Toda solución de software, independientemente de su finalidad, tiene sus detractores y sus fans. Hay quienes piensan que es lo mejor que le ha pasado a su empresa, y quienes creen que no ha habido más que problemas desde que la solución se puso en marcha.
La introducción de nuevos programas o sistemas suele conllevar una inversión considerable. Cuanto mayor sea la preparación para una nueva solución y el cambio que conllevará, menor será el riesgo de que sea recibida negativamente. Creo que este es el caso del software de medio ambiente, salud y seguridad, ya que la gente lo ve a menudo como un añadido innecesario a la empresa, que introduce procesos que no son necesarios o que invierte en funciones no relacionadas con los ingresos.
He aquí cinco consejos para tomar la decisión más acertada a la hora de adquirir un software de medio ambiente, salud y seguridad. Se basan en los enfoques de mejores prácticas que he experimentado con clientes en una amplia selección de implantaciones, en un amplio espectro de sectores; organizaciones con visión de futuro que han comprendido el verdadero valor estratégico de un enfoque digitalizado y sistematizado de la gestión de medio ambiente, salud y seguridad.
1. implicar a las partes interesadas desde el principio
Como profesional de medio ambiente, salud y seguridad, es muy probable que ya haya hecho una lista de sus opciones preferidas de software de medio ambiente, salud y seguridad cuando se embarcó en el proyecto. Puede que esté seguro de haber hecho la elección perfecta. Ahora necesita que otras personas de su organización compartan esa confianza.
Los que van a participar directamente en los nuevos procesos y formas de hacer las cosas deben estar satisfechos y contentos cuando se introduzca el software. Si se gana su entusiasmo desde el principio, se convertirán en defensores del cambio. Se convertirán en partidarios porque sentirán la solución tan suya como usted.
Los 5 grupos de interesados clave que hay que implicar son:
- Alta dirección/C-suite
- Operaciones
- Equipo de medio ambiente, salud y seguridad
- Representantes de los trabajadores
- TI
Averiguar cuáles son sus puntos débiles y abordar los problemas que plantean contribuirá a una adopción sin problemas y aumentará las probabilidades de éxito del proyecto.
2. mantener un enfoque estratégico y una dirección orientada a los resultados
A lo largo del proceso de implicación de las partes interesadas, es fundamental no dejar que éstas dicten la dirección. Tenga cuidado de no permitir que los departamentos de mantenimiento, finanzas, TI o cualquier otra persona con un conocimiento parcial de los objetivos corporativos de medio ambiente, salud y seguridad tomen el control de la toma de decisiones. Si esto ocurre, afectará a su capacidad para desarrollar el enfoque de su organización respecto a la gestión de medio ambiente, salud y seguridad y una cultura de medio ambiente, salud y seguridad más amplia.
Los departamentos o disciplinas individuales probablemente tengan una visión limitada del alcance más amplio de la salud y seguridad en el trabajo. Aunque es beneficioso implicar a los departamentos de TI, mantenimiento, finanzas y otros en la fase inicial, tienden a saber poco, o incluso a preocuparse, por el desarrollo futuro de la gestión de la seguridad y la salud y la higiene en el trabajo.
En algún momento futuro, por ejemplo, puede que desee poner a prueba una nueva metodología de "seguridad II", sólo para encontrar resistencia a añadir o priorizar la nueva función a una solución de mantenimiento. Asegurarse de que mantiene el control minimizará la posibilidad de que se ralentice su progreso estratégico o de que preocupaciones menores adquieran mayor prioridad de la que realmente merecen.
Básicamente, una vez identificados los resultados que necesita la empresa, éstos deben constituir el objetivo del proyecto, permitiendo únicamente la flexibilidad que sirva para enriquecer dichos resultados, en lugar de diluirlos.
3. identificar los procesos más relevantes para digitalizar primero
No es raro que la gente piense que el software de medio ambiente, salud y seguridad puede resolverlo todo a la vez. La realidad reside en ser pragmático y dar un paso cada vez, empezando por los procesos más importantes para su organización.
Estos procesos pueden ser la gestión de incidentes, la gestión de riesgos, las auditorías e inspecciones o un mejor control de los productos químicos peligrosos. O su objetivo puede consistir en implicar mejor a su personal: crear una cultura de medio ambiente, salud y seguridad, implicar a más personas, mejorar la comunicación y ser más productivo en el ámbito de medio ambiente, salud y seguridad.
El punto de partida es preguntarse qué tipo de cambio fundamental está buscando en su gestión de medio ambiente, salud y seguridad. A continuación, haga la misma pregunta a sus líderes, colegas y otras partes interesadas. Probablemente estarán encantados de compartir sus ideas sobre el tema. Esta es la clave para avanzar hacia la propiedad compartida del proyecto.
4. aceptar las diferencias que conlleva el cambio
Los primeros ejemplos de software de medio ambiente, salud y seguridad eran idénticos a los procesos en papel que pretendían mejorar. Digitalizar un formulario en papel, como un informe de cuasi accidentes, significaba reproducir el mismo formulario en un ordenador.
Para mí, rellenar este tipo de formularios digitales suele suponer más esfuerzo que utilizar papel y bolígrafo. Con los viejos procesos manuales no existe el tedio de encender el portátil e iniciar sesión.
Algunas de esas primeras herramientas de medio ambiente, salud y seguridad nos parecen hoy bastante básicas e incluso primitivas. El caso es que hay empresas que siguen utilizándolas.
Las soluciones actuales en materia de medio ambiente, salud y seguridad son muy distintas de aquellas primeras iniciativas. La tecnología ha avanzado en todos los campos de la actividad humana. Las soluciones de medio ambiente, salud y seguridad se han desarrollado rápidamente al mismo tiempo. Esto puede parecer una obviedad, pero a menudo las organizaciones no lo tienen en cuenta.
Al elegir un software, tendrá la oportunidad de replantearse, mejorar y agilizar sus procesos, haciéndolos más sencillos y rápidos.
Esté preparado para aceptar las diferencias que conlleva el cambio que le permitirá su software. También podrá hacer un mayor uso de sus datos, compartirlos, colaborar y comunicarse con mucha más facilidad y eficacia que si hubiera optado simplemente por pasar todos los procesos manuales anteriores a su equivalente digital.
5. centrarse en el futuro
Una vez decidida la implantación de un nuevo programa informático, querrá ponerlo en marcha en el plazo más breve posible. Un enfoque que le ayudará a conseguirlo es centrarse en el resultado estratégico y evitar perderse en pequeños detalles que no contribuyen a lograrlo. Ocuparse de los detalles más nimios hace perder tiempo en la fase crítica de introducción.
Las empresas y organizaciones varían. También lo hacen sus procesos y sus culturas de medio ambiente, salud y seguridad. Entonces, ¿por qué deberían ser todos los programas iguales? ¿Cómo podría una aplicación de construcción o mantenimiento con algunas funciones de seguridad ser la mejor opción para usted, si trabaja en una empresa de servicios? Intente encontrar lo que mejor se adapte a su empresa y a su entorno de trabajo. Los procesos básicos de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo son universales, pero los entornos de trabajo no lo son.
Estas son las preguntas clave que hay que hacerse a la hora de considerar el diseño y la posible personalización de la solución:
- ¿Cuántos de sus empleados (%) trabajan sobre el terreno, sin acceso directo a un ordenador?
- ¿Cuál es la proporción entre trabajadores manuales y administrativos?
- ¿Qué procesos de medio ambiente, salud y seguridad distintivos y críticos tiene en función de su sector, estilos de trabajo o cultura?
- ¿Su actividad se centra en una sola unidad, ubicación física o área, o más bien es más dispersa/compleja? ¿Qué diferencias entre ubicaciones y países hay que abordar?
- ¿Qué procesos le gustaría armonizar en todas las ubicaciones y unidades de negocio?
Compruebe que la solución que está considerando puede abordar estas cuestiones críticas. Busque referencias y estudios de casos en su sector, para comprobar dónde y cómo se han abordado. Quizá pueda verificar aún más su decisión solicitando llamadas o visitas de referencia. Pregunte a los clientes de referencia cómo ha funcionado la colaboración con el proveedor de la solución. Pregunte también si la solución se ha actualizado según lo prometido.
el éxito de los proyectos de software de medio ambiente, salud y seguridad puede ser sencillo y agradable
La compra de una solución de software de medio ambiente, salud y seguridad hoy en día no es sólo una transacción única. No debería serlo. Ambas partes, usted y el proveedor, deben considerarla como una asociación a largo plazo. Por eso es aconsejable que evalúe el riesgo de comparar únicamente el precio inicial de las posibles soluciones y considere su inversión a largo plazo. Si el proveedor de la solución no es capaz de invertir en el desarrollo continuo de su producto y servicio, es posible que su enfoque no ofrezca mucho valor a largo plazo.
Una vez que haya evaluado la solución o soluciones potenciales, verificado las afirmaciones de los argumentos y el material de venta, llamado a las referencias y realizado las diligencias debidas, es el momento de seguir adelante.
Aunque hay mucho que tener en cuenta en las fases de planificación, el éxito de los proyectos de software de medio ambiente, salud y seguridad puede ser sencillo y agradable. Si ha investigado y elegido al socio de software más adecuado, estará en buenas manos. Deje que el socio le guíe con las mejores prácticas, a la vez que apoya su proyecto de implantación. Es probable que ya lo haya hecho varias veces y seguro que cuenta con grandes conocimientos, redes y profesionales que le ayudarán a anticiparse y evitar cualquier escollo en el camino.
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