Die kontinuierliche Verbesserung von Gesundheit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen ist ein grundlegender Faktor für die Steigerung von Nachhaltigkeit und Rentabilität. Sie sind sogar der Schlüssel zur Steigerung der Leistung und zur Verringerung der betrieblichen Risiken. Um eine Kultur der ständigen Weiterentwicklung zu etablieren, ist es jedoch wichtig, herauszufinden, wo Sie derzeit stehen.
Key Performance Indicators (KPIs) spielen dabei eine wichtige Rolle, denn sie helfen Ihnen, Ihre Sicherheitsziele zu definieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Indem Sie Vergleiche anstellen und die bereits vorhandenen Maßnahmen bewerten, können Sie Schwachstellen in den bestehenden Arbeitsschutzprozessen Ihres Unternehmens aufdecken und Erfolge effektiv kommunizieren.
In diesem Artikel stellen wir die am häufigsten verwendeten KPIs vor und erörtern die Aspekte, die Sie bei der Auswahl relevanter Kennzahlen für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.
reaktive oder proaktive Indikatoren?
Im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz lassen sich die wichtigsten Leistungsindikatoren in zwei Kategorien einteilen: reaktive (oder nachlaufende) Indikatoren und proaktive (oder vorlaufende) Indikatoren. Genauso wie Sie geeignete Prioritäten für Ihre Aktivitäten im Bereich der Arbeitssicherheit auswählen müssen, müssen Sie bei der Auswahl von KPIs ein gesundes Gleichgewicht zwischen vorlaufenden und nachlaufenden Indikatoren finden.
Nachlaufende Indikatoren helfen dabei, Ihr aktuelles Niveau der Arbeitssicherheit zu ermitteln und erleichtern den Vergleich mit anderen Unternehmen. Sie beruhen auf retrospektiven Daten über Sicherheitsvorfälle und -ergebnisse, die nicht rückgängig gemacht werden können.
Vorlaufende Indikatoren hingegen geben einen Ausblick auf die Zukunft. Sie werden manchmal auch als "Präventivindikatoren" bezeichnet und konzentrieren sich nicht auf vergangene Ereignisse, sondern auf Maßnahmen, die umgesetzt werden können, oder auf bestehende Bedingungen, die geändert werden können, um zukünftige Sicherheitsvorfälle zu verhindern.
"Die Betrachtung der Unfallraten bringt uns nicht weiter", erklärte Andrew Sharman in einem Interview für den Safety Management Trend Report 2021. "Das ist das große Problem hier. Es ist also an der Zeit, unsere Denkweise zu ändern, und statt in den Rückspiegel zu schauen, müssen wir nach vorne schauen, wo wir hinwollen, anstatt zu versuchen, von dort wegzukommen, wo wir waren."
Wie wählt man die richtigen KPIs aus?
Wenn es um die Auswahl von Spät- und Frühindikatoren geht, gibt es keine Patentlösung, die für jedes Unternehmen geeignet ist. Betrachten Sie stattdessen die Situation Ihres Unternehmens, die Probleme, vor denen Sie stehen, und die Ziele, die Sie sich gesetzt haben. Wie immer ist es wichtig, Vergleichbarkeit, Kontinuität und Transparenz zu gewährleisten. Um dies zu erreichen - und damit Ihre Indikatoren tatsächlich aussagekräftige Erkenntnisse liefern - ist es unerlässlich, dass die von Ihnen festgelegten Ziele die SMART-Kriterien erfüllen:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv/vereinbart
- Realistisch
- Rechtzeitig
Berücksichtigen Sie auch Ihre aktuelle Sicherheitskultur. Ein großer Teil der Indikatoren für die Sicherheitsleistung basiert auf Berichten der Mitarbeiter; das bedeutet, dass Sie Ihre Belegschaft klar über den Zweck und die Verwendung der Indikatoren informieren müssen, damit die Mitarbeiter sie in ihre tägliche Arbeit einbeziehen. Wichtig ist auch ein einfaches, verständliches System, das es ermöglicht, Berichte einzureichen und Ereignisse zu verfolgen. Sie sollten daher nur solche Indikatoren verwenden, bei denen Sie sicher sind, dass Sie über ausreichend aussagekräftige Daten verfügen.
Beachten Sie bei der Auswahl Ihres Indikatorsatzes die folgenden drei Punkte:
- Kombinieren Sie nachlaufende und vorlaufende Indikatoren
- KPIs müssen einen aussagekräftigen Einblick in Ihre Ziele und Probleme geben
- Verfolgen Sie nur KPIs, für die Sie genügend aussagekräftige Daten haben
Welche sind die am häufigsten verwendeten Sicherheits-KPIs?
Im Rahmen unseres Safety Management Trend Reports haben wir untersucht, welche KPIs von Unternehmen europaweit am häufigsten eingesetzt werden. Die Ergebnisse der Befragung von 629 Sicherheitsfachkräften aus ganz Europa lauten wie folgt:
einen detaillierten Blick auf die fünf Bereiche und die Möglichkeiten zur Bestimmung der Indikatoren:
1. Gemeldete Vorfälle: Unfallrate
Alle Arbeitsunfälle müssen im Erste-Hilfe-Buch dokumentiert werden. Daher sollten Unternehmen bereits Daten über die Schwere und Häufigkeit von Unfällen sammeln. In Relation zur Mitarbeiterzahl oder zu den geleisteten Arbeitsstunden betrachtet, lassen diese Daten Rückschlüsse auf die Qualität Ihres Arbeitsschutzsystems zu. Das Verhältnis wird durch die Unfallrate veranschaulicht, die weltweit auf unterschiedliche Weise berechnet wird.
Die Unfallhäufigkeitsrate (Lost Time Injury Frequency Rate, LTIFR) ist als internationaler Standard weitgehend anerkannt.
- LTIFR: Unfälle mit Ausfalltagen / geleistete Arbeitsstunden x 2.000 (anstelle des Faktors 2.000 können Sie auch 1.000 oder 1.000.000 verwenden, je nach Größe Ihres Unternehmens)
In einigen europäischen Ländern konzentrieren sich andere häufig verwendete Unfallquoten auf meldepflichtige Unfälle gemäß den lokalen Vorschriften. In Deutschland beispielsweise wird die LTIFR durch zwei zusätzliche Formeln ergänzt: Unfälle pro tausend Beschäftigte und die Arbeitsunfallquote.
- Unfälle pro tausend Mitarbeiter: (meldepflichtige Unfälle ÷ Mitarbeiterzahl) x 1.000
- Arbeitsunfallquote: (meldepflichtige Unfälle ÷ Arbeitsstunden) x 1.000
2. unfallfreie Tage
Wie die Unfallrate ist auch die Anzahl der unfallfreien Tage ein reaktiver KPI. Sie misst die Anzahl der Tage, an denen sich keine Arbeitsunfälle ereignet haben. Wie der Safety Management Trend Report zeigt, ist es gängige Praxis, diesen Indikator zu verfolgen und Erfolge zu feiern.
Dennoch sollten Sie diesen KPI mit Vorsicht behandeln, da er falsche Anreize schaffen kann. Die Tatsache, dass diese Zahl niedrig ist, kann bedeuten, dass die Mitarbeiter sich einfach dafür entschieden haben, keine Unfälle zu melden, in dem (fehlgeleiteten) Bemühen, zur Sicherheit am Arbeitsplatz beizutragen.
Gerd-Jan Frijters erklärt in seinem Kommentar zum Safety Management Trend Report 2021: "Was man sieht, sind die LED-Tafeln mit "200 Tage seit der letzten Verletzung" oder "350 Tage seit dem letzten Unfall". Wenn sich ein Unfall ereignet, wird die Tafel auf Null zurückgesetzt, und das ist für die Mitarbeiter nicht sehr motivierend."
3. Beinahe-Unfälle
Dabei handelt es sich um Vorfälle, bei denen niemand verletzt wurde, die aber unter etwas anderen Umständen zu Verletzungen hätten führen können.
Auch hier ist es nicht ratsam, sich einfach darauf zu konzentrieren, "null" Beinaheunfälle zu erreichen. Eine hohe Zahl von Beinaheunfällen deutet nicht auf einen gefährlichen Arbeitsplatz hin, sondern kann vielmehr auf eine offene, gut funktionierende Fehlerkultur hindeuten, in der die Mitarbeiter frei und offen über Beinaheunfälle berichten.
Als Sicherheitsbeauftragter sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeiter Beinaheunfälle melden, denn nur so können Sie Risiken erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Wenn Mitarbeiter einen Beinaheunfall nicht melden, könnte ein erneutes Auftreten zu einem echten Unfall führen. Dies wird durch das Heinrich'sche Unfalldreieck untermauert, das besagt, dass 300 unsichere Situationen zu 29 Unfällen mit leichten Verletzungen und einem schweren Unfall oder Todesfall führen.
Anstatt die Zahl der Beinaheunfälle zu reduzieren, wäre es sinnvoller, das Verhältnis von Beinaheunfällen zu Unfällen zu betrachten. Wie genau entspricht es dem Unfalldreieck? Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte Vorfälle und Beinaheunfälle nicht aufzeichnen, könnte es sinnvoll sein, ein Verhältnis von gemeldeten Beinaheunfällen zu Unfällen anzustreben, wie es im Unfalldreieck skizziert ist. Der Anstieg dieser Zahl ist ein guter Indikator für die Verbesserung der Sicherheitskultur in Ihrem Unternehmen.
4. Audit- und Inspektionsergebnisse
Eine gute Struktur und ein gutes Klassifizierungssystem stellen sicher, dass in allen Phasen interner und externer Audits Kennzahlen generiert werden, die die Arbeit an der Prozessverbesserung unterstützen können, von der Planung und Umsetzung von Maßnahmen bis hin zur Identifizierung und Beseitigung von Abweichungen. Beispiele für diese KPIs sind:
- Verhältnis von durchgeführten Audits zu geplanten Audits: Dieser Soll-Ist-Vergleich zeigt, wie effektiv Audits in Bezug auf die Zielerreichung Ihres Unternehmens durchgeführt werden. Ein Audit gilt als wirksam, wenn das Soll-Verhältnis innerhalb der gewünschten Toleranzen zuverlässig erreicht wird.
- Verhältnis von Nichtkonformitäten zu Abhilfemaßnahmen: Dieser KPI gibt Aufschluss über die Qualität der Fehlerkultur in einem Unternehmen. Wenn Nichtkonformitäten nicht zu Korrekturmaßnahmen führen, können sich dieselben Nichtkonformitäten wiederholen.
- Verhältnis von Empfehlungen zu Präventivmaßnahmen: Dieser KPI veranschaulicht, wie Ihr Unternehmen mit Auditempfehlungen umgeht. Wenn Empfehlungen nicht umgesetzt oder dokumentiert werden, kann dies zu zukünftigen Nichtkonformitäten führen. Ihr KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) kann ebenfalls dazu beitragen, den Schwerpunkt auf Präventivmaßnahmen zu legen.
- Anzahl der überfälligen Fristen für die Umsetzung von Maßnahmen (relativ oder absolut): Audits führen in der Regel zu Empfehlungen oder zeigen Nichtkonformitäten auf. Alle Nichtkonformitäten sollten vor der Nachkontrolle oder dem nächsten Audit behoben werden. Überfällige Fristen können Aufschluss über Ihre Sicherheitskultur geben.
- Anzahl der Anomalien bei Zertifizierungs-/Kundenaudits im Hinblick auf das Auditmanagement: Die Anzahl der Auffälligkeiten gibt für sich genommen keinen Aufschluss darüber, wie ein Managementsystem funktioniert. Vielmehr können Sie nur durch einen rückblickenden Vergleich der Daten Rückschlüsse auf die Entwicklung Ihres Unternehmens in den letzten Jahren ziehen.
Gut zu wissen
Das CAPA-System (Corrective Action and Preventive Action) untersucht Abweichungen, Nichtkonformitäten und Fehler, führt Korrekturmaßnahmen durch und ergreift anschließend Präventivmaßnahmen. Im Gegensatz zu anderen Qualitätsmanagementnormen wie ISO 9001 ist das CAPA-System nach ISO 13485 ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Er zielt darauf ab, Fälle von Nichtkonformität mit den in den geltenden Vorschriften und technischen Normen festgelegten Anforderungen zu beseitigen.
5. verhaltensbasierte Sicherheitsindikatoren (BBS)
Verhaltensbasierte Sicherheit ist ein aktiver und kein reaktiver Ansatz zur Umsetzung eines modernen Arbeitsschutzprozesses. Der Safety Management Trend Report zeigt, dass immer mehr Unternehmen diesen Ansatz verfolgen, um sicherere Verhaltensweisen und damit letztlich einen insgesamt sichereren Arbeitsplatz zu fördern.
BBS beruht auf der Integration der Mitarbeiter und der ständigen Beobachtung sicheren Verhaltens, entweder in einem System, in dem sich alle gegenseitig "beobachten", oder indem einzelne Mitarbeiter aufgefordert werden, ihre Beobachtungen zu melden. Dieser Ansatz untersucht das Sicherheitsverhalten und kann zu konstruktivem Feedback führen, allerdings erzeugt BBS in der Regel große Datenmengen. Dies ist eine Fundgrube für KPIs und Analysen, aber auch ein guter Grund zu prüfen, welche Daten Sie tatsächlich regelmäßig verfolgen und analysieren müssen.
Die folgenden KPIs können zur Analyse von BBS-Programmen verwendet werden:
- die Anzahl der Beobachtungen im Verhältnis zur Gesamtzahl aller möglichen Beobachtungen
- die Anzahl der Beobachtungen von sicherem Verhalten im Verhältnis zur Gesamtzahl der Beobachtungen
- die Anzahl der Reaktionen auf Beobachtungen im Verhältnis zur Gesamtzahl aller möglichen Beobachtungen bzw. die Anzahl der von den Führungskräften durchgeführten Maßnahmen
- die Anzahl der Mitarbeiter, die eine BBS-Schulung erhalten haben
- die Anzahl der definierten sicherheitsrelevanten Verhaltensweisen
Angesichts der riesigen Datenmengen, die BBS-Programme erzeugen können, bieten cloudbasierte Softwarelösungen einen großen Vorteil. Systeme wie die AMCS EHS Management Plattform ermöglichen es Ihnen, unbegrenzte Datenmengen zu speichern und diese Informationen auch zu strukturieren. Ein Dashboard macht zudem wichtige Erkenntnisse in Form von KPIs zugänglich und verdeutlicht damit auch den Erfolg Ihres Sicherheitssystems.
Schließlich müssen Sie die Mitarbeiter von den Vorteilen Ihrer KPIs überzeugen und ihre Zustimmung einholen, sonst müssen die Daten anonymisiert werden. In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Datenverarbeitung transparent ist und die Datensicherheit gewährleistet ist.
Sind Sie bereit für proaktive Sicherheit?
Mit dem zunehmenden Fokus auf Nachhaltigkeit und der Betonung der kontinuierlichen Verbesserung in den Bereichen Arbeitssicherheit, Umwelt- und Qualitätsmanagement geht der Trend eindeutig zur proaktiven Sicherheit. Das liegt daran, dass vorausschauende Ansätze wie die verhaltensbasierte Sicherheit es ermöglichen, präventiv zu agieren und nicht erst zu reagieren, wenn Probleme aufgetreten sind, was ein großer Vorteil ist.
Obwohl es wichtig ist, dass Sie die von Ihnen gewählten KPIs so einfach wie möglich vergleichen und gegenüberstellen können, hilft die Möglichkeit, traditionelle und moderne KPIs nebeneinander zu stellen, um die Auswirkungen der Theorie auf die Praxis zu bewerten. So lässt sich feststellen, welche Maßnahmen wirklich dazu beitragen, das Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen langfristig sicherer, effektiver und nachhaltiger zu gestalten.
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