A medida que las organizaciones de todo el mundo se esfuerzan por aumentar la eficiencia e impulsar la sostenibilidad, el reto consiste a menudo en coordinar diversas metas y equilibrar objetivos potencialmente contradictorios, ya sea aumentar la satisfacción del cliente, mejorar el rendimiento medioambiental o impulsar la eficiencia energética.
Una forma de gestionar y priorizar estos objetivos es implantar un sistema de gestión integrado, o SGI. Este marco unificado combina múltiples sistemas y procesos en un único sistema, que funciona de forma coherente para cumplir normas como la ISO 14001 de gestión medioambiental, la ISO 45001 de salud y seguridad en el trabajo, la ISO 50001 de energía y la ISO 9001 de gestión de la calidad.
Como tal, un SGI promueve la colaboración interfuncional y aumenta la transparencia, ayudando a eliminar el trabajo duplicado ineficiente y desmotivador. Sin embargo, establecer un sistema de gestión integrado que abarque varias normas ISO puede plantear dificultades, debido a la necesidad de alineación, coherencia y coordinación eficaz en múltiples ámbitos.
Aquí es donde el software de gestión de medio ambiente, salud y seguridad (EHS) pasa a primer plano. Ofrece un conjunto de herramientas para el intercambio eficaz de datos, la gestión de riesgos, el cumplimiento, la elaboración de informes y la colaboración en toda la organización. Al aprovechar estas capacidades, el software IMS basado en EHS desempeña un papel vital en el rompecabezas de la sostenibilidad.
Pero, ¿cómo elegir la solución de software adecuada para su empresa? ¿Una que facilite la sostenibilidad rentable sin necesidad de comprometer la consecución de sus objetivos? Los siguientes criterios clave pueden ayudarle a evaluar sus opciones.
criterio nº 1: comprender las necesidades de la organización
Antes de implantar una solución de software IMS, las empresas deben realizar una evaluación exhaustiva de sus necesidades y objetivos organizativos. Esto implica identificar retos específicos relacionados con el impacto medioambiental, la salud laboral, los problemas de seguridad y los requisitos de conformidad. La adaptación de la solución IMS para abordar estas necesidades únicas garantiza que el software se alinee perfectamente con los objetivos de su organización.
criterio nº 2: configuración y escalabilidad
Las empresas varían mucho en escala y complejidad. Una solución de software IMS eficaz debe poder configurarse para adaptarse a los procesos y flujos de trabajo específicos de su organización. La escalabilidad también es crucial para adaptarse al crecimiento futuro y a la evolución de las necesidades. Elija un sistema que pueda adaptarse a la expansión de su organización y a sus necesidades cambiantes a lo largo del tiempo.
criterio nº 3: facilidad de uso y formación
El éxito de la implantación del software IMS depende de la aceptación y el compromiso de los usuarios. Esto significa que es importante dar prioridad a soluciones de software fáciles de usar con una interfaz intuitiva. Garantice una formación adecuada para que los empleados de todos los niveles puedan navegar y utilizar el software con eficacia. Una plantilla bien formada tiene más probabilidades de adoptar el sistema y utilizarlo para contribuir al éxito de su organización.
criterio nº 4: integración con los sistemas existentes
El software IMS es más eficaz cuando se integra perfectamente con los sistemas existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o los sistemas de ejecución de fabricación (MES). La integración agiliza el intercambio de datos, reduce la redundancia y proporciona una visión holística de los procesos organizativos. Por lo tanto, debe evaluar la compatibilidad de cualquier software de SGI de medio ambiente, salud y seguridad con sus sistemas actuales para optimizar la eficiencia general.
criterio nº 5: gestión del cumplimiento de la normativa
El cumplimiento de la normativa local, nacional e internacional no es negociable para la mayoría de las empresas. Por lo tanto, su software IMS debe ofrecer funciones sólidas para el seguimiento y la gestión del cumplimiento normativo. Para evitar sanciones y mantener una relación positiva con los organismos reguladores, es fundamental actualizar periódicamente el software para adaptarlo a la evolución de la normativa. Busque funciones que faciliten el seguimiento del cumplimiento, la elaboración de informes y las auditorías.
criterio nº 6: seguridad y privacidad de los datos
Dada la naturaleza sensible de los datos gestionados por su software IMS, es vital dar prioridad a medidas de seguridad sólidas. El software debe cumplir las normas del sector en materia de seguridad y privacidad de los datos. Esto incluye protocolos de encriptación, controles de acceso y auditorías periódicas para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos almacenados en el sistema.
criterio nº 7: mejora continua y adaptabilidad
El software IMS no se implanta una sola vez, sino que es un proceso continuo de mejora. Por lo tanto, es imprescindible seleccionar un software que facilite las acciones correctivas y preventivas basadas en la información obtenida del análisis de datos. El sistema también debe poder adaptarse a los cambios tecnológicos, las normas del sector y los objetivos de la organización.
criterio nº 8: asistencia al proveedor y actualizaciones
Es primordial elegir un proveedor reputado con un historial de excelente asistencia y actualizaciones periódicas. Evalúe el compromiso del proveedor con la asistencia continua, las actualizaciones de software y la capacidad de respuesta a las nuevas tendencias del sector. Establecer una asociación satisfactoria garantiza que el software IMS seguirá siendo un activo valioso durante todo su ciclo de vida.
criterio nº 9: evaluación de riesgos y gestión de incidentes
Las herramientas de evaluación de riesgos y las capacidades de gestión de incidentes son cruciales. El software debe ayudar a identificar riesgos potenciales, hacer un seguimiento de los incidentes y proporcionar informes en tiempo real para permitir una toma de decisiones proactiva.
criterio nº 10: accesibilidad móvil
Dada la naturaleza dinámica del entorno de trabajo actual, es probable que necesite elegir un software que ofrezca accesibilidad móvil. Esto garantiza que los trabajadores de la planta puedan informar fácilmente de los incidentes, acceder a los procedimientos de seguridad y participar en las sesiones de formación utilizando dispositivos móviles. Apoyar al personal con aplicaciones móviles fáciles de usar puede aumentar el compromiso de los empleados con los procedimientos de seguridad y la formación.
criterio nº 11: informes y análisis
Para extraer información significativa de sus datos de medio ambiente, salud y seguridad es esencial disponer de funciones completas de elaboración de informes y análisis. Busque un software que ofrezca cuadros de mando personalizables, análisis de tendencias y análisis predictivos para respaldar una toma de decisiones informada.
criterio nº 12: rentabilidad
Considere el coste total de propiedad, incluidas las tasas de licencia, los costes de implantación y el mantenimiento continuo. Asegúrese de que el software elegido se ajusta a sus limitaciones presupuestarias y, al mismo tiempo, ofrece las funciones necesarias para una gestión eficaz de la salud y seguridad en el trabajo.
fomentar una cultura de sostenibilidad
La elección del software IMS adecuado requiere una cuidadosa consideración de varios factores. Si da prioridad a una gestión integral del cumplimiento, interfaces fáciles de usar, capacidades de integración e informes sólidos, podrá implantar una solución que no solo garantice el cumplimiento normativo, sino que también promueva una cultura de seguridad y sostenibilidad en su organización.
Una vez implantado el sistema, también puede obtener beneficios adicionales como:
- Almacenamiento centralizado de datos en línea, lo que elimina el riesgo de perder elementos importantes.
- Menos correos electrónicos y llamadas telefónicas repetitivas
- Reducción significativa de notas y archivos en papel
- Capacidad para detectar tendencias e identificar patrones
- Menos tiempo dedicado a localizar formularios u otros recursos necesarios para las acciones correctivas
- Mejora del rendimiento operativo y reducción de costes
- Mejora del desarrollo sostenible, aumento de la satisfacción de las partes interesadas y reducción de los riesgos laborales
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La plataforma de gestión de medio ambiente, salud y seguridad de AMCS es una solución de software como servicio que combina temas de medio ambiente, salud y seguridad con un sistema de gestión de la información con certificación ISO. Este enfoque holístico proporciona una solución todo en uno para facilitar lo que en AMCS llamamos "sostenibilidad del rendimiento". Ayudándole a ahorrar tiempo y recursos, y a mejorar el rendimiento, para un futuro sostenible y rentable.
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