Toute solution logicielle, quel que soit son objectif, a ses détracteurs et ses fans. Il y a ceux qui pensent que c'est la meilleure chose qui soit arrivée à leur entreprise, et ceux qui pensent qu'il n'y a eu que des problèmes depuis que la solution a été mise en place.
L'introduction d'un nouveau logiciel ou d'un nouveau système implique souvent un investissement important. Plus vous serez préparé à une nouvelle solution et aux changements qu'elle entraînera, moins vous risquerez qu'elle soit mal accueillie. Je pense que c'est tout à fait le cas avec les logiciels ESS, étant donné que les gens les considèrent souvent comme un ajout inutile à l'entreprise, introduisant un processus là où il n'est pas nécessaire, ou investissant dans des capacités qui ne sont pas liées aux revenus.
Voici cinq conseils pour prendre une décision éclairée lors de l'achat d'un logiciel EHS. Ils sont basés sur les meilleures pratiques que j'ai expérimentées avec des clients dans une large sélection de mises en œuvre, à travers un large éventail d'industries ; des organisations avant-gardistes qui ont saisi la véritable valeur stratégique d'une approche numérisée et systématisée de la gestion de l'ESS.
1. impliquer les parties prenantes concernées dès le départ
En tant que professionnel de l'ESS, il est très probable que vous ayez déjà établi une liste restreinte de vos options logicielles préférées en matière d'ESS lorsque vous vous êtes lancé dans le projet. Vous êtes peut-être convaincu d'avoir fait le bon choix. Il vous faut maintenant que d'autres membres de votre organisation partagent cette confiance.
Les personnes qui seront directement impliquées dans les nouveaux processus et les nouvelles façons de faire doivent être satisfaites et heureuses lorsque le logiciel est introduit. Si vous gagnez leur enthousiasme dès le départ, ils deviendront des défenseurs du changement. Ils deviendront des partisans parce qu'ils se sentiront aussi concernés que vous par la solution.
Les cinq principaux groupes de parties prenantes à impliquer sont les suivants
- Encadrement supérieur/suivant
- Opérations
- Équipe ESS
- Représentants des travailleurs
- TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION
En découvrant leurs points faibles et en abordant les questions qu'ils soulèvent, vous contribuerez à une adoption en douceur et augmenterez les chances de réussite du projet.
2. maintenir l'orientation stratégique et la direction axée sur les résultats
Tout au long du processus d'implication des parties prenantes, il est essentiel de ne pas laisser les parties prenantes spécialisées dicter la direction à suivre. Veillez à ne pas laisser la maintenance, les finances, l'informatique ou toute autre personne n'ayant qu'une compréhension partielle des objectifs de l'entreprise en matière d'ESS, prendre le contrôle de la prise de décision. Si cela se produit, cela aura un impact sur votre capacité à développer l'approche de votre organisation en matière de gestion de l'ESS et une culture ESS plus large.
Les départements ou disciplines individuels n'ont probablement qu'une vision limitée de la portée plus large de l'ESS. Bien qu'il soit utile d'impliquer l'informatique, la maintenance, les finances et d'autres dans la phase initiale, ils ont tendance à en savoir peu, voire à se désintéresser du développement futur de la gestion de l'ESS et de la sécurité.
À un moment donné, par exemple, vous souhaiterez peut-être piloter une nouvelle méthodologie de "sécurité II", mais vous vous heurterez à des résistances pour ajouter cette nouvelle fonctionnalité à une solution de maintenance ou pour lui donner la priorité. En vous assurant que vous gardez le contrôle, vous minimiserez le risque de voir vos progrès stratégiques ralentis ou de voir des problèmes mineurs devenir plus prioritaires qu'ils ne le méritent réellement.
Fondamentalement, une fois que vous avez identifié les résultats dont l'entreprise a besoin, ceux-ci doivent servir d'objectif au projet, en n'autorisant que la flexibilité qui servira à enrichir ces résultats, plutôt qu'à les diluer.
3. identifier les processus les plus pertinents à numériser en premier lieu
Il n'est pas rare que l'on pense qu'un logiciel EHS peut tout résoudre d'un coup. En réalité, il s'agit d'être pragmatique et de procéder étape par étape, en commençant par les processus les plus importants pour votre organisation.
Ces processus peuvent concerner la gestion des incidents, la gestion des risques, les audits et les inspections, ou un meilleur contrôle de vos produits chimiques dangereux. Votre objectif peut aussi être de mieux impliquer votre personnel, de créer une culture ESS, d'impliquer davantage de personnes, d'améliorer la communication et de devenir plus productif dans le domaine de l'ESS.
Le point de départ consiste à vous demander quel type de changement fondamental vous souhaitez apporter à votre gestion de l'ESS. Posez ensuite la même question à vos dirigeants, collègues et autres parties prenantes. Ils seront probablement heureux de partager leurs réflexions sur le sujet. Il s'agit là d'un élément clé pour parvenir à une maîtrise d'ouvrage partagée.
4. accepter les différences qui accompagnent le changement
Les premiers exemples de logiciels EHS étaient identiques aux processus papier qu'ils étaient censés améliorer. La numérisation d'un formulaire papier, tel qu'un rapport d'accident évité de justesse, impliquait la reproduction du même formulaire sur un ordinateur.
Pour moi, remplir ce type de formulaire numérique demande généralement plus d'efforts que d'utiliser du papier et un stylo. Avec les bonnes vieilles procédures manuelles, il n'y a pas l'ennui de démarrer son ordinateur portable et de se connecter.
Certains de ces premiers outils EHS nous paraissent aujourd'hui assez basiques, voire primitifs. Pourtant, certaines entreprises les utilisent encore.
Les solutions ESS d'aujourd'hui sont très différentes de ces premiers efforts. La technologie a progressé dans tous les domaines de l'activité humaine. Les solutions EHS se sont développées rapidement dans le même temps. Cela peut sembler une évidence, mais je constate que les organisations n'en tiennent souvent pas compte.
En choisissant un logiciel, vous aurez l'occasion de repenser, d'améliorer et de rationaliser vos processus, en les rendant plus faciles et plus rapides.
Soyez prêt à accepter les différences qui accompagnent le changement que votre logiciel permettra. Vous serez également en mesure d'utiliser davantage vos données, de partager, de collaborer et de communiquer beaucoup plus facilement et efficacement que si vous aviez simplement choisi de transférer tous les processus manuels antérieurs vers leur équivalent numérique.
5. se concentrer sur l'avenir
Après avoir décidé de déployer un nouveau logiciel, vous souhaiterez le mettre en œuvre dans les plus brefs délais. Une approche qui vous aidera certainement à y parvenir consiste à vous concentrer sur le résultat stratégique et à éviter de vous laisser distraire par de petits détails qui ne contribuent en rien à sa réalisation. S'occuper des moindres détails fait perdre du temps lors de la phase critique d'introduction.
Les entreprises et les organisations varient. Il en va de même pour leurs processus et leurs cultures ESS. Alors pourquoi tous les logiciels devraient-ils être identiques ? Comment une application de construction ou de maintenance dotée de certaines fonctions de sécurité pourrait-elle être le meilleur choix pour vous, si vous travaillez dans une entreprise de services ? Essayez de trouver ce qui convient le mieux à votre entreprise et à votre environnement de travail. Les processus fondamentaux de gestion de la santé et de la sécurité au travail sont universels, mais les environnements de travail ne le sont pas.
Voici les questions clés à vous poser lorsque vous envisagez la conception et la personnalisation potentielle de votre solution :
- Combien de vos employés (%) travaillent sur le terrain, sans accès direct à un PC ?
- Quelle est la répartition entre les cols blancs et les cols bleus ?
- Quels sont les processus ESS critiques et spécifiques à votre secteur d'activité, à vos méthodes de travail ou à votre culture ?
- Vous concentrez-vous sur une unité de site, un emplacement physique ou une zone, ou êtes-vous plus dispersé/complexe ? Quelles sont les différences entre les sites et les pays à prendre en compte ?
- Quels sont les processus que vous souhaiteriez harmoniser dans l'ensemble des sites et des unités commerciales ?
Vérifiez que la solution que vous envisagez peut répondre à ces questions essentielles. Recherchez des références et des études de cas dans votre secteur d'activité, afin de prouver où et comment ces questions ont été abordées. Vous pouvez peut-être vérifier davantage votre décision en demandant des appels ou des visites de référence. Demandez aux clients référents comment s'est déroulée la collaboration avec le fournisseur de la solution. Demandez également si la solution a été mise à jour comme promis.
la réussite des projets de logiciels EHS peut être simple et agréable
Aujourd'hui, l'achat d'une solution logicielle EHS n'est pas une opération ponctuelle. Il ne devrait pas l'être. Les deux parties, vous et le fournisseur, doivent le considérer comme un partenariat à long terme. C'est pourquoi il est conseillé d'évaluer le risque de ne comparer que les prix initiaux des solutions potentielles et d'envisager votre investissement sur une période plus longue. Si le fournisseur de la solution n'est pas en mesure d'investir dans le développement continu de son produit et de son service, son approche risque de ne pas offrir beaucoup de valeur à long terme.
Une fois que vous avez évalué la/les solution(s) potentielle(s), vérifié les affirmations contenues dans les argumentaires de vente et le matériel, appelé les références et fait preuve de diligence raisonnable, il est temps d'aller de l'avant.
Même s'il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors des phases de planification, les projets de logiciels EHS peuvent être simples et agréables. Si vous avez fait vos recherches et choisi le partenaire logiciel le mieux adapté, vous devriez être entre de bonnes mains. Laissez le partenaire vous guider avec les meilleures pratiques, tout en soutenant votre projet de mise en œuvre. Il l'a probablement fait à plusieurs reprises et dispose certainement d'informations, de réseaux et de professionnels de qualité pour vous aider à anticiper et à éviter les écueils en cours de route.
Nous vous invitons à en savoir plus sur AMCS EHS Management - contactez-nous dès maintenant. Vous pouvez également voir par vous-même comment il rationalise vos tâches EHS. Demandez une démo gratuite maintenant.