hvordan et transportstyringssystem effektiviserer driften

Hvorfor bruge en TMS?

Hvis du stadig driver din virksomhed med papirbaserede processer og registrering, manuel dataindtastning eller endda et eller to forskellige systemer til forskellige funktioner som regnskab og fakturering, er du udsat for sandsynligheden for fejl.

Der er stor sandsynlighed for, at du også halter bagefter dine konkurrenter på dette område. Teknologien bringer digital transformation til alle brancher. Du vil opdage, at mange af dine kunder bevæger sig i denne retning, hvis ikke alle. De vil i sidste ende forvente det samme af dig, da teknologi hurtigt bliver synonymt med fremragende kundeservice.

Inden for en enkelt platform spiller et TMS en vigtig rolle i strømliningen af varebevægelser for vognmænd, der transporterer bulkvarer over korte afstande. Ethvert pålideligt TMS hjælper dig med at forstå og evaluere alle aspekter af din transportoperation for at finde muligheder for forbedringer og sikre, at du stadig overholder branchens regler.

Hvis du overvejer at skifte til et TMS, beskriver denne blog de forbedringer, du kan forberede dig på at opnå, og besvarer de hyppigst stillede spørgsmål:

• Er investeringen det værd?
• Hvor let er det at implementere?
• Kræver det teknisk specialviden?
• Hvilke forbedringer vil det medføre?

For ikke så længe siden var der en tid, hvor større vognmandsforretninger investerede massivt i dyre softwarelicenser og egne servere til at drive besværlige interne systemer. Det var engang et kendetegn for alle brancher med hensyn til modenhedsniveauet for indførelse af teknologi. De større virksomheder blev en slags privat "klub", som man kun kunne få adgang til, hvis man havde store investeringer. Alt dette gav dem et forspring i forhold til konkurrenterne.

Mindre vognmandsforretninger havde ikke råd til de store investeringer, etableringsomkostninger og løbende vedligeholdelses- og supportomkostninger, som denne type teknologi kræver. De havde ingen anden mulighed end at acceptere - og bruge enorme kræfter på at omgå - ineffektiv, unøjagtig rapportering og hyppig fejlkommunikation mellem chauffører og disponenter.

Med den nemme betalingsmodel for Software-as-a-Service (SaaS) har det hele ændret sig. Enhver virksomhed har adgang til et billigt TMS. Spillereglerne er blevet mere lige.

SaaS og cloud-baserede TMS-platforme hostes online og kan købes på abonnementsbasis. Det betyder, at de bliver en driftsudgift i stedet for en kapitaludgift. Det betyder også, at det bliver meget mere omkostningseffektivt at skalere din ekspedition, billettering og backoffice-administration.

hvordan man implementerer et TMS

Før du går i gang, er det vigtigt at lave en solid forretningsplan, der beskriver dine grunde til at vælge et TMS, de mål, du ønsker at nå, og de langsigtede resultater, du håber at opnå. I denne proces bør du indhente input fra dit team og alle vigtige interessenter, der vil blive involveret i implementeringsprocessen. Tal også med dem, hvis job vil blive påvirket, for at finde ud af, hvad de eventuelt frygter. Folk er ofte skeptiske over for forandringer af den simple grund, at det er forandringer. De føler i sagens natur, at det kan gøre deres arbejde mere kompliceret, selv om det faktisk vil gøre deres liv lettere.

Ved at involvere og bevidstgøre de rigtige teammedlemmer kan man holde alle produktive og sikre, at processen forløber så gnidningsløst som muligt. At invitere dem til at deltage i disse planlægningssessioner skaber også en følelse af opbakning blandt de involverede. Det er en stærk følelse, der skal plejes, da det fører til, at de samme deltagere bliver "ambassadører" for løsningen, når den er implementeret, og hjælper med at gøre det lettere for andre at tage den til sig, når de bliver præsenteret for den.

Når du vælger dit TMS, skal du kigge efter tryghed og beviser på tre kerneområder fra din løsningsudbyder

1. fleksibilitet: At TMS'et kan håndtere flere varer og skalere med din virksomhed
2. stabilitet: At udbyderen er veletableret og kan fremvise casestudier af systemanvendelse hos virksomheder, der ligner din egen med de samme krav.
3. service: At udbyderen tilbyder fremragende kundeservice, klar kommunikation og gennemsigtighed og behandler din virksomhed som et partnerskab. De bør yde solid og løbende kundesupport til alt fra systemkonfiguration til vedligeholdelse og support.

Kritiske funktioner, du skal undersøge, når du vælger dit TMS:

• Det skal være brugervenligt og nemt at tilpasse
• Det skal kunne integreres med dine eksisterende systemer så problemfrit som muligt
• Det skal være cloud-baseret, ikke hostet lokalt på din virksomheds ejendom

Når implementeringen er færdig, er næste skridt at optimere TMS'et til din forretningsmodel, vertikale og varetype samt hardwarekrav.

TMS-analyse og -rapportering

Uden et TMS står vognmænd over for en række udfordringer med at indsamle, fortolke eller anvende deres transportdata:

• Ude af stand til at få adgang til alle data i realtid (lastbiler, chauffører, ruter, kunder osv.)
• Ineffektiv papirbillettering fortsætter med at spilde tid og arbejdsressourcer
• Tabte eller forsinkede ordrer
• Tvunget til at håndtere upålidelige og inkonsekvente 3PL-udbydere
• Kæmper for at spore indtægter og belastningsrelaterede KPI'er samt chaufførernes præstationer og lastbilernes udnyttelse

Et TMS med avancerede analyse- og rapporteringsfunktioner giver vognmandsvirksomheder mulighed for at spore chaufførers og køretøjers præstationer, optimere brændstofforbruget, hjælpe med chaufførplaner, give advarsler til disponenter og chauffører, forudsige leveringstider, indsamle kundefeedback og meget mere. AMCS Bulk Haulings Business Intelligence-modul indeholder f.eks. KPI-rapporteringsværktøjer, så du kan spore målinger som f.eks:

• Indtægter pr. lastbil, chauffør eller vare
• Samlet månedlig/kvartalsvis/årlig omsætning
• Lastninger pr. lastbil
• Samlet antal læssede kilometer
• Lastede kilometer vs. deadhead-kilometer
• Ventetid efter sted