Le climat des services publics
Depuis l’aube de l’ère numérique, de nombreuses entreprises de services publics ont résisté à la mise en œuvre de nouvelles technologies. Les grands acteurs le font, bien sûr, c’est pourquoi ils sont capables de travailler avec agilité, de gagner en efficacité significative, de réduire leurs coûts d’exploitation et d’améliorer la satisfaction de la clientèle. Les riches s’enrichissent, comme on dit.
Une erreur commise par de nombreuses petites et moyennes entreprises et municipalités est de penser que les technologies sont hors de leur portée en termes de coûts. Ainsi, ils se contentent de processus manuels à forte intensité de main-d’œuvre.
Travailler de cette façon pèse sur les marges dans le meilleur des cas, mais contenir les coûts d’exploitation est maintenant plus urgent que jamais. Avec le début de l’inflation, la capacité des entreprises de services publics et des municipalités de servir leurs clients de manière rentable est sérieusement entravée.
Une perception erronée commune sur le passage au numérique
Les solutions numériques sont la réponse évidente. Il est compréhensible que la simple pensée soit écrasante. C’est un secteur pas comme les autres. L’approvisionnement et la livraison des services publics, qu’il s’agisse d’eau, d’électricité ou de gaz, doivent être stables, fiables et sûrs. Toute interruption de la mise en œuvre de nouveaux systèmes peut au mieux gêner les clients.
Et les technologies s’améliorent constamment, alors une dépense importante aujourd’hui sera-t-elle gaspillée lorsque la même technologie est obsolète dans un an? C’est une préoccupation légitime, mais en réalité, les technologies n’avancent pas aussi rapidement.
Plus de 80 % des technologies s’améliorent à moins de 25 % chaque année. 1 Les améliorations les plus rapides se produisent dans le domaine des logiciels, mais cela ne pose problème qu’avec les logiciels sur site, c’est-à-dire les logiciels installés directement sur vos ordinateurs.
Lorsque le logiciel fonctionne sur le cloud, il met automatiquement à jour ces avancées technologiques pour vous, sans aucune interruption de l’activité, tout en évoluant avec vous et en fournissant un haut niveau de sécurité à vos données.
Commencez votre voyage numérique
Le meilleur endroit pour commencer est d’une manière simple. Au cœur de toute transformation numérique se trouve la capacité d’optimiser vos opérations. Nous entendons par là la rationalisation des flux de travail afin de gagner en efficacité et en économies significatives. Cela fournira à vos opérations une épine dorsale stable.
La première étape de la modernisation consiste à utiliser un logiciel basé sur le cloud conçu spécifiquement pour le secteur des services publics. Commencez dans un domaine de votre entreprise. Nous suggérons la facturation, compte tenu des inefficacités et des coûts liés à l’utilisation de processus papier ou manuels. Les structures tarifaires des services publics varient, bien sûr, ce qui rend les processus traditionnels chronophages en raison de la complexité impliquée.
L’automatisation de ces zones grâce à la facturation électronique peut simplifier et rationaliser l’ensemble du processus tout en réduisant les coûts de main-d’œuvre, de papier, d’encre et d’affranchissement. Les erreurs sont minimisées et votre respect des réglementations est assuré. Vous pouvez également fournir aux clients un portail en ligne pour le libre-service s’ils le souhaitent.
Avant de prendre toute mesure, cependant, vous devez prendre une décision éclairée sur ce qui est le mieux pour vos opérations.
Qu’est-ce que le cloud exactement ?
Il s’agit d’un groupe de serveurs, qui sont essentiellement des ordinateurs puissants, situés sur le site de votre fournisseur de cloud, des centres de données sécurisés ou des fermes de serveurs. Ceci est considéré comme un hébergement tiers. Une application basée sur le cloud fonctionne en ligne, par opposition à un logiciel physique installé sur votre ordinateur.
Vous êtes probablement déjà sur le cloud sans vous en rendre compte. Pensez aux applications que vous pourriez utiliser en ligne. Lorsque vous vous connectez à Twitter, Facebook ou PayPal, par exemple, vous utilisez le cloud. La règle de base pour déterminer si vous êtes sur le cloud est de savoir si vous pouvez ou non accéder à votre compte à partir de n’importe quel appareil. Si vous le pouvez, vous utilisez une application basée sur le cloud.
Pour utiliser un logiciel sur site, vous devez généralement être sur place, où le logiciel physique est installé. Les logiciels basés sur le cloud sont disponibles où que vous soyez, quel que soit l’appareil que vous utilisez, tant que vous avez accès à Internet.
De nombreuses organisations utilisent à la fois le cloud et sur site, il ne s’agit donc pas nécessairement d’une décision ou l’un ou l’autre. Le fait est qu’une transformation numérique nécessite le cloud computing en raison de sa flexibilité. Pour comprendre ce qu’est réellement le cloud, nous pouvons le comparer au on-premise.
Avantages et inconvénients des logiciels sur site
Bien que le logiciel sur site soit le modèle informatique traditionnel le plus ancien, il n’est en aucun cas obsolète. Pour commencer, il est fiable et offre la confidentialité des données, à condition que vous disposiez des couches de sécurité nécessaires. Cependant, sans la participation d’une tierce partie, cela nécessite beaucoup d’attention et de ressources, telles que du personnel dédié.
Vous avez la propriété complète, ce qui vient avec des responsabilités. Cela comprend la cybersécurité, la maintenance, les mises à jour et la formation, ainsi que les coûts associés. Vous aurez besoin de serveurs supplémentaires dans une salle climatisée (ce qui entraîne plus de coûts), de systèmes d’exploitation, de mesures de sécurité du réseau et des données et d’un logiciel de base de données.
Si vous avez le budget, cela peut être une solution efficace, tant que le manque de flexibilité ne vous dérange pas.
Disponibilité : systèmes cloud vs logiciels sur site
Certains systèmes sur site sont accessibles à distance, mais vous aurez besoin d’un support tiers et d’un appareil mobile pour ce faire. Si vous préférez un logiciel sur site pour le contrôle qu’il vous donne, comprenez que l’utilisation d’un tiers introduit un niveau de risque de sécurité. Ce n’est pas insurmontable. Vous aurez besoin de mesures de sécurité strictes en place, sur tous les appareils.
Vous n’aurez pas non plus la disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 offerte par le cloud, ce qui est essentiel dans les services publics. Les événements météorologiques qui affectent la livraison des services publics peuvent également empêcher votre équipe de se rendre au bureau, où elle ne peut accéder qu’au logiciel nécessaire pour faire son travail. Avec le cloud, tant que vous avez accès à Internet, votre équipe peut travailler où qu’elle soit, ce qui permet d’accéder aux systèmes depuis n’importe quel appareil. Tout ce qui est nécessaire est une connexion Internet.
Les clients veulent aussi une disponibilité 24h/24 et 7j/7
En fournissant un portail client, que seul un système cloud peut fournir, vos clients peuvent gérer leur compte et payer leurs factures en ligne. Tout ce qu’ils veulent savoir est là, comme les modèles d’utilisation, ce qui réduit le trafic vers votre centre d’appels. Ils peuvent consulter les informations de leur compte à leur convenance. Des paiements plus rapides améliorent votre flux de trésorerie. Les portails clients, quel que soit le secteur d’activité, réduisent les retards de paiement. Cela est particulièrement vrai dans les services publics.
Sécurité : systèmes cloud vs logiciels sur site
La protection des données, telles que les comptes financiers et les informations sur les clients et les employés, nécessite une attention particulière. Avec les systèmes sur site, vous stockez vos données en interne. Tant que des professionnels de l’informatique dédiés assument cette responsabilité, effectuant des sauvegardes continues, installant des correctifs sur chaque appareil, définissant des politiques d’accès utilisateur et atténuant les cybermenaces, vos données doivent rester en sécurité. Cependant, si cela n’est pas fait correctement, vos données et vos réseaux sont menacés. Nous ne le répéterons jamais assez : si vous optez pour un système sur site, ne lésinez pas sur l’embauche d’un employé informatique (ou deux ou une équipe) pour gérer votre sécurité.
Lorsque le cloud est apparu pour la première fois, il était considéré comme inférieur à la sécurité sur site, mais les temps ont changé. Les plus grands fournisseurs de cloud ont mis en place plusieurs protocoles de sinistre et de redondance pour protéger vos données. Leurs mesures de sécurité robustes sont à plusieurs niveaux. Les équipes de sécurité du monde entier suivent les menaces et mettent en œuvre des procédures strictes. Si vous choisissez une solution basée sur le cloud, parlez au fournisseur de sa sécurité et des mesures prises pour protéger les données.
Ne négligez pas l’évolutivité
Un inconvénient du logiciel sur site est qu’il ne peut pas évoluer avec vous. Au fur et à mesure que votre clientèle augmente, vos besoins informatiques augmentent également. Pour s’adapter à cela, les systèmes sur site nécessitent de lourds investissements pour remanier votre infrastructure informatique. Si, à un moment donné, vos besoins diminuent, vous vous retrouvez avec une capacité excédentaire. Le cloud, en revanche, évolue avec vos besoins, que vous ayez besoin de plus ou moins de capacité.
Le facteur coût
Le coût est un autre facteur, c’est pourquoi le cloud est généralement préféré par les services publics de petite et moyenne taille et les municipalités. Aucun investissement initial n’est requis, alors que les logiciels sur site exigent généralement une licence perpétuelle initiale ou des frais de service (ou les deux). Les services basés sur le cloud fonctionnent principalement dans le cadre d’un abonnement annuel ou pluriannuel, couvrant tout et vous libérant des responsabilités de propriété.
Détails : à quoi ressemble une solution cloud pour votre fonction de facturation
En automatisant votre facturation et la création de factures, quel que soit le type de client ou la complexité du plan tarifaire, vous éliminez une quantité importante de travail manuel. Il garantit également la précision tout en réduisant les erreurs de saisie manuelle et en diminuant la charge sur votre centre d’appels.
Regardons la solution de facturation des services publics AMCS , conçue spécifiquement pour le secteur. Parce qu’il est spécifique à l’industrie, il comprend et aborde les nuances des structures tarifaires complexes et les demandes de facturation que seules les entreprises de services publics et les municipalités subissent. Au lieu d’essayer de moderniser un système de facturation « taille unique pour toutes les industries », la solution AMCS Utility Billing offre des capacités prêtes à l’emploi pour ingérer des relevés de compteurs automatisés et préremplir le moteur de facturation avec des formats de facturation électrique, d’eau ou de gaz.
Mais les clients sont-ils prêts pour la facturation électronique ? Avec l’adoption des achats en ligne, qui ont considérablement augmenté pendant la pandémie, la majorité le sont certainement. Ces mêmes clients sont à l’aise avec les portails clients, où ils peuvent consulter les informations de leur compte et payer en ligne. Cela n’est possible qu’avec un système basé sur le cloud.
Les clients qui veulent toujours une facture papier ne sont pas négligés. Les factures papier automatisées leur permettent de payer par la poste ou en personne. AMCS peut travailler avec vous pour se décharger du processus onéreux de génération de factures à imprimer et à poster, en utilisant des tiers approuvés et de confiance.
Fonctionnement de la facturation AMCS Utilities :
Relevés automatisés des compteurs
- Les lectures affluent dans le système de facturation
Facturation précise
- Les lectures sont facturées selon les spécifications du contrat du client
Factures générées électroniquement
- Élimine le travail manuel et le risque d’erreurs
Notifications par e-mail envoyées
- Les clients sont avertis lorsque leur relevé est prêt
Disponibilité 24h/24 et 7j/7
- Le portail client permet aux clients de consulter et de payer leur facture en ligne, à leur convenance
Communication client facilitée
- Les clients peuvent afficher leurs relevés, configurer des paiements automatiques, modifier certaines informations de compte, planifier un service et demander une maintenance via le portail.
Les factures papier simplifiées
- Si un client préfère la facturation papier, les factures sont envoyées à une imprimerie agréée pour être postées.
Visibilité totale
Nous n’avons pas encore parlé de la transparence qui vous est accordée pour toutes les données client. Il s’agit d’un avantage essentiel pour passer à AMCS Utilities Billing sur le cloud. Lorsque vous connectez tous vos processus de facturation et de paiement sur une seule plate-forme basée sur le cloud, vous obtenez une vue claire et précise de vos clients. Les interactions client via le portail apparaissent dans le système en temps réel, vous savez donc ce qui se passe et quand.
L’analyse de ces informations élimine les conjectures, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées à l’avenir.
Parlez-nous dès aujourd’hui de ce que la facturation AMCS Utilities basée sur le cloud signifierait pour vous ou téléchargez la brochure ci-dessous pour en savoir plus.
1 Massachusetts Institute of Technology, MIT News, Une étude complète du changement technologique, 2 août 2021
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Brochure sur la plate-forme AMCS pour les services publics
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