Die enge Zusammenarbeit mit Fuhrparkmanagern ist eine tägliche Aufgabe der AMCS Fuhrparkmanagement-Beraterinnen und -Berater – egal, ob wir unseren Kundinnen und Kunden helfen, ihre Abläufe zu verbessern, neue Mitarbeitende zu schulen oder Leistungsstandards festzulegen. Daher können wir genau beobachten, vor welchen Problemen Fuhrparkmanager in ihrem Alltag stehen.
Es gibt viele neue Trends, die eine Herausforderung darstellen, die Compliance ist jedoch eines der Themen, die ständig Anlass zur Sorge geben. Heute werden Fuhrparks aller Art benötigt, um die neuesten Richtlinien, Gesetze und sonstigen Vorgaben einzuhalten. Es ist ein ständiger Kampf, aktuell zu bleiben, und es kann sich oft wie eine zusätzliche Belastung anfühlen, die Nachverfolgung der Compliance kann aber auch einige überraschende Vorteile mit sich bringen.
Tracking und Reporting im Rahmen der Fuhrpark-Compliance bieten weit mehr Vorteile als nur Sicherheit und können Ihnen helfen, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
Was ist Fuhrpark-Compliance und warum ist sie wichtig?
Auf den ersten Blick scheint die Einhaltung der geltenden Vorschriften eine einfache Angelegenheit zu sein. Im Grunde geht es darum, einschlägige Richtlinien, Verordnungen und Gesetze einzuhalten, damit Ihre Fahrer und Fahrzeuge sicher und konform bleiben.
Indem Sie spezifische Prüfungen durchführen und die Ergebnisse festhalten, können Sie nachweisen, dass Ihre Fahrzeuge einsatzbereit sind. Dies umfasst die Dokumentation der folgenden Aspekte:
- Wartung und Reparatur
- Sicherheitsinspektionen
- Lizenzierung
- Registrierung und Zulassungen
Das Risiko- und Sicherheitsmanagement steht von Natur aus im Herzen der Compliance, da es bedeutet, Unfälle zu reduzieren und Bußgelder zu vermeiden. Eine effektive Compliance-Nachverfolgung kann jedoch noch deutlich mehr.
Die Durchführung strategischer Überprüfungen und die Überwachung der Compliance bieten Chancen für mehr Sichtbarkeit und verbessertes Management, egal, ob es um die Erreichung betrieblicher und finanzieller Ziele oder strategischer Meilensteine oder die Vermeidung kostspieliger, ungeplanter Ausfallzeiten geht.
Inwiefern unterstützt Software für die Fuhrparkwartung die Compliance?
Software für die Fuhrparkwartung ermöglicht einen Zugriff auf Informationen über Ihren gesamten Fuhrpark an einem zentralen Ort und trägt somit wesentlich zur Einhaltung der geltenden Vorschriften bei.
Dokumente aller Art, die für die Compliance des Fuhrparks relevant sind, werden festgehalten und sind durchsuchbar. So lässt sich nachweisen, dass essentielle Überprüfungen entsprechend den Auflagen durchgeführt wurden. Wenn es zum Beispiel um die Risikominderung geht, liefert Software für die Fuhrparkverwaltung einen zentralen Speicherort für Dokumente zu Fahrern, Fahrzeugen, Versicherung und Reparaturen.
Die Fahrzeugwartung ist ein weiterer wichtiger Faktor. Software für die Fuhrparkwartung bietet praktische Möglichkeiten zur Umsetzung eines Fuhrparkwartungsprogramms, dass Überprüfungen, Wartung und Inspektionen umfasst. Hier gewährleistet ein datengestützter Compliance-Ansatz, dass Fuhrparkmanager nicht nur Standards wie die Aufzeichnung von DVIRs einhalten, sondern auch ihre eigenen Standards festlegen und durchsetzen, wie zum Beispiel die Berechnung und Einhaltung eines Kraftstoffbudgets.
Erfüllung externer Auflagen
An welchem Punkt setzt man also bei der Nachverfolgung an? Der erste Schritt ist, zu identifizieren, wer die Compliance-Anfrage stellt und welche Anforderungen gestellt werden. Je nachdem, wo Ihr Fuhrpark tätig ist, bedeutet das, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Fahrzeuge nationale Standards und Auflagen erfüllen oder übertreffen. In den USA müssen zum Beispiel die Vorgaben der Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) und des Department of Transportation (DOT) eingehalten werden.
Vorgeschrieben sind nicht nur tägliche Fahrer-Fahrzeuginspektionsberichte (DVIR) zur Erkennung von Mängeln, sondern auch bestimmte Aufbewahrungsfristen für Wartungsdaten. Das bedeutet, dass die gesamte Dokumentation über Inspektionen, Reparaturen und Wartung mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden sollte, bzw. für sechs Monate, nachdem ein Fahrzeug verkauft oder in den Ruhestand geschickt wird.
Hinzu kommt die Notwendigkeit, Lizenzen, Zulassungen und Fahrerdaten aufzubewahren. So können wahre Aktenberge entstehen. Glücklicherweise bietet die AMCS Software für die Fuhrparkwartung die Möglichkeit, alle Wartungsaktivitäten, Fahreranfragen und Zulassungen für jedes Fahrzeug nachzuverfolgen.
Außerdem kann AMCS Fleet Maintenance Aufzeichnungen zu jeder Einheit unbegrenzt aufbewahren, sodass eine leicht zugängliche und vollständige Historie entsteht, mit der sich die Einhaltung der geltenden Vorschriften nachweisen lässt, sodass potenzielle Bußgelder vermieden werden können.
Erfüllung interner Anforderungen
Als nächstes gehen wir über die Gesetzgebung hinaus und beschäftigen uns mit internen Anforderungen, die von Ihrer Finanzabteilung oder der Unternehmensführung gestellt werden. Vielleicht müssen die Preise für Bauteile nachverfolgt werden und es muss verifiziert werden, dass die neuen Einheiten die im Angebot oder der Bestellung enthaltenen Spezifikationen erfüllen. Ersetzen Sie Ihre Einheiten gemäß den aufgestellten Parametern für einen kosteneffizienten Austausch? Oder vielleicht müssen Sie ein festes Wartungs- oder Kraftstoffbudget einhalten?
Mithilfe von Software für die Fuhrparkwartung zur Erstellung von Fahrzeug-Checklisten und zur Nachverfolgung und Überwachung spezifischer Wartungsziele ist die Erfüllung solcher Anforderungen ein Kinderspiel. Zugang zu genauen und korrekten Daten unterstützt nicht nur eine effektivere Entscheidungsfindung, sondern kann auch in den folgenden Bereichen helfen:
- Verbesserung der Kostenanalyse
- Reduzierung von Ausfällen
- Minimierung von ungeplanter Wartung
- Senkung des Kraftstoffverbrauchs
Die AMCS Software für die Fuhrparkwartung liefert die benötigten Tools zur Einführung eines Programms für präventive Wartung und zur Überwachung der Fuhrparkleistung und schafft damit eine Grundlage für die Aufstellung strengerer Sicherheitsstandards, Kostenreduzierungen und die Steigerung der Gewinne.
Erfolg mit AMCS Fleet Maintenance nachverfolgen
Eine genaue und effiziente Berichterstattung steht im Zentrum jedes Compliance-Programms. Um Ihnen zu helfen, das nötige Maß an Präzision zu erreichen, können Sie mit AMCS Fleet Maintenance verschiedene Parameter im kleinsten Detail nachverfolgen und melden.
Die Aufzeichnung und Überwachung der Compliance innerhalb von Richtlinien für die vorbeugende Wartung kann zum Beispiel nützliche Erkenntnisse bescheren. Dies hilft nicht nur, Leistungsverträge im Hinblick auf Kosten und Ausfallzeiten zu erfüllen, sondern ist auch hilfreich, wenn Probleme mit wiederholten Reparaturen oder Reparaturen unter Garantie auftreten.
Über AMCS Fleet Maintenance haben Fuhrparkmanager Zugang zu einem vollständigen Reparaturverlauf unter Anwendung der Berichtsstandards für die Fahrzeugwartung (VMRS). Dieses universelle System dient dazu, Wartungsdaten auf strukturierte Weise zu erfassen und zu sortieren, damit Sie Ausrüstung auf die kosteneffizienteste Weise erwerben, betreiben und warten können.
Mit einer einfachen Methode zur Nachverfolgung und Überprüfung von Daten können Sie die Kilometerkosten auf Fuhrpark- und Fahrzeugebene verbessern, Kraftstoff- und Lebenszyklusanalysen zur Reduzierung der Betriebskosten durchführen, die Produktivität erhöhen und häufige Probleme lösen, die sich negativ auf die Fuhrparkleistung auswirken.
Wie diese Beispiele zeigen, bietet die Nachverfolgung Ihrer Daten zu Compliance-Zwecken viel mehr Möglichkeiten, als nur die Auflagen zu erfüllen und Bußgelder zu vermeiden. Indem Sie Ihr System so gestalten, dass es auf strategische Anforderungen ausgerichtet ist – und ihr Personal dahingehend schulen, Informationen auf korrekte und konsistente Weise nachzuverfolgen – können Sie die geltenden Compliance-Kriterien noch übertreffen und die nötigen Daten erfassen, um ständige Verbesserungen proaktiv voranzutreiben.
Schauen Sie sich an, wie AMCS Fleet Maintenance Ihren Fuhrpark unterstützen kann, um weitere Ideen zur Reduzierung der Kosten, Verbesserung der Sicherheit und Erhöhung der Produktivität zu erhalten.