I over 20 år har jeg haft mange kasketter på og arbejdet som både ledelseskonsulent og kundestrategileder med virksomheder og deres EHS-udfordringer i mange brancher. For at forstå mine kunder gennemgår jeg ofte deres årsrapporter og følger med i deres udvikling, men når jeg har fokuseret på deres mission, vision og værdier i løbet af de sidste fem år, har jeg bemærket følgende tendens: Virksomhederne er begyndt at understrege, hvor vigtigt det er for dem at tage sig af både deres mennesker og deres planet frem for at tjene penge. Nogle af dem viser denne prioritering gennem deres sociale, miljømæssige og økonomiske værdier.
Derfor vil jeg sige, at det nu er blevet et absolut krav, at du investerer i sikkerhed og standarder for både dine medarbejdere og miljøet. Denne udvikling stemmer overens med målet for virksomheder i grundlæggende industrier om at bevæge sig i retning af det, AMCS kalder Performance Sustainability - den pragmatiske tilgang, der prioriterer mennesker, rentabilitet og planeten, samtidig med at EHSQ-professionelle får mulighed for at øge produktiviteten, fokusere på medarbejdernes sikkerhed og opretholde overholdelse af lovgivningen.
Hvis din virksomhed ønsker at operere i dette konkurrenceprægede og forstyrrende miljø og øge overskuddet, er det vigtigt, at du investerer i at forbedre sikkerheden og standarderne for dine medarbejdere og miljøet. For at gøre det skal du afsætte den rette del af dit budget til disse mål. I denne artikel vil jeg fremhæve nogle af de vigtigste faktorer, der skal overvejes, når man skal argumentere for at investere i en EHSQ-løsning (Environment, Health, Safety and Quality), herunder:
- definere dine udfordringer
- udforske de kritiske elementer i en effektiv EHSQ-løsning
- udvikle en forståelse af din nuværende situation, dine systemer og processer for bedre at kunne afdække dine unikke udfordringer
Du vil også kunne bruge denne PDF-skabelon til din potentielle investeringscase. Vi gennemgår skabelonen trin for trin, så du kan lære, hvordan du gør:
- vurdere den merværdi, som en ny EHSQ-løsning giver
- kvantificere alle attributter til passende tal ved hjælp af eksempelskabelonerne
- økonomisk evaluere den potentielle investering i EHSQ-løsningen ud fra den beregnede nettonutidsværdi, tilbagebetalingsperioden og det respektive investeringsafkast
Målet er at hjælpe dig med at bringe din EHSQ-strategi på linje med din forretningsstrategi og med de respektive interessenter.
definere udfordringerne
Først og fremmest skal du definere de EHS-relaterede udfordringer, som din organisation står over for. Uanset hvilken branche du arbejder i, vil du have både generelle og specifikke udfordringer, som kan skabe risici af lille, mellemstor eller stor størrelse for din organisation. Disse risici kan forstyrre din rutinemæssige drift eller påvirke dig strategisk, og hvis du ikke tager højde for disse risici, kan det påvirke din drift med alt fra en mild forstyrrelse til en stor juridisk tvist.
Konsekvenserne kan ikke kun påvirke din organisation som helhed, men også den bredere offentlighed. Og ikke nok med det: Hvis du ikke følger de obligatoriske love og regler, der gælder for din organisation, kan du blive straffet økonomisk. Strategisk set vil din organisations omdømme lide skade på kort eller lang sigt, hvilket vil kaste en skygge over forholdet til alle vigtige interessenter. Men vigtigst af alt kan de udfordringer, som du ikke er opmærksom på, eller som kunne have været overvundet ved konsekvent overvågning, føre til dødsfald.
at finde den rigtige løsning
Det er naturligvis vigtigt, at du anvender de rigtige ressourcer til at overvåge og løse EHSQ-relaterede udfordringer, f.eks. en avanceret EHSQ-software. Nogle af de vigtigste områder, der kan løses ved hjælp af EHSQ-software, er:
- Sundhed og sikkerhed: Forebyg hændelser, vurder og reducer risici, og giv vejledning gennem onlineinstruktioner
- Risiko- og revisionsstyring: Sæt klare mål for dine programmer, overvej alle aspekter af risici, auditér alle niveauer internt, og afstem med eksterne interessenter.
- Overholdelse af lovgivningen: Vedligehold juridisk register, håndter inspektioner, administrer ændringer, iværksæt regelmæssige indholdsopdateringer
- Register over farlige stoffer: Workflow-orienteret godkendelsesproces, fuldt kompatibel kemikaliehåndtering, sporing af anvendelses- og opbevaringsområder, håndtering af farligt gods
- Håndtering af luft, vand og affald: Miljørapportering, bæredygtighedsrapportering
- Kontrol af arbejde: Håndtering af arbejdstilladelser, sikkerhedsforanstaltninger osv.
Som med mange nye teknologier kan en EHS-løsning desuden give yderligere fordele:
- Fyldig og gennemprøvet brugeroplevelse
- Fuldt integrerede moduler med en alt-i-en-platform
- Smart rapportering på farten
- Højtydende teams for kundesucces og konsulenttjenester
- Fleksibilitet til at tilpasse sig krav
- Cloud-baseret, nemme opdateringer og meget lave krav til vedligeholdelse
- ISO-certificerede ledelsessystemer osv.
Vurdering af værdi
Ud over at definere din organisations potentielle EHSQ-udfordringer og overveje OSHA's farekategorier, såsom biologisk, kemisk, ergonomisk, fysisk og sikkerhed, er det vigtigt også at vurdere den værdi, som en EHS-løsning vil tilføre din organisation ved at løse farer, overvåge proaktivt og forebygge problemer på et tidligt tidspunkt.
ideelt "at være"-scenarie
Selv om det er kompliceret at vurdere, hvilken værdi en EHSQ-løsning kan tilføre din organisation, vil jeg forsøge at beskrive generiske værdidrivere, som kan hjælpe dig med at sætte skub i din tankeproces:
- Baseret på den specifikke udfordring og den respektive fare, der er identificeret, er det indlysende, at din organisation har visse forventninger til, hvad en EHSQ-løsning skal levere. At spore kravene til løsningen på højt niveau kan være din første drivkraft.
- Bredden af funktioner og løsningens evne til at håndtere og afbøde risici.
- Evnen til at holde din organisations omdømme intakt uden skader som følge af de farer, vi diskuterede tidligere, både på kort og lang sigt.
- Ikke kun selve produktet, men også det serviceniveau og de garantier, som leverandøren af EHSQ-løsningen kan tilbyde.
- Det niveau af tillid og tiltro til gensidig succes, som leverandøren af EHSQ-løsningen inspirerer til.
Nu, hvor vi har set på værdidriverne, udarbejder vi de forretningsmæssige og tekniske krav. Leverandøren af EHSQ-løsningen kan samarbejde med dig om at bestemme omkostningerne ved den respektive løsning, inklusive implementering. Dette første trin (lad os kalde det "Nye løsningsomkostninger") vil skabe de anslåede samlede omkostninger for din nye EHSQ-løsning, inklusive den værdi, den vil tilføre.
faktuelt "som det er"-scenarie
Ud over at forstå omkostningerne ved den nye løsning er det vigtigt at forstå de økonomiske konsekvenser af hele investeringen. Bemærk, at ligesom værdidriverne kan de økonomiske konsekvenser være forskellige for forskellige organisationer.
Det er meget vigtigt at forstå omkostningerne ved de systemer og processer, du har på plads i dag (Excel eller en anden standardløsning). Du bør også overveje omkostningerne ved ikke at have nogen løsning.
Kvantificer de problemer, du står over for med de nuværende systemer og processer. Overvej ikke kun de samlede ejeromkostninger for sådanne systemer. Bemærk også indvirkningen af:
- Hændelser, du ikke er i stand til at håndtere
- Situationer, der gjorde din organisation sårbar på grund af manglende overholdelse
- Lavt engagement og højere medarbejderflugt på grund af de risici, som medarbejderne kunne blive udsat for
- Ad hoc-scenarier, der fører til farer
- Manglende evne til at bringe dine produkter på markedet til tiden på grund af disse problemer
- Utilfredse kunder, der er forsigtige med at købe fra en risikobetonet organisation
- Konkurrenterne har en fordel på grund af manglende evne til at konkurrere effektivt på markedet
- Alle de negative tal, du hidtil har opgjort på grund af disse problemer
Gennem dette trin (lad os kalde det "forventede besparelser") får vi de samlede omkostninger ved dine nuværende systemer og processer, inklusive problemerne, kvantificeret i penge. På den måde kan vi udlede de besparelser, som du vil opnå i løbet af det operationelle ideelle "To-Be"-scenarie.
Men beregningerne slutter ikke her!
At regne på tallene
I betragtning af tallene fra ovenstående "Som det er"- og "Skal være"-scenarier er det næste skridt at se nærmere på det langsigtede cash flow. Overvej en tidsramme som år 0 til år 5, hvor du i år 0 overvejer alle de kapitaludgifter, der kan være nødvendige, og fra år 1 overvejer du nettoindtægten før skat (som trækker din nye løsnings omkostninger fra de forventede besparelser). Når du kender kapitalomkostningerne i % og anvender dem på pengestrømmen over en femårig periode, kan du bestemme projektets nettonutidsværdi for hele perioden.
For at bestemme den periode, hvor investeringens fordele overstiger omkostningerne i løbet af hele perioden på 5 år, kan du beregne tilbagebetalingsperioden og de angivne måneder. Og du kan udlede procentdelen af ROI ved at overveje nettoindtægten før skat for den 5-årige periode divideret med de samlede omkostninger til projektet i hele perioden.
Jeg ved godt, at dette virvar af beregninger kan virke forvirrende. Men i praksis vil det gøre evalueringsprocessen meget enklere at kende tallene og have en klar opdeling af trinene. For at skabe større klarhed over beregningerne er her en grov skabelon med detaljer for de respektive trin:
instruktioner til brug af skabelonen
For at bruge skabelonen effektivt skal du følge de detaljerede forklaringer for hvert trin.
Formålet med tabel A ovenfor: At beregne de forventede besparelser, når din organisation slipper af med de nuværende EHSQ-relaterede problemer og den eksisterende ældre løsning.
i. Kvantificerede problemer: Årlige gennemsnitlige forudsigelige omkostninger over de næste år (f.eks. omkostninger til ulykker, tab af menneskeliv, restitutionstid, udskiftninger, uddannelse, tilbagevenden til normal tilstand, manglende overholdelse etc.) baseret på tidligere år.
ii. Nuværende løsningsomkostninger: Omkostningerne ved at vedligeholde den nuværende forældede løsning og yderligere ressourcer.
iii. Ved at tilføje ovenstående omkostninger (i + ii) får du de forventede besparelser som fordele.
Formålet med tabel B ovenfor: At beregne nettoindtægten før skat for de kommende år under hensyntagen til de forventede besparelser og de samlede omkostninger ved den nye EHS-løsning.
iii. De forventede besparelser ved at eliminere de nuværende problemer og den gamle løsning som beregnet i tabel A.
iv. De samlede ejeromkostninger for den nye EHS-løsning i de kommende år (år 1 til 5). Du skal indregne de indledende omkostninger til hardware og eventuelle engangssoftwarelicenser som Capex i år 0.
v. Bestem den årlige nettoindtægt før skat ved at trække omkostningerne til den nye løsning fra de forventede besparelser.
Formål med tabel C ovenfor: At beregne nettonutidsværdien af projektet som helhed.
vi. Bestem først nutidsværdien for de respektive år ved at:
A. Udfyld pengestrømmen for år 0 til 5 i ovenstående tabel. Pengestrømmen = årlig nettoindkomst før skat som beregnet i trin v.
B. Beregn nutidsværdien for de respektive års pengestrømme ved enten at
Ved hjælp af Excel PV-funktion (med Excel-hjælp) eller
Ved hjælp af formlen PV = FV / (1+r) ^n, hvor PV er nutidsværdi, FV er fremtidig værdi fra pengestrømmen, r er kapitalomkostninger, n er antallet af tidsperioder.
vii. Projektets nettonutidsværdi er summen af nutidsværdierne for hele perioden på 5 år.
Formål med tabel D ovenfor: At beregne projektets tilbagebetalingsperiode.
vii. Følg disse trin:
A. Udfyld nutidsværdien af pengestrømmen for de respektive år som beregnet i trin vi
B. Beregn de kumulative værdier for de respektive år fra år 0 til 5.
C. Tilbagebetalingsperiode = (i - c)/o hvor
i = indledende investeringer i år 0
c = Kumulativ nutidsværdi i året lige før break-even
o = Oprindelig pengestrøm i break-even-året
vii. Tilbagebetalingsperioden kan angives i måneder eller år.
Hvis du bruger de rigtige tal fra skabelonerne ovenfor, får du følgende økonomiske resultater:
Nettonutidsværdien af din EHSQ-investering i dag, i betragtning af alle dine fremtidige besparelser og omkostninger på lang sigt.
Tilbagebetalingsperiode i måneder/år i løbet af projektperioden, når du begynder at realisere fordelene ved din EHSQ-investering.
Afkast af din EHSQ-investering i % over hele perioden.
klar til at udvikle din investeringscase?
Hver organisation har selvfølgelig sine egne specifikke udfordringer. Og de værdier, du får ud af en ny EHS-løsning, afhænger af en lang række faktorer, f.eks. din branche, region(er), det marked, du betjener, de produkter, du producerer osv.
Denne artikel er beregnet til at give dig indsigt på højt niveau og inspirere dig til at prioritere opbygningen af en faktuel investeringscase, der dækker dine specifikke EHS end-to-end procesbehov, alt sammen i overensstemmelse med din organisationsstrategi. Nogle elementer i investeringsevalueringen, som f.eks. at kvantificere problemerne og både overveje omkostningerne ved en ny løsning og kvantificere den værdi, den kan give, kræver en særlig dybdegående analyse.
Omfattende forskning og min egen erfaring fortæller os, at de penge, du investerer i en EHS løsning, vil give et stort afkast. Selvom vores primære mål her er at evaluere de økonomiske fordele ved projektet, er det lige så vigtigt at huske, at evnen til at øge din virksomheds produktivitet, opretholde overholdelse af lovgivningen og sikre, at dine medarbejdere er beskyttet, giver afgørende værdi for din organisation.
Hvis du gerne vil have hjælp til at foretage yderligere analyser eller til at udvikle din endelige investeringscase, er AMCS klar til at hjælpe. Kontakt en af vores EHS-eksperter for at aftale et kort samtaleforløb og finde frem til dine næste produktive skridt.