Løbende forbedringer af sundhed og sikkerhed i din virksomhed er en grundlæggende del af at øge både bæredygtighed og rentabilitet. Det er faktisk nøglen til at forbedre performance og reducere operationelle risici. Men for at indarbejde en kultur med konstant udvikling er det vigtigt at finde ud af, hvor man står i øjeblikket.
Key performance indicators (KPI'er) spiller en vigtig rolle i denne proces, da de hjælper med at definere dine sikkerhedsmål og identificere potentielle forbedringer. Ved at give dig mulighed for at foretage sammenligninger og vurdere de foranstaltninger, du allerede har på plads, kan du finde svagheder i din virksomheds eksisterende arbejdssikkerhedsprocesser og kommunikere succeser effektivt.
I denne artikel skitserer vi de mest anvendte KPI'er og diskuterer de aspekter, du bør overveje, når du vælger relevante nøgletal for din virksomhed.
reaktive eller proaktive indikatorer?
Inden for sundhed og sikkerhed kan nøglepræstationsindikatorer opdeles i to kategorier: reaktive (eller forsinkede) indikatorer og proaktive (eller førende) indikatorer. Ligesom du skal vælge passende prioriteter for dine arbejdsmiljøaktiviteter, skal du finde en sund balance mellem både ledende og forsinkede indikatorer, når du vælger KPI'er.
Efterslæbende indikatorer hjælper med at fastslå dit nuværende niveau af arbejdssikkerhed og gør det lettere at sammenligne med andre virksomheder. De er baseret på retrospektive data om sikkerhedshændelser og resultater, som ikke kan ændres.
Ledende indikatorer giver derimod et fremtidsperspektiv. De kaldes også "forebyggende indikatorer" og fokuserer ikke på tidligere hændelser, men i stedet på foranstaltninger, der kan gennemføres, eller eksisterende forhold, der kan ændres i et forsøg på at forhindre fremtidige sikkerhedshændelser.
"Vi kommer ikke videre ved bare at se på forsinkede data om ulykkesfrekvenser", forklarede Andrew Sharman i et interview i forbindelse med Safety Management Trend Report 2021. "Det er det store problem her. Så det er på tide at ændre den måde, vi tænker på, og i stedet for at kigge i bakspejlet skal vi se fremad mod det sted, vi gerne vil hen, i stedet for at forsøge at komme væk fra det sted, hvor vi var."
Hvordan vælger man de rigtige KPI'er?
Når det gælder valg af lagging og leading indicators, er der ingen universalløsning, der fungerer for alle virksomheder. I stedet skal du se på din virksomheds situation, de problemer, du står over for, og de mål, du har sat dig. Som altid er det vigtigt at sikre sammenlignelighed, kontinuitet og gennemsigtighed. For at opnå dette - og for at dine indikatorer rent faktisk skal give meningsfuld indsigt - er det vigtigt, at de mål, du sætter dig, opfylder SMART-kriterierne:
- Specifik
- Målbar
- Attraktivt/aftalt
- Realistisk
- Rettidigt
Sørg også for at overveje din nuværende sikkerhedskultur. En stor del af indikatorerne for sikkerhedspræstationer er baseret på medarbejderrapporter; det betyder, at du skal informere din arbejdsstyrke tydeligt om formålet med og brugen af indikatorerne, så medarbejderne tager dem til sig i deres daglige arbejde. Det er også vigtigt at have et enkelt, forståeligt system, der gør det muligt at indsende rapporter og spore hændelser. Du bør derfor kun bruge indikatorer, som du er sikker på, at du har nok meningsfulde data til at understøtte.
Overvej følgende tre punkter, når du vælger dit indikatorsæt:
- Kombiner forsinkede og førende indikatorer
- KPI'er skal give meningsfuld indsigt i dine mål og problemer
- Spor kun KPI'er, som du har nok meningsfulde data til at understøtte
Hvad er de mest anvendte sikkerheds-KPI'er?
Som en del af vores Safety Management Trend Report undersøgte vi, hvilke KPI'er der oftest anvendes af virksomheder i hele Europa. Resultaterne af undersøgelsen blandt 629 sikkerhedsspecialister fra hele Europa er som følger:
et detaljeret kig på de fem områder og måder at bestemme indikatorer på:
1. Indberettede hændelser: ulykkesfrekvens
Alle arbejdsulykker skal dokumenteres i førstehjælpsjournalen. Virksomhederne bør derfor allerede nu indsamle data om ulykkernes alvor og hyppighed. Når disse data sættes i forhold til antallet af medarbejdere eller arbejdstimer, kan du drage konklusioner om kvaliteten af dit arbejdssikkerhedssystem. Forholdet illustreres af ulykkesfrekvensen, som beregnes på forskellige måder rundt omkring i verden.
Frekvensen af arbejdsulykker med fravær (LTIFR) er bredt accepteret som en international standard.
- LTIFR: Arbejdsulykker med fravær / arbejdstimer x 2.000 (i stedet for at bruge en faktor på 2.000 kan du også bruge 1.000 eller 1.000.000 afhængigt af din virksomheds størrelse).
I nogle europæiske lande fokuserer andre almindeligt anvendte ulykkesfrekvenser på rapporterbare ulykker i henhold til lokale regler. I Tyskland suppleres LTIFR f.eks. med to yderligere formler: ulykker pr. 1.000 ansatte og arbejdsulykkesfrekvensen.
- Ulykker pr. tusind ansatte: (indberetningspligtige ulykker ÷ antal ansatte) x 1.000
- Arbejdsulykkesfrekvens: (indberetningspligtige ulykker ÷ arbejdstimer) x 1.000
2. Ulykkesfri dage
Ligesom ulykkesfrekvensen er antallet af ulykkesfrie dage en anden reaktiv KPI. Den måler antallet af dage, hvor der ikke er sket ulykker på arbejdspladsen. Som Safety Management Trend Report viser, er det almindelig praksis at spore denne indikator og fejre succeser.
Ikke desto mindre bør du nærme dig denne KPI med forsigtighed, da den kan skabe falske incitamenter. Det faktum, at tallet er lavt, kan betyde, at medarbejderne simpelthen har valgt ikke at indberette ulykker i et (misforstået) forsøg på at bidrage til sikkerheden på arbejdspladsen.
I en kommentar til Safety Management Trend Report 2021 forklarede Gerd-Jan Frijters: "Det, man ser, er LED-tavler med "200 dage siden sidste skade" eller "350 dage siden sidste ulykke". Når der sker en ulykke, bliver tavlen nulstillet, og det er ikke særlig motiverende for folk."
3. Nærved-ulykker
Det er hændelser, hvor ingen er kommet til skade - men som kunne have resulteret i skader, hvis omstændighederne havde været lidt anderledes.
Igen er det ikke tilrådeligt blot at fokusere på at opnå "nul" nærved-ulykker. I stedet for at indikere en farlig arbejdsplads kan et højt antal nærved-ulykker faktisk indikere en åben, velfungerende fejlkultur, hvor medarbejderne frit og åbent rapporterer om nærved-ulykker.
Som sikkerhedschef er du afhængig af, at medarbejderne rapporterer nærved-ulykker - kun på den måde kan du identificere risici og træffe passende foranstaltninger. Hvis medarbejderne undlader at rapportere en nærved-ulykke, kan en gentagelse resultere i en reel ulykke. Dette understøttes af Heinrichs ulykkestrekant, som siger, at 300 usikre situationer vil resultere i 29 ulykker med mindre skader og 1 alvorlig ulykke eller dødsfald.
I stedet for at reducere antallet af nærved-ulykker ville en mere fornuftig tilgang være at se på forholdet mellem nærved-ulykker og ulykker. Hvor tæt svarer det til ulykkestrekanten? Hvis medarbejdere og ledere ikke registrerer hændelser og nærved-ulykker, kan det være fornuftigt at sigte mod at opnå et forhold mellem rapporterede nærved-ulykker og ulykker som skitseret i ulykkestrekanten. Stigningen i dette tal er en god indikator for forbedringer i din sikkerhedskultur.
4. Audit- og inspektionsresultater
En god struktur og et godt klassifikationssystem sikrer, at alle faser af interne og eksterne audits genererer KPI'er, der kan understøtte arbejdet med procesforbedringer, fra planlægning og implementering af foranstaltninger til identifikation og udryddelse af tilfælde af afvigelser. Eksempler på disse KPI'er omfatter:
- Forholdet mellem gennemførte audits og planlagte audits: Denne sammenligning mellem mål og virkelighed viser, hvor effektivt audits implementeres i forhold til din virksomheds målopfyldelse. En audit anses for at være effektiv, når målforholdet opnås pålideligt inden for de ønskede tolerancer.
- Forholdet mellem afvigelser og korrigerende foranstaltninger: Denne KPI giver indsigt i kvaliteten af en virksomheds fejlkultur. Hvis afvigelser ikke resulterer i korrigerende foranstaltninger, kan de samme afvigelser forekomme igen.
- Forholdet mellem anbefalinger og forebyggende foranstaltninger: Denne KPI illustrerer, hvordan din virksomhed håndterer auditanbefalinger. Hvis anbefalinger ikke implementeres eller dokumenteres, kan det resultere i fremtidige afvigelser. Din CIP (løbende forbedringsproces) kan også bidrage til at fremme fokus på forebyggende foranstaltninger.
- Antal overskredne deadlines for implementering af tiltag (relativt eller absolut): Audits giver normalt anbefalinger eller identificerer afvigelser. Alle afvigelser skal være løst inden opfølgningsinspektionen eller den næste audit. Forfaldne deadlines kan kaste lys over din sikkerhedskultur.
- Antal afvigelser i certificerings-/kundeaudits med hensyn til audit management: Isoleret set giver antallet af afvigelser ikke nogen indikation af, hvordan et ledelsessystem fungerer. I stedet kan du kun drage konklusioner om, hvordan din virksomhed har udviklet sig i de senere år, ved at sammenligne data med tilbagevirkende kraft.
Godt at vide
CAPA-systemet (korrigerende og forebyggende handlinger) undersøger afvigelser, uoverensstemmelser og fejl, implementerer korrigerende handlinger og træffer derefter forebyggende handlinger. I modsætning til andre kvalitetsstyringsstandarder som ISO 9001 er CAPA baseret på ISO 13485 en kontinuerlig forbedringsproces. Den har til formål at eliminere tilfælde af manglende overensstemmelse med krav, der er fastsat i gældende regler og tekniske standarder.
5. Adfærdsbaserede sikkerhedsindikatorer (BBS)
Adfærdsbaseret sikkerhed er en aktiv snarere end reaktiv tilgang til implementering af en moderne arbejdsmiljøproces. Safety Management Trend Report viser, at et stigende antal virksomheder indarbejder denne tilgang i deres forsøg på at fremme en mere sikker adfærd og i sidste ende en mere sikker arbejdsplads generelt.
BBS bygger på integration af medarbejdere og konstant observation af sikker adfærd, enten i et system, hvor alle "observerer" hinanden, eller ved at opfordre enkelte medarbejdere til at rapportere deres observationer. Denne tilgang undersøger sikkerhedsadfærd og kan give konstruktiv feedback, men BBS genererer normalt store mængder data. Det er en guldgrube for KPI'er og analyser, men også en god grund til at undersøge, hvilke data du faktisk har brug for at spore og analysere regelmæssigt.
Følgende KPI'er kan bruges til at analysere BBS-programmer:
- antallet af observationer i forhold til det samlede antal af alle mulige observationer
- antallet af observationer af sikker adfærd i forhold til det samlede antal observationer
- antallet af reaktioner på observationer i forhold til det samlede antal mulige observationer eller antallet af foranstaltninger, som ledere har gennemført
- antallet af medarbejdere, der har modtaget træning i BBS
- antallet af sikkerhedsrelaterede adfærdsformer, der er blevet defineret
I betragtning af de enorme mængder data, som BBS-programmer kan generere, er cloudbaserede softwareløsninger en stor fordel. Systemer som AMCS EHS Management-platformen giver dig mulighed for at gemme ubegrænsede mængder data og også strukturere disse oplysninger. Et dashboard gør også vigtige indsigter tilgængelige i form af KPI'er og fremhæver dermed også dit sikkerhedssystems succes.
Endelig skal du overbevise medarbejderne om fordelene ved dine KPI'er og få deres godkendelse, ellers skal dataene anonymiseres. Under alle omstændigheder skal du sikre, at databehandlingen er gennemsigtig, og sørge for datasikkerhed.
Er du klar til proaktiv sikkerhed?
Med et stigende fokus på bæredygtighed og vægt på løbende forbedringer inden for arbejdssikkerhed, miljø- og kvalitetsstyring er der nu en klar tendens til proaktiv sikkerhed. Det skyldes, at fremsynede tilgange som adfærdsbaseret sikkerhed giver dig mulighed for at handle præventivt i stedet for at reagere, når problemerne er opstået, hvilket er en stor fordel.
Selvom det er vigtigt at sikre, at du kan sammenligne og kontrastere dine valgte KPI'er så let som muligt, hjælper muligheden for at placere traditionelle og moderne KPI'er side om side med at vurdere teoriens indvirkning på praksis. Som sådan kan det afsløre, hvilke foranstaltninger der virkelig hjælper med at gøre arbejdsmiljøet i din virksomhed sikrere, mere effektivt og mere bæredygtigt på lang sigt.
Vi inviterer dig til at lære mere om AMCS EHS Management - kontakt os nu. Du kan også selv se, hvordan det strømliner dine EHS-opgaver. Anmod om en gratis demo nu.