Ville det ikke være fantastisk at kunne kortlægge en meget kompleks intern virksomhedsproces på en enkelt side af et A4-ark? De ansvarlige for risikostyring, kvalitetsstyring og miljøledelse ville være i stand til at genkende vigtige procesparametre og interaktioner. På den baggrund kunne de optimere både det interne samarbejde og outputkvaliteten, forbedre effektiviteten og bidrage til øget bæredygtighed. Lyder det godt? Det er det også - og det er inden for din rækkevidde! Takket være skildpaddediagrammet
Hvad er skildpaddediagrammet?
Turtle-diagrammet er i bund og grund en grafisk fremstilling af en proces. Det giver et klart overblik, som kan hjælpe både ledere og medarbejdere med at forstå en specifik proces, herunder de forskellige procesparametre, og hvordan de interagerer. Det gør det til et godt værktøj til langsigtet processtyring og systematisk risikostyring.
De tre vigtigste anvendelsesområder for Turtle-diagrammer er:
- Kortlægning af processer
- Procesanalyse
- Risikoanalyse
Hvordan laver man et skildpaddediagram?
Som navnet antyder, ligner skildpaddediagrammet en skildpaddes krop. Krybdyrets hoved repræsenterer input som materialer eller information, mens halen repræsenterer det output, der kommer ud af processen. De fire ben repræsenterer de faktorer, der påvirker processen, f.eks. udstyr, personale og information. Denne forenklede procesanalysemetode gør det hurtigt og nemt at identificere og kortlægge alle relevante parametre i din virksomheds forskellige processer.
I modsætning til komplekse proceslandskaber gør Process Turtle det lettere at foretage en struktureret analyse af specifikke processer. Disse diagrammer er derfor nemme for medarbejderne at forstå med et enkelt blik. De er ikke kun nyttige til at definere, analysere, strukturere og forbedre individuelle processer, de fremhæver også forbindelserne og den gensidige afhængighed mellem processerne. Derfor er de blevet et etableret værktøj til at øge procesbevidsthedenog som et visuelt hjælpemiddel i medarbejderudviklingssamtaler.
- Hoved
Dette afsnit bruges til at bestemme det input , der kræves for at producere output. Det kan være dokumenter som f.eks. en arbejdsordre, materialer som f.eks. inventar eller oplysninger som f.eks. en stykliste.
- Forreste højre ben
Dette beskriver de ressourcer, bruger, og kan omfatte materielle ressourcer, infrastruktur som maskiner, udstyr og værktøj samt arbejdsmiljøet.
- Forreste venstre ben
Det er her, du skal liste de mål, forfølger gennem processen, sammen med de tal og resultatindikatorer, der bruges til at måle dette.
- Skildpaddens mave
Her skal du navngive den proces, der undersøges. De vigtigste procestrin kan kortlægges, og det kan også være en god idé at angive a) de personer, der er ansvarlige for en proces, og b) risici og muligheder i en proces.
- Bagerste højre ben
Dette område spørger "hvem" - med fokus på procesejerne og de færdigheder, kompetencer og den træning, de har brug for til at gennemføre processen med succes.
- Bagerste venstre ben
Dette bruges til at specificere de metoder, instruktioner og procedurer, der anvendes under processen.
- Skildpaddens hale
Dette er stedet, hvor man beskriver output - det vil sige det resultat, produkt eller den information, som processen giver.
eksempel: brug af skildpaddediagrammet til "service og vedligeholdelse"
Når man vil analysere en proces ved hjælp af skildpaddediagrammet, er det første skridt at definere den proces, der skal analyseres , og dens mål, og derefter liste alle relevante ressourcer. Du bør også notere de indikatorer , der bruges til at evaluere processen , oplysninger om regler og standarder samt eventuelle risici, der kan kompromittere et vellykket output - og de muligheder, der ligger i processen. For at gøre det nemmere at udfylde kan du starte med at kortlægge skildpaddediagrammet i en 3x3-tabel. Så for eksemplet med "service og vedligeholdelse" kan du udfylde tabellen med punkter som følger:
Ressourcer Værktøjer, IT | Procesejere Ledere af teknologi og vedligeholdelse | Deltagere Medarbejdere i afdelingerne for service og vedligeholdelse, produktion og indkøb |
Input Fejlmeddelelser, meddelelser fra medarbejdere | Målsætning Regelmæssige inspektioner af maskiner og anlæg; reparationer og forebyggende udskiftning af maskindele | Udbytte Sikkert og velfungerende udstyr og maskiner |
Indikatorer Afbrydelsestid, maskinens nedetid | Risici/muligheder Sikre processer, mindre afbrydelsestid og færre arbejdsulykker | Oplysninger Vedligeholdelsesplan, driftsinstruktioner, procedureinstruktioner og arbejdsinstruktioner |
Derefter kan du tilføje disse oplysninger til diagrammet:
fordele og ulemper ved skildpaddediagrammet
Naturligvis vil Turtle-diagrammet ikke være passende i alle situationer. Nedenfor er nogle af de vigtigste fordele og ulemper ved formatet.
| Fordele | Ulemper |
Forenklet skildring af en proces i en virksomhed | Kun én proces undersøges pr. skildpaddediagram |
Giver en høj grad af gennemsigtighed i procesparametre | Analyse af tilknyttede proceskæder kræver normalt meget mere arbejde |
Viser tydeligt indbyrdes afhængigheder og grænseflader | Individuelle Turtles skal forbindes og sættes i relation til hinanden |
Medarbejderne får vigtig indsigt ved systematisk at undersøge delprocesser | Ultrapræcis visualisering giver ikke plads til detaljerede beskrivelser - hvilket ville muliggøre differentieret procesoptimering i forskellige delområder |
Ideelt egnet til audits |
brug af skildpadden til kvalitetsstyring
Forbedring af proceseffektiviteten spiller en vigtig rolle i kvalitetsstyringen. Hvorfor det? Jo, kvalitet er altid sikret, når din organisations output opfylder definerede kundekrav. Skildpaddediagrammet kan hjælpe ved tydeligt at fremhæve de faktorer, der påvirker output.
I overensstemmelse med dette kræver den internationale standard for kvalitetsstyringssystemer, ISO 9001, at organisationer anvender en procesorienteret tilgang og dermed systematisk definerer og kontrollerer processer og deres indbyrdes afhængighed for at producere det ønskede output. I tilfælde af et kvalitetsstyringssystem i overensstemmelse med ISO 9001 giver dette: kvalitet ved at opfylde kundernes krav.
Faktisk kræver standarden, at du fastlægger og definerer ledelses-, kerne- og støtteprocesserne og de tilsvarende procesparametre for kvalitetsstyringssystemet. Disse parametre omfatter følgende punkter, som du vil genkende fra skildpaddediagrammet:
- Nødvendige input og forventede resultater af processer
- Processekvenser og indbyrdes afhængighed
- Kriterier og procedurer for effektiv implementering og styring af processer
- Ressourcer og deres tilgængelighed
- Ansvar og beføjelser
- Risici og muligheder
Det er vigtigt at bestemme, anvende, vurdere og forbedre disse procesparametre. Det gør det muligt at evaluere processer, implementere ændringer og opnå procesoptimeringer.
Interessant nok spiller procesorientering også en lignende rolle i ISO/TS 16949-standarden for kvalitetsstyring i bilindustrien. Både denne og ISO 9001 kræver, at virksomheder implementerer procesorientering. Virksomhederne kan frit bestemme, hvordan de gennemfører procesanalyser og demonstrerer dette i audits, men Turtle-metoden er et særligt velegnet værktøj.
Brug af Turtle til energi-, miljø- og arbejdssikkerhedsstyring
I et miljøledelsessystem i overensstemmelse med ISO 14001 er det ønskede output f.eks. en forbedring af miljøpræstationen. I et energiledelsessystem i overensstemmelse med ISO 5001 er det ønskede output en forbedring af energieffektiviteten. Og i et arbejdsmiljøledelsessystem i overensstemmelse med ISO 45001 er det ønskede output en forbedring af medarbejdernes sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
For alle disse områder er det første skridt at definere alle væsentlige processer og samle dem i et kort over proceslandskabet. Det er vigtigt at definere kriterier for alle processer, der påvirker eller har indflydelse på miljøpræstationer, energipræstationer eller arbejdssikkerhed. Som sådan er Turtle-diagrammet ideelt til denne procesdefinitions- og analyseopgave, og resultaterne kan dokumenteres i en procedureinstruktion, som derefter gøres tilgængelig for alle medarbejdere.
øget bæredygtighed baseret på procesforbedringer
Turtle-diagrammet er et effektivt instrument til at kortlægge en proces og gennemføre risiko- og procesanalyser. Den præcise skildring af alle parametre samt deres forbindelser og indbyrdes afhængighed skaber gennemsigtighed for alle involverede. Mange internationale standarder kræver også, at man anvender en procesorienteret tilgang, og Turtle-diagrammet er et praktisk og indsigtsfuldt værktøj til at implementere denne tilgang, ligesom det er en nyttig kilde til bevismateriale under audits.
Som følge heraf danner Turtle-diagrammet grundlaget for et forbedret samarbejde mellem forskellige afdelinger og understøtter processtyring, omkostningsreduktion og procesoptimering - som alle er en grundlæggende del af at øge både rentabiliteten og bæredygtigheden i din virksomhed.