Jede Softwarelösung, unabhängig von ihrem Zweck, hat sowohl ihre Kritiker als auch ihre Fans. Es gibt diejenigen, die sie für das Beste halten, was ihrem Unternehmen je passiert ist, und diejenigen, die glauben, dass es seit der Einführung der Lösung nichts als Probleme gab.
Die Einführung einer neuen Software oder eines neuen Systems ist oft mit erheblichen Investitionen verbunden. Je besser Sie sich auf eine neue Lösung und die damit einhergehenden Veränderungen vorbereiten, desto geringer ist das Risiko, dass sie negativ aufgenommen wird. Ich glaube, dass dies bei EHS-Software ganz besonders der Fall ist, da die Leute sie oft als unnötige Ergänzung des Unternehmens ansehen; sie bringen Prozesse ein, die nicht benötigt werden, oder investieren in nicht umsatzrelevante Funktionen.
Im Folgenden finden Sie fünf Top-Tipps, wie Sie beim Kauf einer EHS-Software die bestmögliche Entscheidung treffen können. Sie basieren auf den Best-Practice-Ansätzen, die ich mit Kunden in einer großen Auswahl von Implementierungen in einem breiten Spektrum von Branchen erlebt habe; zukunftsorientierte Unternehmen, die den wahren strategischen Wert eines digitalisierten und systematisierten Ansatzes für das EHS-Management erkannt haben.
1. die relevanten Interessengruppen von Anfang an einbeziehen
Als EHS-Experte ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits eine Auswahlliste der von Ihnen bevorzugten EHS-Softwareoptionen erstellt haben, als Sie das Projekt in Angriff nahmen. Vielleicht sind Sie davon überzeugt, dass Sie die perfekte Wahl getroffen haben. Jetzt müssen andere in Ihrem Unternehmen dieses Vertrauen teilen.
Diejenigen, die direkt mit neuen Prozessen und Arbeitsweisen zu tun haben werden, müssen zufrieden und glücklich sein, wenn die Software eingeführt wird. Wenn Sie sie von Anfang an begeistern können, werden sie zu Befürwortern des Wandels. Sie werden zu Befürwortern, weil sie sich der Lösung genauso verpflichtet fühlen wie Sie.
Die 5 wichtigsten Stakeholder-Gruppen, die einbezogen werden müssen, sind:
- Top-Management/C-suite
- Betrieb
- EHS-Team
- Vertreter der Arbeitnehmer
- IT
Wenn Sie herausfinden, wo ihre Probleme liegen, und auf die von ihnen aufgeworfenen Fragen eingehen, können Sie eine reibungslose Einführung gewährleisten und die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektergebnisses erhöhen.
2. den strategischen Fokus und die ergebnisorientierte Ausrichtung beibehalten
Während des gesamten Prozesses der Stakeholder-Beteiligung ist es wichtig, dass spezialisierte Stakeholder nicht die Richtung vorgeben. Achten Sie darauf, dass Instandhaltung, Finanzen, IT oder andere Personen, die die EHS-Ziele des Unternehmens nur teilweise verstehen, nicht die Entscheidungsfindung übernehmen. Wenn dies geschieht, wird dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, den Ansatz Ihres Unternehmens für das EHS-Management und eine breitere EHS-Kultur zu entwickeln.
Einzelne Abteilungen oder Disziplinen haben wahrscheinlich nur einen begrenzten Einblick in das breitere Spektrum von EHS. Es ist zwar von Vorteil, IT, Instandhaltung, Finanzen und andere in der Anfangsphase einzubeziehen, doch wissen sie in der Regel wenig über die künftige Entwicklung des EHS- und Sicherheitsmanagements und sind möglicherweise auch nicht daran interessiert.
Irgendwann in der Zukunft möchten Sie vielleicht eine neue "Sicherheit II"-Methode erproben und stoßen dann auf Widerstand, wenn es darum geht, die neue Funktion in eine Wartungslösung aufzunehmen oder ihr Priorität einzuräumen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie die Kontrolle behalten, wird die Möglichkeit minimiert, dass Ihr strategischer Fortschritt verlangsamt wird oder dass geringfügige Anliegen eine höhere Priorität erhalten, als sie realistischerweise verdienen.
Grundsätzlich sollten die vom Unternehmen geforderten Ergebnisse als Projektziel festgelegt werden. Dabei sollte nur eine solche Flexibilität zugelassen werden, die diese Ergebnisse bereichert, anstatt sie zu verwässern.
3. Ermittlung der wichtigsten Prozesse, die zuerst digitalisiert werden müssen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen denken, dass EHS-Software alles auf einmal lösen kann. In Wirklichkeit muss man pragmatisch vorgehen und einen Schritt nach dem anderen machen, beginnend mit den Prozessen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Bei diesen Prozessen kann es sich um das Management von Zwischenfällen, Risikomanagement, Audits und Inspektionen oder eine bessere Kontrolle Ihrer gefährlichen Chemikalien handeln. Oder Ihr Ziel kann darin bestehen, Ihre Mitarbeiter besser einzubinden - eine EHS-Kultur zu schaffen, mehr Mitarbeiter einzubeziehen, die Kommunikation zu verbessern und im EHS-Bereich produktiver zu werden.
Fragen Sie sich zunächst, welche Art von grundlegendem Wandel Sie in Ihrem EHS-Management anstreben. Dann stellen Sie Ihren Führungskräften, Kollegen und anderen Beteiligten die gleiche Frage. Sie werden Ihnen wahrscheinlich gerne ihre Gedanken zu diesem Thema mitteilen. Dies ist der Schlüssel zu einer gemeinsamen Projektverantwortung.
4. die mit dem Wandel einhergehenden Unterschiede zu akzeptieren
Die ersten Beispiele für EHS-Software waren identisch mit den papierbasierten Verfahren, die sie verbessern sollten. Die Digitalisierung eines Papierformulars, z. B. eines Berichts über einen Beinaheunfall, bedeutete die Reproduktion desselben Formulars auf einem Computer.
Für mich ist das Ausfüllen dieser Art von digitalen Formularen in der Regel mühsamer als das Ausfüllen mit Papier und Stift. Bei den guten alten manuellen Verfahren muss man nicht erst den Laptop hochfahren und sich dann anmelden.
Einige dieser frühen EHS-Tools erscheinen uns heute ziemlich einfach und sogar primitiv. Die Sache ist die, dass es Unternehmen gibt, die sie immer noch verwenden.
Die heutigen EHS-Lösungen unterscheiden sich stark von diesen ersten Bemühungen. Die Technologie hat sich in jedem Bereich menschlicher Aktivitäten weiterentwickelt. Gleichzeitig haben sich auch die EHS-Lösungen rasch weiterentwickelt. Dies mag wie eine offensichtliche Tatsache erscheinen, aber ich stelle fest, dass Unternehmen diese Tatsache oft nicht anerkennen.
Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Prozesse zu überdenken, zu verbessern und zu rationalisieren, damit sie einfacher und schneller werden.
Seien Sie bereit, die Unterschiede zu akzeptieren, die mit dem Wandel einhergehen, den Ihre Software ermöglicht. Sie werden auch in der Lage sein, Ihre Daten besser zu nutzen, sie gemeinsam zu nutzen, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, und zwar viel einfacher und effizienter, als wenn Sie sich einfach dafür entschieden hätten, alle bisherigen manuellen Prozesse auf ihre digitale Entsprechung umzustellen.
5. Konzentration auf die Zukunft
Wenn Sie sich für die Einführung einer neuen Software entschieden haben, möchten Sie die Umsetzung innerhalb eines möglichst kurzen Zeitraums in Angriff nehmen. Ein Ansatz, der Ihnen garantiert dabei hilft, ist, sich auf das strategische Ergebnis zu konzentrieren und sich nicht von kleinen Details ablenken zu lassen, die keinen Beitrag zum Erreichen dieses Ziels leisten. Die Beschäftigung mit den kleinsten Details vergeudet Zeit in der kritischen Einführungsphase.
Unternehmen und Organisationen sind unterschiedlich. Das Gleiche gilt für ihre Prozesse und ihre EHS-Kulturen. Warum sollte also alle Software gleich sein? Wie könnte eine Bau- oder Wartungs-App mit einigen Sicherheitsfunktionen die beste Wahl für Sie sein, wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten? Versuchen Sie, die beste Lösung für Ihr Unternehmen und Ihr Arbeitsumfeld zu finden. Die Kernprozesse des EHS-Managements sind universell, aber die Arbeitsumgebungen sind es nicht.
Dies sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie über das Design und die mögliche Anpassung Ihrer Lösung nachdenken:
- Wie viele Ihrer Mitarbeiter (in %) arbeiten im Außendienst und haben keinen direkten Zugang zu einem PC?
- Wie ist die Verteilung zwischen Angestellten und Arbeitern?
- Welche besonderen und kritischen EHS-Prozesse gibt es in Ihrer Branche, Ihrem Arbeitsstil oder Ihrer Kultur?
- Konzentrieren Sie sich auf eine Betriebseinheit, einen Standort oder ein Gebiet, oder sind Sie eher verstreut/komplex? Welche Unterschiede zwischen Standorten und Ländern sind zu beachten?
- Welche Prozesse würden Sie gerne über alle Standorte und Geschäftsbereiche hinweg harmonisieren?
Vergewissern Sie sich, dass die Lösung, die Sie in Betracht ziehen, diese kritischen Probleme lösen kann. Suchen Sie nach Referenzen und Fallstudien in Ihrer Branche, um nachzuweisen, wo und wie diese Probleme gelöst wurden. Vielleicht können Sie Ihre Entscheidung noch weiter verifizieren, indem Sie um Referenzanrufe oder -besuche bitten. Fragen Sie die Referenzkunden, wie die Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter funktioniert hat. Fragen Sie auch, ob die Lösung wie versprochen aktualisiert worden ist.
Erfolgreiche EHS-Softwareprojekte können einfach und angenehm sein
Der Kauf einer EHS-Softwarelösung ist heutzutage nicht nur eine einmalige Transaktion. Das sollte es auch nicht sein. Beide Parteien, Sie und der Anbieter, sollten ihn als eine langfristige Partnerschaft betrachten. Deshalb ist es ratsam, dass Sie das Risiko abwägen, nur die anfänglichen Preisschilder potenzieller Lösungen zu vergleichen, und Ihre Investition über einen längeren Zeitraum hinweg betrachten. Wenn der Lösungsanbieter nicht in der Lage ist, in die kontinuierliche Entwicklung seines Produkts und seiner Dienstleistung zu investieren, bietet sein Ansatz möglicherweise keinen langfristigen Wert.
Sobald Sie die potenzielle(n) Lösung(en) bewertet, die Behauptungen in den Verkaufsunterlagen überprüft, die Referenzen angerufen und Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben, ist es an der Zeit, weiterzugehen.
Auch wenn es in der Planungsphase viel zu beachten gibt, können erfolgreiche EHS-Softwareprojekte unkompliziert und angenehm sein. Wenn Sie Ihre Nachforschungen angestellt und den am besten geeigneten Softwarepartner ausgewählt haben, sollten Sie sich in guten Händen befinden. Lassen Sie sich von Ihrem Partner mit den besten Praktiken anleiten, während er Ihr Implementierungsprojekt unterstützt. Er hat das Projekt wahrscheinlich schon mehrfach durchgeführt und verfügt mit Sicherheit über großartige Einblicke, Netzwerke und Fachleute, die Ihnen helfen können, eventuelle Fallstricke zu erkennen und zu vermeiden.
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