centrale "værdidrivere" for ledelsen i dag. Interessenter forventer, at virksomheder tager ansvar og arbejder for at sikre arbejdssikkerheden i hele værdikæden. Utilstrækkelig arbejdsmiljø og sikkerhed kan føre til, at medarbejdere eller eksterne parter rapporterer om overgreb på sociale medier - og dermed hurtigt når ud til den brede offentlighed. Hvis der sker dødsulykker, en fabrik, der kollapser, eller andre kritiske hændelser, vil en virksomhed skulle håndtere alvorlig krisekommunikation.
I disse situationer varer mediernes reaktion ofte lang tid. Konsekvenserne kan føre til langvarigt tab af salg og likviditet. Hvis der indledes en retssag, kan der følge yderligere omkostninger. Denne type offentlige kriser er særligt følsomme for offentlige virksomheder. De finansielle markeder er meget følsomme og har længe været påvirket af medierne. Arbejdsmiljø og sikkerhed bliver på den anden side holistisk, og foranstaltninger går ideelt set ud over lovbestemmelser. Et godt arbejdsmiljø understøtter en virksomheds gode omdømme. Det er en image-driver, som kan integreres i omdømmefremmende CSR-kommunikation.
5. Rekruttering af medarbejdere og corporate branding
Det ansvar, en virksomhed påtager sig for sine medarbejderes sundhed og sikkerhed, har en enorm effekt på arbejdsstyrkens tilfredshed og fastholdelse og på rekrutteringen af nye medarbejdere. En ting er klar: Sunde medarbejdere er mere motiverede. I lyset af den aktuelle mangel på kvalificeret arbejdskraft får dette argument yderligere vægt.
Hvis dette argument ikke er overbevisende nok, kan du også evaluere denne faktor i penge. Det er billigere at fastholde medarbejdere end at rekruttere. Høj udskiftning kræver konstant rekruttering, hvilket resulterer i høje omkostninger. De ikke-monetære omkostninger omfatter tab af viden, tid til rekruttering af personale og ressourcer til introduktion af nye medarbejdere. Lige så vigtigt er tab af salg på grund af mangel på medarbejdere.
Forberede og gennemføre samtaler for at overbevise administrerende direktører
Mange foranstaltninger for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen kræver ikke overtalelse, da de er juridisk bindende. De fleste værnemidler er et godt eksempel. Men hvis du gerne vil investere i et stort aktiv, som f.eks. et SMS, skal du først have ledelsens godkendelse.
Du kan bruge de sædvanlige kilder til at forberede dit argument, f.eks. litteratur og internettet. Du bør også kontakte andre institutioner og personer, der beskæftiger sig med arbejdsmiljø. Disse omfatter:
- Virksomhedens læge (arbejdsmediciner)
- Sikkerhedsansvarlige/specialister i arbejdssikkerhed
- Andre eksperter (f.eks. ansvarlige for farlige stoffer, miljøansvarlige, affaldsansvarlige osv.)
- Virksomhedsråd/fagforening
Når du har udviklet en omfattende plan og mange stærke argumenter, er næste skridt at forberede dig på samtalen. Ledere har ofte meget lidt tid. Beskriv derfor din bekymring kort og præcist, men forståeligt.
Når du kommunikerer med ledelsen, er det vigtigt at overveje følgende:
- Fokuser på fordelene ved de ønskede tiltag for virksomheden og dens medarbejdere.
- Forbered flere varianter af en implementeringsplan (om muligt to eller tre).
- Forklar fordele og ulemper ved hvert alternativ.
- Vær åben om omkostningerne, men fremhæv også fordelene med en beregning.
- Vær forberedt på spørgsmål og også på modstand fra ledelsen ("Er det nødvendigt?", "Hvilke love eller regler dikterer dette?" "Kan vi implementere det på en anden måde til en lavere pris?").
- Aftal bindende deadlines og definer ansvarsområder for implementeringen af det vedtagne tiltag.
- Lav et sammenfattende dokument, der indeholder alle de vigtige punkter.
Samtalen kan resultere i, at du bliver henvist til den relevante afdeling for at diskutere yderligere detaljer. I så fald skal du bede den administrerende direktør eller fabrikschefen om at informere afdelingen eller den ansvarlige person om det kommende møde.
Kommunikation med specialafdelingen
Også her er det nødvendigt med en vis forberedelse til samtalen. Den samtale vil være anderledes end den, du havde med lederen.
- Forberedelse til din samtale med specialafdelinger
- Undgå professionel formynderi, prøv at påtage dig en konsulentrolle.
- Udnyt din samtalepartners ekspertise, inddrag ham/hende.
- Tillad nye ideer og forslag, så længe de bidrager til at nå målene for foranstaltningen.
- Bed om nødvendig hjælp og støtte fra andre områder eller afdelinger.
- Aftal en bindende tidsplan for implementeringen af foranstaltningen.
- Diskuter et passende tidspunkt til at overvåge effektiviteten.
Mange af elementerne i din samtale med ledelsen kan også gå igen i diskussionen med fagafdelingen. Igen er det afgørende at kommunikere de fordele og gevinster, som tiltaget vil give medarbejderne. Brug din erfaring fra samtalen med fabrikschefen, og forklar de fordele og gevinster, som tiltaget giver for hver type medarbejder.
For at fastholde alles opmærksomhed er det vigtigt at bruge et enkelt og forståeligt sprog. Skab en dialogisk atmosfære, og husk, at tiltaget kun vil blive gennemført med succes, hvis det forstås og accepteres af medarbejderne.
medarbejdernes sundhed og trivsel er vigtig i erhvervslivet
Som du kan se, er der flere værktøjer til rådighed, som kan hjælpe med at fremstille arbejdsmiljøstøtte i et positivt lys. Argumenterne spænder fra "store" beregningseksempler til mindre faktorer, der har en indirekte effekt på overskuddet. Arbejdssikkerhed bør dog altid betragtes holistisk. De nævnte argumenter er bestemt kun en lille del af det. Mens overholdelse af love og regnskaber er vigtige, betyder etik også noget: Virksomheder har et ansvar for at beskytte medarbejdernes sundhed og sikkerhed.
Anvendt korrekt vil de argumenter og tilgange, vi har diskuteret, hjælpe dig med at præsentere værdien af arbejdssikkerhed og opbygge en god business case. Alle niveauer i virksomheden, fra ledelsen til den sidste medarbejder, bør anerkende fordelene ved en velorganiseret og systematisk anvendt arbejdsmiljøindsats. Konstant overvågning og forbedring med deltagelse af alle medarbejdere garanterer en engageret implementering af alle foranstaltninger.
For enhver virksomhed, der er engageret i at øge både bæredygtighed og rentabilitet, er omsorg for planeten og for arbejdsstyrken ganske enkelt en god forretning.