¿No sería estupendo trazar un proceso interno muy complejo de una empresa en una sola cara de una hoja A4? Los responsables de la gestión de riesgos, la gestión de la calidad y la gestión medioambiental podrían reconocer los parámetros y las interacciones clave del proceso. A partir de ahí, podrían optimizar tanto la colaboración interna como la calidad de los resultados, mejorando la eficiencia y contribuyendo a una mayor sostenibilidad. ¿Suena bien? Lo es, ¡y está a tu alcance! Gracias al Diagrama de la Tortuga
¿qué es el diagrama de la tortuga?
En esencia, el diagrama de tortuga es una representación gráfica de un proceso. Proporciona una visión clara que puede ayudar tanto a directivos como a empleados a comprender un proceso específico, incluidos los distintos parámetros del proceso y cómo interactúan. Esto lo convierte en una gran herramienta para la gestión de procesos a largo plazo y la gestión sistemática de riesgos.
Las tres áreas clave de aplicación de los diagramas de tortuga son:
- Mapeo de procesos
- Análisis de procesos
- Análisis de riesgos
¿cómo crear un diagrama de tortuga?
Como su nombre indica, el diagrama de tortuga se asemeja al cuerpo de una tortuga. La cabeza del reptil representa los insumos, como los materiales o la información, mientras que la cola representa el producto resultante del proceso. Las cuatro patas representan los factores que influyen en el proceso, como el equipo, el personal y la información. Este método simplificado de análisis de procesos permite identificar y trazar rápida y fácilmente todos los parámetros relevantes en los distintos procesos de su empresa.
A diferencia de los complejos panoramas de procesos, la Tortuga de Procesos facilita el análisis estructurado de procesos específicos. Así, los empleados pueden comprender fácilmente estos diagramas de un vistazo. No sólo son útiles para definir, analizar, estructurar y mejorar procesos individuales, sino que también ponen de relieve las conexiones e interdependencias entre procesos. Como resultado, se han convertido en una herramienta establecida para aumentar el conocimiento de los procesos y como ayuda visual en las evaluaciones del personal.
- Cabezal
Esta sección se utiliza para determinar la entrada necesaria para producir la salida. Puede incluir documentos como una Orden de Trabajo, materiales como inventario, o información como la Lista de Materiales.
- Pierna delantera derecha
Describe los recursosutilizados por y puede incluir recursos materiales, infraestructuras como maquinaria, equipos y herramientas, y el entorno de trabajo.
- Pierna izquierda delantera
Este es el lugar para enumerar los objetivos perseguidos a través del proceso junto con las cifras y los indicadores de rendimiento utilizados para medirlo.
- Estómago de tortuga
Aquí debe nombrar el proceso examinado. Se pueden trazar los pasos clave del proceso y también se pueden especificar a) las personas responsables de un proceso y b) los riesgos y oportunidades de un proceso.
- Pierna trasera derecha
En esta área se pregunta "quién", centrándose en los responsables delproceso y en las habilidades, competencias y formación que necesitan para llevarlo a cabo con éxito.
- Pierna izquierda trasera
Sirve para especificar los métodos, instrucciones y procedimientos aplicados durante el proceso.
- Cola de tortuga
Este es el lugar para describir la salida - es decir, el resultado, producto o información proporcionada a través del proceso.
ejemplo: uso del diagrama de tortuga para "revisión y mantenimiento"
Cuando se pretende analizar un proceso utilizando el Diagrama de la Tortuga, el primer paso consiste en definir el proceso que se va a analizar y su objetivo, y a continuación enumerar todos los recursos pertinentes. También debe anotar los indicadores utilizados para evaluar el proceso, información sobre reglamentos y normas, junto con cualquier riesgo que pueda comprometer el éxito del resultado, así como las oportunidades inherentes al proceso. Para facilitar la tarea, puede empezar por representar el diagrama de tortuga en un cuadro de 3x3. Así, para el ejemplo de "revisión y mantenimiento", podría rellenar la tabla con viñetas de la siguiente manera:
Recursos Herramientas, TI | Propietarios de procesos Responsables de tecnología y mantenimiento | Participantes Empleados de los departamentos de Servicio y Mantenimiento, Producción y Compras |
Entrada Mensajes de error, notificaciones de los empleados | Objetivo Inspecciones periódicas de la maquinaria y las instalaciones; reparaciones y sustitución preventiva de piezas de la maquinaria | Resultado Equipos y maquinaria seguros y en funcionamiento |
Indicadores Tiempo de parada, tiempo de inactividad de la máquina | Riesgos/oportunidades Procesos seguros, menos tiempo de inactividad y menos accidentes laborales | Información Plan de mantenimiento, instrucciones de funcionamiento, instrucciones de procedimiento e instrucciones de trabajo |
Después, puedes añadir esta información al diagrama:
ventajas e inconvenientes del diagrama de tortuga
Por supuesto, el Diagrama de Tortuga no será apropiado en todas las situaciones. A continuación se exponen algunas de las principales ventajas y desventajas del formato.
| Ventajas | Inconvenientes |
Representación simplificada de un proceso dentro de una empresa | Sólo se examina un proceso por diagrama de tortuga |
Proporciona un alto grado de transparencia en los parámetros del proceso | El análisis de las cadenas de procesos asociadas suele requerir mucho más trabajo |
Muestra claramente las interdependencias e interfaces | Las tortugas individuales deben estar conectadas y relacionadas entre sí |
Los empleados obtienen información clave examinando sistemáticamente los subprocesos | La visualización ultraconcisa no deja espacio para descripciones detalladas, lo que permitiría una optimización diferenciada de los procesos en distintas subáreas. |
Ideal para auditorías |
utilizar la tortuga para la gestión de la calidad
La mejora de la eficacia de los procesos desempeña un papel fundamental en la gestión de la calidad. ¿Por qué? Bueno, la calidad siempre está garantizada cuando la producción de su organización cumple los requisitos definidos por el cliente. El diagrama de la tortuga puede ayudar a poner de relieve claramente los factores que influyen en la producción.
Como reflejo de esto, la norma internacional para los sistemas de gestión de la calidad, ISO 9001, exige a las organizaciones que adopten un enfoque orientado a los procesos, definiendo y controlando sistemáticamente los procesos y sus interdependencias para producir el resultado deseado. En el caso de un sistema de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9001, esto se traduce en: calidad mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente.
De hecho, la norma le exige que determine y defina los procesos de gestión, básicos y de apoyo y los parámetros de proceso correspondientes para el sistema de gestión de la calidad. Estos parámetros incluyen los siguientes puntos, que reconocerá en el diagrama de tortuga:
- Entradas necesarias y resultados esperados de los procesos
- Secuencias e interdependencias de los procesos
- Criterios y procedimientos para aplicar y controlar eficazmente los procesos
- Recursos y su disponibilidad
- Responsabilidades y autoridades
- Riesgos y oportunidades
Es vital determinar, aplicar, evaluar y mejorar estos parámetros del proceso. Esto permite evaluar los procesos, aplicar cambios y lograr optimizaciones de los mismos.
Curiosamente, la orientación a los procesos también desempeña un papel similar en la norma ISO/TS 16949 de gestión de la calidad en la automoción. Tanto esta norma como la ISO 9001 exigen que las empresas apliquen la orientación a procesos. Las empresas son libres de determinar cómo llevan a cabo el análisis de procesos y demostrarlo en las auditorías, pero el método Turtle es una herramienta especialmente adecuada.
Uso de la Tortuga para la gestión de la energía, el medio ambiente y la seguridad laboral
Además de la gestión de la calidad, el diagrama de tortuga puede ser una herramienta eficaz para otros sistemas de gestión. Las normas ISO 14001, ISO 50001 e ISO 45001 siguen un enfoque orientado a los procesos con el objetivo de definir, planificar y controlar los procesos para conseguir el resultado deseado.
En un sistema de gestión medioambiental conforme a la norma ISO 14001, por ejemplo, el resultado deseado es una mejora del rendimiento medioambiental. En un sistema de gestión de la energía conforme a la norma ISO 5001, el resultado deseado es una mejora de la eficiencia energética. Y, en un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo conforme a la norma ISO 45001, el resultado deseado es una mejora de la salud y la seguridad en el trabajo de los empleados.
Para cualquiera de estas áreas, el primer paso es definir todos los procesos significativos y recopilarlos en un mapa del panorama de procesos. Es importante definir criterios para todos los procesos que repercuten o influyen en el rendimiento medioambiental, el rendimiento energético o la seguridad laboral. Como tal, el Diagrama de Tortuga es ideal para esta tarea de definición y análisis de procesos, y los resultados pueden documentarse en una instrucción de procedimiento que luego se pone a disposición de todos los empleados.
impulsar la sostenibilidad mediante la mejora de los procesos
El diagrama de tortuga es un instrumento eficaz para trazar un proceso y realizar análisis de riesgos y procesos. La representación concisa de todos los parámetros, así como sus conexiones e interdependencias, crea transparencia para todos los implicados. Muchas normas internacionales también exigen que se adopte un enfoque orientado a los procesos, y el diagrama de tortuga es una herramienta práctica y perspicaz para aplicar este enfoque, además de proporcionar una fuente útil de pruebas durante las auditorías.
Como resultado, el Diagrama de Tortugas sienta las bases para mejorar la colaboración entre los distintos departamentos, apoyando la gestión de procesos, la reducción de costes y las medidas de optimización de procesos, todos ellos elementos fundamentales para aumentar tanto la rentabilidad como la sostenibilidad de su empresa.