Trabajar estrechamente con los gestores de flotas es algo que los consultores de gestión de flotas de AMCS hacen a diario, ya sea ayudando a los clientes a mejorar sus procesos, formando a nuevo personal o estableciendo normas de rendimiento. Como resultado, vemos de primera mano los problemas diarios a los que se enfrentan los gestores de flotas.
Muchas de las nuevas tendencias plantean un reto, pero una cuestión que suscita inquietudes perpetuas es el cumplimiento de la normativa. Hoy en día, las flotas de todo tipo están obligadas a cumplir normas y reglamentos, así como a adherirse a la legislación más reciente. Es una lucha constante para mantenerse al día y a menudo puede parecer "una cosa más" de la que ocuparse, pero el seguimiento del cumplimiento puede tener algunas ventajas sorprendentes.
Mucho más allá de la seguridad básica, el seguimiento y la notificación del cumplimiento de la flota pueden ayudarle a reducir costes y mejorar la productividad.
¿Qué es la conformidad de las flotas y por qué es importante?
A primera vista, el cumplimiento puede parecer una cuestión sencilla. Enesencia, se trata de estar en consonancia con las directrices, los reglamentos y la legislación pertinentes, con el objetivo de mantener a sus conductores y vehículos seguros y dentro de la legalidad.
Mediante la realización de comprobaciones específicas y el registro de los resultados, puede demostrar que sus vehículos están en condiciones de circular y listos para realizar el trabajo que se espera de ellos. Esto puede incluir la documentación:
- Mantenimiento y reparación
- Inspecciones de seguridad
- Licencias
- Registro y permisos
Naturalmente, la seguridad y la gestión de riesgos se sitúan en el centro del cumplimiento de la normativa como medio para reducir accidentes y evitar multas, pero un seguimiento eficaz del cumplimiento de la normativa puede hacer mucho más que eso.
Implantar controles estratégicos y supervisar el cumplimiento de las normas ofrece oportunidades para aumentar la visibilidad y mejorar la gestión, ya se trate de cumplir objetivos operativos y financieros, de alcanzar metas estratégicas o, simplemente, de evitar costosos tiempos de inactividad imprevistos.
¿Cómo contribuye el software de mantenimiento de flotas al cumplimiento de la normativa?
Con acceso a información sobre toda su flota en una única ubicación, el software de gestión de flotas es una parte esencial del cumplimiento de la normativa sobre flotas.
Proporciona un modo de búsqueda para registrar todo tipo de documentos relevantes para el cumplimiento de la flota, con un rastro de pruebas vital para demostrar que se han llevado a cabo los controles esenciales de acuerdo con la normativa. Cuando se trata de mitigar riesgos, por ejemplo, el software de gestión de flotas ofrece un repositorio central de documentos sobre conductores, vehículos, seguros y reparaciones.
El mantenimiento de los vehículos es otro componente importante, y el software de mantenimiento de flotas ofrece formas prácticas de estructurar y aplicar un programa de mantenimiento de flotas que incluya comprobaciones, revisiones e inspecciones. En este caso, un enfoque del cumplimiento basado en los datos garantiza que los gestores de flotas no solo puedan cumplir normas como el registro de DVIR, sino también establecer e impulsar normas como el cálculo y el mantenimiento de un presupuesto de combustible.
Cumplimientode la normativa exterior
¿Por dónde empezar con el proceso de seguimiento? El primer paso es identificar quién impulsa la solicitud de cumplimiento y qué requisitos son obligatorios. Dependiendo de dónde opere su flota, esto significa asegurarse de que sus vehículos cumplen o superan las normas y reglamentos nacionales. En EE.UU., por ejemplo, esto implica cumplir las normas establecidas por la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) y el Departamento de Transporte (DOT).
No sólo estipula los informes de inspección diaria de vehículos (DVIR, por sus siglas en inglés) para identificar defectos o deficiencias, sino que también dicta cuánto tiempo está obligado a conservar los registros de mantenimiento. Esto significa que toda la documentación de inspección, reparación y mantenimiento debe conservarse durante al menos un año, y durante seis meses después de que un vehículo se venda o se retire de la flota.
Combine esto con la necesidad de almacenar licencias, permisos y datos sobre los conductores y los registros pueden empezar a acumularse. Afortunadamente, el software de mantenimiento de flotas AMCS tiene la capacidad de realizar un seguimiento de todas las actividades de mantenimiento, solicitudes de conductores y permisos por vehículo.
Tampoco hay límite en el número de años que AMCS Fleet Maintenance puede mantener registros de cada unidad, proporcionando en última instancia un historial completo y de fácil acceso para demostrar el cumplimiento de la flota y evitar posibles multas por incumplimiento.
Cumplir los requisitos internos
A continuación, vayamos más allá de la legislación y analicemos el cumplimiento de los requisitos internos establecidos por el departamento financiero o el equipo directivo. ¿Quizá desea realizar un seguimiento de los precios de las piezas, lo que le obliga a verificar que las nuevas unidades cumplen las especificaciones incluidas en la oferta o la orden de compra? ¿Está renovando las unidades de acuerdo con los parámetros establecidos para una sustitución rentable? ¿O tal vez necesita ajustarse a un presupuesto de mantenimiento o combustible aprobado?
Utilizando el software de mantenimiento de flotas para crear listas de comprobación de vehículos y realizar un seguimiento y control de objetivos de mantenimiento específicos, podrá resolver fácilmente consultas como éstas. Elacceso a datos precisos no solo contribuye a una toma de decisiones más eficaz, sino que también puede ayudar a:
- Mejorar el análisis de costes
- Reducir las averías de los activos
- Minimizar el mantenimiento no planificado
- Reducir elconsumo de combustible
Con las herramientas para implantar un programa de mantenimiento preventivo y supervisar el rendimiento de la flota, el software de mantenimiento de flotas AMCS ofrece una oportunidad real, no sólo para impulsar los estándares de seguridad, sino también para reducir costes y aumentar la rentabilidad.
Seguimiento del éxito con el mantenimiento de flotas AMCS
La elaboración de informes precisos y eficaces es la base de cualquier programa de cumplimiento. Para ayudarle a alcanzar el nivel de precisión necesario, AMCS Fleet Maintenance le permite realizar un seguimiento e informar sobre diversos parámetros con gran detalle.
El registro y la supervisión del cumplimiento de las directrices de mantenimiento preventivo, por ejemplo, pueden ofrecer información útil. Además de cumplir los acuerdos de servicio relativos a costes y tiempo de inactividad, puede ayudar a resolver problemas relacionados con reparaciones repetidas o reparaciones en garantía.
A través de AMCS Fleet Maintenance, los gestores de flotas tienen acceso a un historial completo de reparaciones mediante el sistema Vehicle Maintenance Reporting Standards (VMRS). Este sistema de codificación universal se utiliza para obtener y clasificar los datos de mantenimiento de forma estructurada para ayudarle a adquirir, operar y mantener los equipos de la forma más rentable.
Con un método sencillo de seguimiento e interrogación de datos, puede trabajar para mejorar el coste por milla tanto a nivel de flota como de vehículo, realizando análisis de combustible y del ciclo de vida para reducir los costes de explotación, aumentar la productividad y resolver los problemas habituales que repercuten negativamente en el rendimiento de la flota.
Como demuestran estos ejemplos, el seguimiento del cumplimiento es mucho más que cumplir la legislación y evitar multas. Si configura su sistema para que se centre en los requisitos estratégicos y forma al personal para que realice un seguimiento correcto y coherente de la información, podrá superar los criterios de cumplimiento y obtener los datos necesarios para ir más allá e impulsar de forma proactiva la mejora continua.
Para más ideas sobre cómo reducir costes, mejorar la seguridad y aumentar la productividad, eche un vistazo a cómo AMCS Fleet Maintenance puede ayudar a su flota.