AMCS Fleet Management Consultants arbejder dagligt tæt sammen med flådechefer, uanset om vi hjælper kunderne med at forbedre deres processer, uddanne nye medarbejdere eller etablere præstationsstandarder. Som et resultat heraf ser vi på første hånd de daglige problemer, som flådechefer står over for.
Der er mange nye tendenser, der udgør en udfordring, men et emne, der altid giver anledning til bekymring, er compliance. I dag skal flåder af enhver art overholde regler og bestemmelser samt den nyeste lovgivning. Det er en konstant kamp at holde sig opdateret, og det kan ofte føles som "endnu en ting", der skal håndteres, men sporing af overholdelse kan have nogle overraskende fordele.
Langt ud over grundlæggende sikkerhed kan sporing og rapportering af flådens overholdelse faktisk hjælpe dig med at reducere omkostningerne og forbedre produktiviteten.
Hvad er Fleet Compliance, og hvorfor er det vigtigt?
Ved første øjekast kan compliance virke som et ligetil emne. Det handler i bund og grund om at være i overensstemmelse med relevante retningslinjer, regler og lovgivning med det formål at holde dine chauffører og køretøjer sikre og inden for lovens rammer.
Ved at udføre specifikke kontroller og registrere dokumentation for resultaterne kan du vise, at dine køretøjer er trafiksikre og klar til at udføre det arbejde, der forventes af dem. Dette kan omfatte dokumentation:
- Vedligeholdelse og reparation
- Sikkerhedsinspektioner
- Licensudstedelse
- Registrering og tilladelser
Naturligvis er sikkerhed og risikostyring kernen i compliance som et middel til at reducere ulykker og undgå bøder, men effektiv sporing af compliance kan gøre meget mere end det.
Implementering af strategiske kontroller og overvågning af overholdelse giver mulighed for større synlighed og forbedret styring, uanset om det handler om at opfylde operationelle og økonomiske målsætninger, nå strategiske mål eller simpelthen undgå dyr, uplanlagt nedetid.
Hvordan understøtter software til flådevedligeholdelse compliance?
Med adgang til oplysninger om hele din flåde på et enkelt sted er software til flådestyring en vigtig del af flådecompliance.
Det giver en søgbar måde at registrere alle former for dokumenter, der er relevante for flådens overholdelse af reglerne, med et vigtigt bevisspor, der viser, at vigtige kontroller er blevet udført i overensstemmelse med reglerne. Når det kommer til risikominimering, leverer flådestyringssoftware for eksempel et centralt lager til dokumenter om chauffører, køretøjer, forsikring og reparationer.
Køretøjsvedligeholdelse er en anden vigtig komponent, hvor software til flådevedligeholdelse tilbyder praktiske måder at strukturere og implementere et flådevedligeholdelsesprogram, der omfatter kontrol, service og inspektioner. Her sikrer en datadrevet tilgang til overholdelse, at flådechefer ikke kun kan overholde standarder som f.eks. registrering af DVIR, men også sætte og drive standarder som f.eks. beregning og overholdelse af et brændstofbudget.
Overholdelse af eksterne regler
Så hvor skal vi starte med sporingsprocessen? Det første skridt er at identificere, hvem der driver anmodningen om overholdelse, og hvilke krav der stilles. Afhængigt af hvor din flåde opererer, betyder det at sikre, at dine køretøjer opfylder eller overgår alle nationale standarder og regler. I USA handler det for eksempel om at overholde de regler, der er fastsat af Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) og Department of Transportation (DOT).
Det betyder ikke kun, at der skal udarbejdes daglige inspektionsrapporter (DVIR) for at identificere fejl og mangler, men også, hvor længe du skal opbevare vedligeholdelsesdokumenterne. Det betyder, at al dokumentation for inspektion, reparation og vedligeholdelse skal opbevares i mindst et år og i seks måneder efter, at et køretøj er solgt eller udgået af flåden.
Kombiner dette med behovet for at gemme licenser, tilladelser og data om chauffører, og registrene kan begynde at hobe sig op. Heldigvis har AMCS Fleet Maintenance-softwaren mulighed for at spore alle vedligeholdelsesaktiviteter, chaufføranmodninger og tilladelser pr. køretøj.
Der er heller ingen grænse for, hvor mange år AMCS Fleet Maintenance kan opbevare optegnelser om hver enhed, hvilket i sidste ende giver en let tilgængelig og komplet historik til at bevise flådens overholdelse og undgå potentielle bøder for manglende overholdelse.
Opfyldelse af interne krav
Lad os så gå videre end lovgivningen og se på, om de interne krav, som din økonomiafdeling eller dit ledelsesteam har sat, overholdes. Måske ønsker du at spore priser på reservedele, hvilket kræver, at du kontrollerer, at nye enheder lever op til specifikationerne i tilbuddet eller indkøbsordren? Fornyer du enheder i overensstemmelse med etablerede parametre for omkostningseffektiv udskiftning? Eller måske har du brug for at holde dig inden for et godkendt vedligeholdelses- eller brændstofbudget?
Ved at bruge software til flådevedligeholdelse til at oprette tjeklister for køretøjer og til at spore og overvåge specifikke vedligeholdelsesmål, kan du nemt løse spørgsmål som disse. Adgang til nøjagtige data understøtter ikke kun en mere effektiv beslutningstagning, men kan også hjælpe til:
- Forbedre omkostningsanalysen
- Reducere nedbrud på aktiver
- Minimer ikke-planlagt vedligeholdelse
- Reducerbrændstofforbruget
Med værktøjerne til at implementere et forebyggende vedligeholdelsesprogram og overvåge flådens ydeevne giver AMCS Fleet Maintenance Software en reel mulighed, ikke kun for at øge sikkerhedsstandarderne, men også for at reducere omkostningerne og øge rentabiliteten.
Spor succes med AMCS Flådevedligeholdelse
Nøjagtig og effektiv rapportering er kernen i ethvert compliance-program. For at hjælpe dig med at opnå det nødvendige præcisionsniveau giver AMCS Fleet Maintenance dig mulighed for at spore og rapportere om forskellige parametre med granulære detaljer.
Registrering og overvågning af overholdelse af retningslinjer for forebyggende vedligeholdelse kan f.eks. give nyttig indsigt. Ud over at opfylde eventuelle serviceaftaler om omkostninger og nedetid kan det hjælpe med at løse problemer omkring gentagne reparationer eller reparationer under garanti.
Via AMCS Fleet Maintenance har flådeadministratorer adgang til en komplet reparationshistorik ved hjælp af Vehicle Maintenance Reporting Standards (VMRS). Dette universelle kodesystem bruges til at indhente og sortere vedligeholdelsesdata på en struktureret måde for at hjælpe dig med at købe, drive og vedligeholde udstyr på den mest omkostningseffektive måde.
Med en nem metode til at spore og udspørge data kan du arbejde på at forbedre omkostningerne pr. kilometer på både flåde- og køretøjsniveau ved at udføre brændstof- og livscyklusanalyser for at reducere driftsomkostningerne, øge produktiviteten og løse de almindelige problemer, der påvirker flådens ydeevne negativt.
Som disse eksempler viser, handler compliance-sporing om så meget mere end blot at overholde lovgivningen og undgå bøder. Ved at indstille dit system til at fokusere på strategiske krav - og uddanne personalet til at spore oplysninger korrekt og konsekvent - kan du overgå compliance-kriterierne og levere de data, der er nødvendige for at gå videre end compliance og proaktivt drive kontinuerlig forbedring.
Hvis du vil have flere ideer til, hvordan du kan reducere omkostningerne, forbedre sikkerheden og øge produktiviteten, kan du se, hvordan AMCS Fleet Maintenance kan støtte din flåde.