Ne serait-il pas formidable de pouvoir schématiser un processus interne très complexe d'une entreprise sur une seule face d'une feuille A4 ? Les responsables de la gestion des risques, de la gestion de la qualité et de la gestion de l'environnement seraient en mesure de reconnaître les paramètres et les interactions clés du processus. Sur cette base, ils pourraient optimiser à la fois la collaboration interne et la qualité des résultats, améliorant ainsi l'efficacité et contribuant à une plus grande durabilité. Ça vous paraît bien ? Oui, et c'est à votre portée ! Grâce au diagramme de la tortue
Qu'est-ce que le diagramme de la tortue ?
Par essence, le diagramme de la tortue est une représentation graphique d'un processus. Il fournit une vue d'ensemble claire qui peut aider les responsables et les employés à comprendre un processus spécifique, y compris les différents paramètres du processus et la manière dont ils interagissent. Il s'agit donc d'un excellent outil pour la gestion à long terme des processus et la gestion systématique des risques.
Les trois principaux domaines d'application des diagrammes de la tortue sont les suivants :
- la cartographie des processus
- l'analyse des processus
- l'analyse des risques
Comment créer un diagramme de tortue ?
Comme son nom l'indique, le diagramme de la tortue ressemble au corps d'une tortue. La tête du reptile représente les intrants, tels que les matériaux ou les informations, tandis que sa queue représente les extrants du processus. Les quatre pattes représentent les facteurs qui influencent le processus, tels que l'équipement, le personnel et l'information. Cette méthode simplifiée d'analyse des processus permet d'identifier et de cartographier rapidement et facilement tous les paramètres pertinents des différents processus de votre entreprise.
Contrairement aux paysages de processus complexes, la tortue des processus facilite l'analyse structurée de processus spécifiques. Ces diagrammes sont donc faciles à comprendre en un coup d'œil par les employés. Ils sont non seulement utiles pour définir, analyser, structurer et améliorer les processus individuels, mais ils mettent également en évidence les liens et les interdépendances entre les processus. Par conséquent, ils sont devenus un outil reconnu pour accroître la sensibilisation aux processus et pour servir d'aide visuelle lors des évaluations du personnel.
- Tête
Cette section permet de déterminer les données d'entrée nécessaires à la production du résultat. Il peut s'agir de documents tels qu'un ordre de travail, de matériaux tels que l'inventaire ou d'informations telles que la nomenclature.
- Jambe avant droite
Il s'agitde décrire les ressourcesutilisées par , notamment les ressources matérielles, les infrastructures telles que les machines, les équipements et les outils, ainsi que l'environnement de travail.
- Avant jambe gauche
C'est ici qu'il convient de dresser la liste des objectifspoursuivis par dans le cadre du processus, ainsi que des chiffres et des indicateurs de performance utilisés pour les mesurer.
- L'estomac de la tortue
Il convient ici de nommer le processus examiné. Les principales étapes du processus peuvent être décrites et vous pouvez également spécifier a) les personnes responsables d'un processus et b) les risques et les opportunités d'un processus.
- Jambe arrière droite
Ce domaine pose la question du "qui" - en se concentrant sur les propriétaires du processus et sur les aptitudes, les compétences et la formation dont ils ont besoin pour mener à bien le processus.
- Arrière de la jambe gauche
Elle sert à spécifier les méthodes, instructions et procédures appliquées au cours du processus.
- Queue de tortue
C'est ici que l'on décrit le résultat - c'est-à-dire le résultat, le produit ou l'information fournis par le processus.
exemple : utilisation du diagramme de la tortue pour l'entretien et la maintenance
Pour analyser un processus à l'aide du diagramme de la tortue, la première étape consiste à définir le processus à analyser et son objectif, puis à dresser la liste de toutes les ressources pertinentes. Vous devez également noter les indicateurs utilisés pour évaluer le processus, les informations sur les réglementations et les normes, ainsi que les risques qui pourraient compromettre la réussite du résultat - et les opportunités inhérentes au processus. Pour faciliter la tâche, vous pouvez commencer par représenter le diagramme de la tortue dans un tableau 3x3. Ainsi, pour l'exemple de l'"entretien et de la maintenance", vous pouvez remplir le tableau avec des puces comme suit :
Ressources Outils, IT | Responsables de processus Responsables de la technologie et de la maintenance | Les participants Employés des services d'entretien et de maintenance, de production et d'achat |
Entrée Messages d'erreur, notifications des employés | Objectif Inspections régulières des machines et des installations ; réparations et remplacement préventif des pièces de machines | Résultat Équipements et machines sûrs et fonctionnels |
Indicateurs Temps d'arrêt, temps d'immobilisation des machines | Risques/opportunités Des processus sûrs, moins de temps d'arrêt et moins d'accidents du travail | Informations Plan de maintenance, instructions d'exploitation, instructions de procédure et instructions de travail |
Vous pouvez ensuite ajouter ces informations au diagramme :
avantages et inconvénients du diagramme de la tortue
Bien entendu, le diagramme de la tortue ne convient pas à toutes les situations. Voici quelques-uns des principaux avantages et inconvénients de ce format.
| Avantages | Inconvénients |
Représentation simplifiée d'un processus au sein d'une entreprise | Un seul processus est examiné par diagramme en tortue |
Offre un degré élevé de transparence dans les paramètres du processus | L'analyse des chaînes de processus associées nécessite généralement beaucoup plus de travail. |
Montre clairement les interdépendances et les interfaces | Les différentes tortues doivent être connectées et mises en relation les unes avec les autres |
Les employés obtiennent des informations clés en examinant systématiquement les sous-processus. | La visualisation ultra-concise ne laisse pas de place pour des descriptions détaillées - qui permettraient une optimisation différenciée des processus dans différents sous-domaines. |
Convient parfaitement aux audits |
utiliser la tortue pour la gestion de la qualité
L'amélioration de l'efficacité des processus joue un rôle essentiel dans la gestion de la qualité. Pourquoi ? La qualité est toujours assurée lorsque les produits de votre organisation répondent aux exigences définies par le client. Le diagramme de la tortue peut être utile en mettant clairement en évidence les facteurs qui influencent la production.
En conséquence, la norme internationale ISO 9001 relative aux systèmes de gestion de la qualité exige des organisations qu'elles adoptent une approche axée sur les processus, c'est-à-dire qu'elles définissent et contrôlent systématiquement les processus et leurs interdépendances afin d'obtenir les résultats souhaités. Dans le cas d'un système de gestion de la qualité conforme à la norme ISO 9001, cela donne : la qualité en répondant aux exigences du client.
En fait, la norme exige que vous déterminiez et définissiez les processus de gestion, de base et de soutien ainsi que les paramètres de processus correspondants pour le système de gestion de la qualité. Ces paramètres comprennent les points suivants, que vous reconnaîtrez dans le diagramme de la tortue :
- Entrées requises et résultats escomptés des processus
- les séquences de processus et les interdépendances
- Critères et procédures pour mettre en œuvre et contrôler efficacement les processus
- les ressources et leur disponibilité
- Responsabilités et autorités
- les risques et les opportunités
Il est essentiel de déterminer, d'appliquer, d'évaluer et d'améliorer ces paramètres de processus. Cela permet d'évaluer les processus, de mettre en œuvre des changements et d'optimiser les processus.
Il est intéressant de noter que l'orientation des processus joue également un rôle similaire dans la norme de gestion de la qualité automobile ISO/TS 16949. Cette norme et la norme ISO 9001 exigent toutes deux que les entreprises mettent en œuvre l'orientation des processus. Les entreprises sont libres de déterminer comment elles procèdent à l'analyse des processus et de le démontrer lors des audits, mais la méthode Turtle est un outil particulièrement adapté.
Utilisation de la Tortue pour la gestion de l'énergie, de l'environnement et de la sécurité au travail
Outre la gestion de la qualité, le diagramme de la tortue peut être un outil efficace pour d'autres systèmes de gestion. Les normes ISO 14001, ISO 50001 et ISO 45001 suivent toutes une approche axée sur les processus dans le but de définir, de planifier et de contrôler les processus afin d'obtenir les résultats souhaités.
Dans un système de management environnemental conforme à la norme ISO 14001, par exemple, le résultat escompté est une amélioration de la performance environnementale. Dans un système de gestion de l'énergie conforme à la norme ISO 5001, le résultat escompté est une amélioration de l'efficacité énergétique. Enfin, dans un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail conforme à la norme ISO 45001, le résultat escompté est une amélioration de la santé et de la sécurité au travail des employés.
Pour chacun de ces domaines, la première étape consiste à définir tous les processus significatifs et à les compiler dans une carte du paysage des processus. Il est important de définir des critères pour tous les processus qui ont un impact ou une influence sur la performance environnementale, la performance énergétique ou la sécurité au travail. Le diagramme de la tortue convient parfaitement à cette tâche de définition et d'analyse des processus et les résultats peuvent être documentés dans une instruction de procédure qui est ensuite mise à la disposition de tous les employés.
renforcer la durabilité par l'amélioration des processus
Le diagramme de la tortue est un instrument efficace pour cartographier un processus et effectuer des analyses de risques et de processus. La représentation concise de tous les paramètres, ainsi que de leurs liens et interdépendances, crée de la transparence pour toutes les personnes concernées. De nombreuses normes internationales exigent également que vous adoptiez une approche axée sur les processus et le diagramme de la tortue est un outil pratique et perspicace pour mettre en œuvre cette approche, ainsi que pour fournir une source de preuve utile lors des audits.
Le diagramme de la tortue jette ainsi les bases d'une meilleure collaboration entre les différents services, en soutenant la gestion des processus, la réduction des coûts et les mesures d'optimisation des processus - autant d'éléments fondamentaux pour accroître la rentabilité et la durabilité de votre entreprise.