5 Schritte zur Vorbereitung einer Datenkonvertierung

5 Schritte zur Vorbereitung einer Datenkonvertierung beim Implementieren einer neuen ERP-Lösung:

Eine der schwierigsten Phasen einer neuen Softwareimplementierung besteht darin, dass Ihre Daten auf das neue System migriert werden. Im Folgenden finden Sie fünf Schritte, die Sie ausführen können, um Ihr Unternehmen auf die Datenkonvertierung vorzubereiten und die Ähnlichkeit eines erfolgreichen Übergangs zu verbessern.

1. Sollten Sie Ihre Daten konvertieren? -- Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Sauberkeit der Daten sollten Sie feststellen, ob eine Datenkonvertierung überhaupt eine lohnende Investition ist. Für kleinere Unternehmen ist es oft kostengünstiger, schlüsselfertige Daten in die neue Lösung zu geben. Dies gibt Benutzern die Möglichkeit, die Daten zu überprüfen und Probleme zu fangen, die möglicherweise unbemerkt geblieben sind, und es kann auch eine gute Trainingsübung für das neue System sein.
2. Bereinigen Sie Ihre Daten– Beginnen Sie mit der Bereinigung eines möglichst großen Teils der Daten, sobald Ihr Unternehmen beginnt, über den Kauf einer neuen Lösung zu diskutieren. Wir alle haben die Analogie "Daten rein, Daten aus" gehört und das ist absolut wahr, also konzentrieren Sie sich auf Konsistenz mit Elementen wie Kundennamen, Adressen, Telefonnummern usw. Wenn Ihr aktuelles System Daten in Feldern gespeichert hat, die nicht für diesen Datentyp gedacht sind (d. h. Telefonnummer, die in einem Kontaktnamenfeld gespeichert ist), versuchen Sie, diese nach Möglichkeit zu korrigieren. In vielen Fällen wurden diese falschen Felder aufgrund des Fehlens eines gültigen Ortes verwendet, um diese Informationen in erster Linie zu speichern, was bedeutet, dass Sie es möglicherweise nicht korrigieren können, aber Sie können diese Situationen überprüfen und dokumentieren, sodass sie von Ihrem neuen Softwareanbieter nicht übersehen werden, wenn die Konvertierung stattfindet.
3. Inaktive Kunden konvertieren– Entscheiden Sie im Voraus, ob Es sich lohnt, inaktive Kunden zu konvertieren. Eine effektive Option besteht darin, ein Stichtag zu verwenden und einen Debitor nur zu konvertieren, wenn er innerhalb eines bestimmten Zeitraums Aktivaktivität hatte. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihr aktuelles System für historische Suchergebnisse zu verwenden, anstatt detaillierte Historien konvertiert zu haben. Wenn Sie seit Jahren auf einem System sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie eine Menge Codes haben, die nicht mehr verwendet werden, so dass das Konvertieren der Historie dazu führen würde, diese alten Codes im neuen System zu erstellen oder diese alten Codes in einen generischen "Konvertierungscode" zuzuordnen, der den Zweck der Historie für Suchergebnisse negiert.
4. Daten extrahieren– Bewerten Sie die Optionen zum Extrahieren von Daten aus Ihrem aktuellen System. Kann auf Daten entweder direkt über die Datenbank oder über integrierte Berichte/Exporte zugegriffen werden? Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie bereit sein, Ihren aktuellen Softwareanbieter um Unterstützung beim Extrahieren der Daten zu bitten.
5. Überprüfen Sie besondere Situationen – Identifizieren und dokumentieren Sie die Details aller "besonderen" Situationen, die Sie möglicherweise im aktuellen System eingerichtet haben. Dies kann mit einer besonderen Art und Weise zusammenhängen, dass Sie eine bestimmte Gruppe von Kunden in Rechnung stellen müssen, oder vielleicht eine kreative Art und Weise, wie Sie Kunden im System "verknüpft" haben. Wenn Sie diese Informationen vor Diskussionen im Zusammenhang mit der Konvertierung kennen, wird verhindert, dass diese Elemente falsch konvertiert oder sogar ganz verpasst werden.