Wäre es nicht toll, einen hochkomplexen unternehmensinternen Prozess auf einer einzigen Seite eines A4-Blatts abzubilden? Die Verantwortlichen für Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement wären in der Lage, wichtige Prozessparameter und Wechselwirkungen zu erkennen. Auf dieser Grundlage könnten sie sowohl die interne Zusammenarbeit als auch die Qualität des Outputs optimieren, die Effizienz steigern und zu mehr Nachhaltigkeit beitragen. Klingt gut? Ist es auch - und es ist in greifbarer Nähe! Dank des Turtle Diagramms.
Was ist das Schildkrötendiagramm?
Das Turtle-Diagramm ist im Wesentlichen eine grafische Darstellung eines Prozesses. Es bietet einen klaren Überblick, der sowohl Managern als auch Mitarbeitern helfen kann, einen bestimmten Prozess zu verstehen, einschließlich der verschiedenen Prozessparameter und wie sie zusammenwirken. Damit ist es ein hervorragendes Instrument für langfristiges Prozessmanagement und systematisches Risikomanagement.
Die drei wichtigsten Anwendungsbereiche für Turtle-Diagramme sind:
- Prozessabbildung
- Prozess-Analyse
- Risiko-Analyse
Wie erstellt man ein Schildkrötendiagramm?
Wie der Name schon sagt, ähnelt das Turtle-Diagramm dem Körper einer Schildkröte. Der Kopf des Reptils steht für den Input, z. B. Materialien oder Informationen, während der Schwanz für den Output des Prozesses steht. Die vier Beine stehen für die Faktoren, die den Prozess beeinflussen, wie Ausrüstung, Personal und Informationen. Mit dieser vereinfachten Methode der Prozessanalyse lassen sich schnell und einfach alle relevanten Parameter in den verschiedenen Prozessen Ihres Unternehmens ermitteln und darstellen.
Im Gegensatz zu komplexen Prozesslandschaften ermöglicht der Process Turtle eine strukturierte Analyse von spezifischen Prozessen. Diese Diagramme sind daher für die Mitarbeiter auf einen Blick leicht zu verstehen. Sie dienen nicht nur dazu, einzelne Prozesse zu definieren, zu analysieren, zu strukturieren und zu verbessern, sondern zeigen auch die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den Prozessen auf. Damit haben sie sich als Instrument zur Steigerung des Prozessbewusstseins und als visuelle Hilfe bei Mitarbeitergesprächen etabliert.
- Kopf
In diesem Abschnitt werden die Eingaben ermittelt, die für die Produktion der Ausgabe erforderlich sind. Dazu können Dokumente wie ein Arbeitsauftrag, Materialien wie das Inventar oder Informationen wie die Stückliste gehören.
- Vorderes rechtes Bein
Hier werden die verwendeten Ressourcen beschrieben, darunter materielle Ressourcen, Infrastruktur wie Maschinen, Ausrüstung und Werkzeuge sowie die Arbeitsumgebung.
- Vorderes linkes Bein
An dieser Stelle werden die mit dem Prozess verfolgten Ziele sowie die Zahlen und Leistungsindikatoren aufgeführt, mit denen dies gemessen wird.
- Magen der Schildkröte
Hier sollten Sie den zu untersuchenden Prozess benennen. Die wichtigsten Prozessschritte können dargestellt werden, und Sie möchten vielleicht auch a) die für einen Prozess verantwortlichen Personen und b) die Risiken und Chancen eines Prozesses angeben.
- Hinteres rechtes Bein
In diesem Bereich geht es um die Frage "Wer" - mit Schwerpunkt auf den Prozessverantwortlichen und den Fähigkeiten, Kompetenzen und Schulungen, die sie für die erfolgreiche Durchführung des Prozesses benötigen.
- Hinteres linkes Bein
Hier werden die Methoden, Anweisungen und Verfahren festgelegt, die während des Prozesses angewendet werden.
- Der Schwanz der Schildkröte
Hier wird der Output beschrieben - also das Ergebnis, das Produkt oder die Informationen, die durch den Prozess bereitgestellt werden.
beispiel: anwendung des turtle-diagramms für "wartung und instandhaltung"
Wenn Sie einen Prozess mithilfe des Turtle-Diagramms analysieren wollen, müssen Sie zunächst den zu analysierenden Prozess und sein Ziel definieren und dann alle relevanten Ressourcen auflisten. Außerdem sollten Sie Indikatoren zur Bewertung des Prozesses, Informationen über Vorschriften und Normen sowie alle Risiken, die den Erfolg des Prozesses gefährden könnten, und die mit dem Prozess verbundenen Chancen notieren.
Um das Ausfüllen zu erleichtern, können Sie das Turtle-Diagramm zunächst in einer 3x3-Tabelle abbilden. Für das Beispiel "Wartung und Instandhaltung" könnten Sie die Tabelle also wie folgt mit Aufzählungspunkten füllen:
Ressourcen Werkzeuge, IT | Prozessverantwortliche Technologie- und Wartungsmanager | Teilnehmer Mitarbeiter aus den Abteilungen Wartung und Instandhaltung, Produktion und Einkauf |
Eingabe Fehlermeldungen, Benachrichtigungen von Mitarbeitern | Zielsetzung Regelmäßige Inspektionen von Maschinen und Anlagen; Reparaturen und vorbeugender Austausch von Maschinenteilen | Ergebnis Sichere und funktionierende Anlagen und Maschinen |
Indikatoren Ausfallzeit, Maschinenstillstandszeit | Risiken/Chancen Sichere Prozesse, weniger Stillstandszeiten und weniger Arbeitsunfälle | Informationen Wartungsplan, Betriebsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen |
Danach können Sie diese Informationen in das Diagramm einfügen:
vorteile und nachteile des schildkrötendiagramms
Natürlich ist das Turtle-Diagramm nicht für jede Situation geeignet. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vor- und Nachteile des Formats aufgeführt.
| Vorteile | Nachteile |
Vereinfachte Darstellung eines Prozesses innerhalb eines Unternehmens | Pro Turtle-Diagramm wird nur ein Prozess betrachtet |
Bietet ein hohes Maß an Transparenz über die Prozessparameter | Die Analyse zugehöriger Prozessketten erfordert in der Regel einen deutlich höheren Aufwand |
Zeigt Abhängigkeiten und Schnittstellen deutlich auf | Einzelne Turtles müssen miteinander verbunden und in Beziehung zueinander gesetzt werden |
Mitarbeiter gewinnen wichtige Erkenntnisse durch die systematische Betrachtung von Teil-Prozessen | Die sehr übersichtliche Visualisierung lässt keinen Raum für detaillierte Beschreibungen, die eine differenzierte Prozessoptimierung in verschiedenen Teilbereichen ermöglichen würden |
Bestens geeignet für Audits |
Einsatz der Schildkröte für das Qualitätsmanagement
Die Verbesserung der Prozesseffizienz spielt im Qualitätsmanagement eine wichtige Rolle. Und warum? Nun, Qualität ist immer dann gewährleistet, wenn der Output Ihres Unternehmens den festgelegten Kundenanforderungen entspricht. Das Turtle-Diagramm kann dabei helfen, indem es die Faktoren, die den Output beeinflussen, deutlich hervorhebt.
Die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme, ISO 9001, fordert daher von Organisationen einen prozessorientierten Ansatz, d. h. die systematische Definition und Steuerung von Prozessen und deren Interdependenzen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Im Falle eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 bedeutet dies: Qualität durch Erfüllung der Kundenanforderungen.
Die Norm verlangt nämlich, dass Sie die Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse und die entsprechenden Prozessparameter für das Qualitätsmanagementsystem bestimmen und definieren. Zu diesen Parametern gehören die folgenden Punkte, die Sie aus dem Turtle-Diagramm wiedererkennen werden:
- Erforderliche Inputs und erwartete Ergebnisse von Prozessen
- Prozessabläufe und Interdependenzen
- Kriterien und Verfahren zur effektiven Umsetzung und Kontrolle von Prozessen
- Ressourcen und deren Verfügbarkeit
- Zuständigkeiten und Befugnisse
- Risiken und Chancen
Es ist wichtig, diese Prozessparameter zu bestimmen, anzuwenden, zu bewerten und zu verbessern. Dies ermöglicht die Bewertung von Prozessen, die Umsetzung von Änderungen und die Optimierung von Prozessen.
Interessanterweise spielt die Prozessorientierung auch in der Qualitätsmanagementnorm für die Automobilindustrie ISO/TS 16949 eine ähnliche Rolle. Sowohl diese als auch die ISO 9001 verlangen von den Unternehmen die Umsetzung der Prozessorientierung. Es steht den Unternehmen frei, wie sie die Prozessanalyse durchführen und in Audits nachweisen, aber die Turtle-Methode ist ein besonders geeignetes Instrument.
Nutzung der Schildkröte für das Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement
Neben dem Qualitätsmanagement kann das Turtle-Diagramm auch ein wirksames Instrument für andere Managementsysteme sein. ISO 14001, ISO 50001 und ISO 45001 verfolgen alle einen prozessorientierten Ansatz mit dem Ziel, Prozesse zu definieren, zu planen und zu kontrollieren, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Bei einem Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 ist das gewünschte Ergebnis beispielsweise eine Verbesserung der Umweltleistung. Bei einem Energiemanagementsystem nach ISO 5001 ist das gewünschte Ergebnis eine Verbesserung der Energieeffizienz. Und bei einem Arbeitsschutzmanagementsystem nach ISO 45001 ist das angestrebte Ergebnis eine Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter.
Für jeden dieser Bereiche besteht der erste Schritt darin, alle wichtigen Prozesse zu definieren und sie in einer Karte der Prozesslandschaft zusammenzustellen. Es ist wichtig, Kriterien für alle Prozesse zu definieren, die sich auf die Umweltleistung, die Energieleistung oder die Sicherheit am Arbeitsplatz auswirken oder diese beeinflussen. Für diese Aufgabe der Prozessdefinition und -analyse eignet sich das Turtle-Diagramm hervorragend. Die Ergebnisse können in einer Verfahrensanweisung dokumentiert werden, die dann allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird.
Förderung der Nachhaltigkeit durch Prozessverbesserung
Das Turtle-Diagramm ist ein effizientes Instrument zur Abbildung eines Prozesses und zur Durchführung von Risiko- und Prozessanalysen. Die übersichtliche Darstellung aller Parameter sowie deren Zusammenhänge und Abhängigkeiten schafft Transparenz für alle Beteiligten. Das Turtle-Diagramm ist ein praktisches und aussagekräftiges Instrument zur Umsetzung dieses Ansatzes und eine nützliche Beweisquelle bei Audits.
Damit legt das Turtle-Diagramm den Grundstein für eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und unterstützt Maßnahmen zur Prozesssteuerung, Kostensenkung und Prozessoptimierung - allesamt grundlegende Bestandteile zur Steigerung der Rentabilität und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens.
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