Nachhaltigkeit, die Geschäft bedeutet
Wer wir sind:
Der Spezialist für Nachhaltigkeitssoftware, AMCS, hat seinen Hauptsitz in Irland und Niederlassungen in Europa, den USA und Australasien. Mit über 1.300 hochqualifizierten Mitarbeitern in 22 Ländern sind wir auf die Bereitstellung von Technologielösungen spezialisiert, um eine kohlenstoffneutrale Zukunft zu ermöglichen.
Was wir tun:
Unsere innovativen SaaS-Lösungen steigern die Effizienz und die Nachhaltigkeit in ressourcenintensiven Industrien. Über 5.000 Kunden in 23 Ländern profitieren bereits von unserer Performance Sustainability-Software und stellen sicher, dass wir weltweit praktische Lösungen für eine verbesserte Rentabilität und Umweltresilienz liefern.
Unsere Mitarbeiter
AMCS bietet Teammitgliedern mehr als nur einen Job, sondern auch die Möglichkeit, eine Karriere in einem Unternehmen zu planen, das wächst, sich weiterentwickelt und neue Arbeitsweisen einführt, die sich positiv auf die Welt um uns herum auswirken. AMCS wurde in Irland gegründet und hält an den lokalen Wurzeln und der "Start-up"-Mentalität mit einer Kultur der Verbundenheit fest. Verbindung zu unserer Arbeit, Unsere Kunden, unsere Kollegen und unsere Community, die ein Arbeitsumfeld schafft, das Offenheit, Zusammenarbeit und Kreativität fördert.
Die AMCS Group in Boston sucht einen effizienten und proaktiven Office Coordinator - Travel & Expenses , der sowohl den Bürobetrieb als auch die Reisekoordination unterstützt. Diese Rolle umfasst die Verwaltung reisebezogener Aufgaben, die Unterstützung bei Büroanforderungen und die Unterstützung des Teams und der Führung. Der Kandidat wird die Zeit zwischen Reisekoordination, Büroverwaltung und der Unterstützung von Teamprojekten ausgleichen und gleichzeitig eine reibungslose Betriebsumgebung aufrechterhalten.
Standort: Büro in Boston auf hybrider Basis.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
Unterstützen Sie den Bürobetrieb und Initiativen zur Mitarbeitererfahrung für AMCS-Büros in Boston, Jacksonville, Toledo.
Seien Sie das "Gesicht" von AMCS - ein willkommener Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Besucher
Organisieren und bestellen Sie Büromaterial, antizipieren Sie den Versorgungsbedarf und füllen Sie Versorgungsräume oder notwendige Geräte auf.
Erledige allgemeine administrative Aufgaben, wie z. B. die Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern über Post/Lieferungen, Gästeankünfte oder die Koordination von Kalendern.
Leiten Sie die Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen, wie z. B. vierteljährliche Teamaktivitäten außerhalb des Standorts, unternehmensweite Präsentationen, jährliche Jubiläumsfeiern und Ad-hoc-Aktivitäten zur Unternehmenskultur.
Unterstützung bei physischen Büroentwicklungen wie Bau und Renovierung durch Planung, Kommunikation mit dem Facility-Personal, externen Auftragnehmern und Anwesenheit bei Begehungen
Unterstützen Sie bei Kundengesprächen außerhalb oder vor Ort mit der Reservierung von Konferenzräumen, der Einrichtung und der Ausführung von Reiseplänen.
Beaufsichtigung der Reisevorbereitungen von Einzelpersonen und Gruppen in Nordamerika, einschließlich Flügen, Unterkünften und Bodentransporten; Durchsetzung der Umsetzung von Reiserichtlinien, Optimierung von Hotelbuchungen und Verträgen, um die besten Preise zu gewährleisten.
Zusammenarbeit mit der Finanz- und Buchhaltungsabteilung, um sicherzustellen, dass die Reisevorbereitungen innerhalb des Budgets bleiben; Unterstützung beim Abgleich von Spesen und Kreditkarten.
Unterstützen Sie Human Resources und Talent Acquisition beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Einweisung in den ersten Tag.
PA-Unterstützung des CMO / GM NA, einschließlich Reiseorganisation, Spesenbearbeitung, Terminverwaltung und zeitnahe Updates zu wichtigen Ergebnissen.
Fähigkeiten & Qualifikationen:
Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Teammitgliedern und externen Anbietern.
Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und effektiv zu priorisieren.
Proaktive Haltung mit Fokus auf Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung.
Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Reise- und Spesenmanagement mit der Administration und Konfiguration von Reisesystemen.