Tanto si presta servicios de abastecimiento de agua en una gran ciudad como de distribución de energía a escala nacional, renovar y sustituir las infraestructuras es una tarea interminable para los proveedores de servicios públicos. De hecho, es una parte esencial de la prestación de servicios públicos rentables y fiables.
Con algunas infraestructuras en servicio durante 20 años o más, la gestión y el mantenimiento de sus activos requieren un enfoque sistemático, cuyo éxito depende de su plan de gestión de activos. Este documento escalable ofrece un esquema metódico para hacer frente al envejecimiento de infraestructuras y equipos, incluida la gestión de riesgos y el mantenimiento. ¿Su objetivo? Garantizar que sus activos físicos aporten el máximo valor durante todo su ciclo de vida.
¿Por qué necesitan las empresas de servicios públicos un plan de gestión de activos?
La razón principal para crear un plan de gestión de activos de servicios públicos es el coste. La creación de un plan estratégico de gestión de activos de servicios públicos le ayuda a maximizar el valor de su capital y a racionalizar sus operaciones para conseguir un servicio público duradero.
Con una amplia gama de activos (tanto fijos como líquidos), es importante gestionar el mantenimiento con prudencia para obtener el máximo rendimiento posible de la inversión, y existen diversas normas del sector que le ayudarán a conseguirlo.
La norma ISO 55000, por ejemplo, ofrece una visión general del proceso de gestión de activos y describe cómo obtener valor de los activos físicos optimizando el coste, el riesgo y el rendimiento a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos. La Agencia de Protección Medioambiental de EE.UU. (EPA) también ofrece un documento en el que se explican los Fundamentos de la Gestión de Activos y se esbozan los marcos esenciales de decisión y gestión.
Sin embargo, más que el simple mantenimiento, el desarrollo de un plan a largo plazo para los activos le ayudará a tomar decisiones sobre cuándo reparar, renovar, sustituir o aumentar sus activos. Al trazar una estrategia a largo plazo que abarque todos estos elementos, podrá gestionar los cambios de forma adecuada y eficaz a lo largo de un periodo de tiempo prolongado.
Qué tener en cuenta al redactar un plan de gestión de activos de servicios públicos
Antes de crear un plan eficaz de gestión de activos de servicios públicos, hay que tener en cuenta algunas cosas.
En primer lugar, es importante evaluar sus prácticas actuales, incluidos los sistemas de mantenimiento informatizados, la planificación del capital o los procedimientos operativos estándar para el mantenimiento. Adoptar una visión holística puede ayudar a identificar los puntos fuertes y débiles, así como las oportunidades de mejora.
Otro paso clave es crear un inventario de sus activos actuales. Debe detallar cuándo se adquirió el activo, su tamaño/capacidad, ubicación, fecha de instalación, estado físico, vida útil restante, niveles de servicio, mantenimiento, renovación y costes de sustitución. Proporcionará una visión global del ciclo de vida de cada activo.
Ahora puede identificar los riesgos para sus activos y ofrecer soluciones para evitarlos. Para calcular el valor del riesgo, tome la probabilidad de fallo multiplicada por la consecuencia del fallo.
Por último, piense en cómo recuperará sus activos vendiendo el exceso de inventario o los artículos renovados, o devolviendo los equipos al final de un contrato de alquiler. Al gestionar la reutilización o liquidación efectivas, un plan de recuperación de activos ayuda a maximizar los beneficios.
Después de considerar estos factores clave, puede crear un plan integral de gestión de activos de servicios públicos para gestionar adecuadamente sus activos y optimizar sus operaciones.
10 pasos para crear un plan eficaz de gestión de activos de servicios públicos
Tanto si redacta su primer plan como si perfecciona un documento ya existente, nuestra guía en 10 pasos le ayudará a gestionar el proceso.
1. Definir objetivos estratégicos
Para tener éxito, su plan de gestión de activos de servicios públicos debe estar alineado con los objetivos estratégicos. Recuerde que sus objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, procesables, relevantes y centrados en el tiempo) e identifique el resultado de sus esfuerzos.
Si no sabes por dónde empezar a la hora de planificar objetivos, pregúntate:
- ¿Dónde quiere estar dentro de 5, 10 y 50 años?
- ¿Cuál es el mayor problema al que te enfrentas actualmente?
- ¿Cómo puedes mejorar en el próximo año?
Todavía no tiene que centrarse en los detalles, basta con identificar lo que es importante para su organización y en qué aspectos espera mejorar.
2. Determinar los activos críticos
Sus activos críticos son los que mantienen su empresa en funcionamiento y deben ser su principal objetivo. ¿Cuáles son sus activos más importantes? ¿Hay alguno en peligro? Asegúrese de que sus activos están en consonancia con sus objetivos estratégicos y su plan de éxito a largo plazo. Si desea mejorar la supervisión de los datos de los activos, identifique las herramientas que necesitará para lograrlo, como servicios de campo y software de gestión de activos.
3. Elaborar un plan de mantenimiento
El mantenimiento de los activos es una parte crucial de sus operaciones. Elabore un plan de mantenimiento para garantizar que todos los activos funcionan correctamente, y asegúrese de incluir la frecuencia con la que realizará el mantenimiento.
Debe incluir protocolos tanto preventivos como reactivos: establecer quién participará en el mantenimiento, con qué frecuencia debe revisarse cada equipo y un resumen de los procedimientos normalizados de trabajo (PNT), una lista de las piezas necesarias, los procedimientos de seguridad y el tiempo estimado para completar las tareas de mantenimiento preventivo.
4. Elaborar un plan de recuperación de activos
Comience su plan de recuperación de activos elaborando una lista de todos los equipos, herramientas y otros recursos. Cada activo tiene una expectativa de vida útil preasignada con una depreciación del valor a lo largo de su vida útil, así que considere lo que queda del ciclo de vida restante. Si tiene poco espacio de almacenamiento, considere la posibilidad de retirar la maquinaria innecesaria.
Los datos físicos y de costes de su inventario le servirán de base para planificar y realizar los trabajos que devuelvan o sustituyan un activo existente a su tamaño, estado o capacidad originales. Estas decisiones deben tomarse en función del ciclo de vida, de modo que pueda optimizarse la compensación entre el coste de mantenimiento y el coste de sustitución.
5. Gestionar los riesgos de los datos
Podría decirse que los datos son el activo más importante de su empresa. Además de pensar en cómo piensa utilizar los datos para generar valor o adaptarse a las necesidades empresariales, también necesita protegerse contra la pérdida de datos. El almacenamiento, el uso, la transmisión, la gestión y la seguridad de los datos son factores clave.
Realice una auditoría que le ayude a comprender qué datos son los más cruciales para su empresa y, para evitar que se produzcan riesgos de datos, asegúrese de que:
- Mantener actualizado el software
- Instale programas de protección antivirus
- Realice copias de seguridad de los datos importantes
- Aplique la autenticación de dos factores
6. Esbozar los flujos de trabajo
Se trata de un área clave para cualquier plan de gestión de activos de servicios públicos, ya que le ayuda a identificar qué procesos de flujo de trabajo deben establecerse y quién es responsable de cada cosa. Al proporcionar a su equipo información y acceso a los flujos de trabajo en tiempo real y a la distribución de tareas, todos son conscientes de sus responsabilidades y rinden cuentas de su trabajo.
Si su plan estratégico requiere nuevos flujos de trabajo, reúnase con el equipo pertinente para iniciar una conversación sobre el perfeccionamiento y la finalización del proceso en lugar de tomar una decisión de arriba abajo.
7. Elaborar un plan financiero
¿Cuál es su presupuesto? ¿Qué financiación necesita para ejecutar con éxito su plan de gestión de activos de servicios públicos? Revise su plan estratégico e identifique los recursos que necesitará; a continuación, determine si necesita ampliar su equipo, acumular más equipamiento y si necesitará financiación para realizar estos movimientos.
8. Elegir herramientas y sistemas de información eficaces
Por lo general, la integración de un software de gestión de activos en su plan supone un aumento significativo de la eficiencia. Es posible que ya disponga de sistemas relacionados con el seguimiento del mantenimiento, el laboratorio, las finanzas, el SIG, la documentación o las adquisiciones; sin embargo, integrar herramientas dispares en una herramienta global puede ofrecer ventajas. Investigue las soluciones de software actuales basadas en la nube, como AMCS Field Services, para determinar si podría aumentar la productividad de su equipo.
9. Establecer la comunicación
La implantación de un nuevo plan de gestión de activos repercutirá en la cultura de su organización, y una buena comunicación es esencial para el éxito. Desarrolle métodos de gestión del cambio para garantizar que todo transcurre sin problemas. Del mismo modo, es importante informar a los responsables de la toma de decisiones internos y a las partes interesadas externas sobre el estado de los activos, las alternativas de inversión y los riesgos potenciales si los activos no se mantienen adecuadamente.
10. Desarrolle y aplique su plan
Basándose en los pasos anteriores, empiece a desarrollar su plan estratégico de gestión de activos y piense en cómo lo hará llegar a su equipo. Asegúrese de incluir acciones a corto y largo plazo para mejorar las prácticas de gestión de activos. También debe pensar en los calendarios, recursos, prioridades, costes y acciones específicos necesarios para aplicar el plan con éxito.
Conclusión: Cómo el software de gestión de activos mejora su plan
Como recursos críticos para apoyar a la sociedad, los proveedores de servicios públicos deben abordar los posibles problemas de infraestructura para ser sostenibles. Su plan de gestión de activos sirve de hoja de ruta para lograrlo, lo que significa que requiere una estrategia a largo plazo con objetivos claros y un enfoque sistemático.
Como elemento central de su plan, el software de gestión de activos puede ayudarle a lograr este objetivo de forma rentable. La implementación de las últimas soluciones basadas en la nube y adaptadas a dispositivos móviles, por ejemplo, puede ayudarle a realizar un seguimiento del rendimiento de los activos, simplificar la recopilación de datos, mejorar la elaboración de informes y fomentar la colaboración.
Con las herramientas adecuadas a su alcance, puede gestionar los activos de forma más eficiente durante todo su ciclo de vida, reduciendo costes y garantizando el máximo rendimiento de la inversión. En última instancia, se agilizan las operaciones complejas para cumplir el objetivo principal de cualquier plan de gestión de activos de servicios públicos: comprender cómo realizar el trabajo adecuado, en el momento adecuado y por las razones adecuadas.
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