Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de flotte est une activité quotidienne des consultants en gestion de flotte d'AMCS, qu'il s'agisse d'aider les clients à améliorer leurs processus, de former du nouveau personnel ou d'établir des normes de performance. Par conséquent, nous sommes directement confrontés aux problèmes quotidiens des gestionnaires de flotte.
De nombreuses nouvelles tendances posent un défi, mais l'une d'entre elles suscite des inquiétudes permanentes : la conformité. Aujourd'hui, les flottes de tous types doivent se conformer aux règles et règlements, ainsi qu'à la législation la plus récente. C'est une lutte constante pour rester à jour et cela peut souvent sembler n'être qu'une "chose de plus" à gérer, mais le suivi de la conformité peut avoir des avantages surprenants.
Bien au-delà de la sécurité de base, le suivi et l'établissement de rapports sur la conformité de la flotte peuvent en fait vous aider à réduire les coûts et à améliorer la productivité.
Qu'est-ce que la conformité des flottes et pourquoi est-elle importante ?
À première vue, la conformité peut sembler une question simple. Il s'agit essentiellement de s'aligner sur les lignes directrices, les règlements et la législation en vigueur, dans le but de maintenir vos conducteurs et vos véhicules en sécurité et dans le respect de la loi.
En effectuant des contrôles spécifiques et en consignant les résultats, vous pouvez démontrer que vos véhicules sont en état de marche et prêts à effectuer le travail attendu d'eux. Il peut s'agir de documenter:
- Entretien et réparation
- Inspections de sécurité
- Octroi de licences
- Enregistrement et permis
Naturellement, la sécurité et la gestion des risques sont au cœur de la conformité en tant que moyen de réduire les accidents et d'éviter les amendes, mais un suivi efficace de la conformité peut faire beaucoup plus que cela.
Lamise en œuvre de contrôles stratégiques et le suivi de la conformité offrent des possibilités de visibilité accrue et de gestion améliorée, qu'il s'agisse d'atteindre des objectifs opérationnels et financiers, de réaliser des objectifs stratégiques ou simplement d'éviter des temps d'arrêt coûteux et non planifiés.
Comment les logiciels de maintenance de parcs automobiles soutiennent-ils la conformité ?
Avec l'accès aux informations sur l'ensemble de votre flotte en un seul endroit, le logiciel de gestion de flotte est un élément essentiel de la conformité de la flotte.
Il permet d'enregistrer toutes sortes de documents relatifs à la conformité de la flotte, avec une trace de preuve vitale pour démontrer que les contrôles essentiels ont été effectués conformément à la réglementation. En ce qui concerne l'atténuation des risques, par exemple, le logiciel de gestion de flotte offre un référentiel central pour les documents relatifs aux conducteurs, aux véhicules, à l'assurance et aux réparations.
L'entretien des véhicules est un autre élément important, les logiciels d'entretien de flotte offrant des moyens pratiques de structurer et de mettre en œuvre un programme d'entretien de flotte comprenant des vérifications, des révisions et des inspections. Une approche de la conformité basée sur les données permet aux gestionnaires de flotte de respecter des normes telles que l'enregistrement des DVIR, mais aussi de définir et d'appliquer des normes telles que le calcul et le respect d'un budget de carburant.
Respect des réglementations externes
Alors, par où commencer dans le processus de suivi ? La première étape consiste à déterminer qui est à l'origine de la demande de conformité et quelles sont les exigences imposées. Selon l'endroit où votre flotte opère, il s'agit de s'assurer que vos véhicules respectent ou dépassent les normes et réglementations nationales. Aux États-Unis, par exemple, il s'agit d'adhérer aux réglementations établies par la FederalMotor Carrier Safety Administration (FMCSA) et le Department of Transportation (DOT).
Non seulement cette disposition prévoit l'établissement de rapports d'inspection quotidienne du véhicule (DVIR) afin d'identifier les défauts ou insuffisances, mais elle précise également la durée pendant laquelle vous devez conserver les documents d'entretien. Celasignifie que tous les documents d'inspection, de réparation et d'entretien doivent être conservés pendant au moins un an, et pendant six mois après la vente ou le retrait d'un véhicule du parc.
Si l'on ajoute à cela la nécessité de stocker les licences, les permis et les données relatives aux conducteurs, les dossiers peuvent commencer à s'accumuler. Heureusement, le logiciel AMCS Fleet Maintenance permet de suivre toutes les activités de maintenance, les demandes des conducteurs et les permis par véhicule.
Iln'y a pas non plus de limite au nombre d'années pendant lesquelles AMCS Fleet Maintenance peut conserver les données de chaque unité, ce qui permet de disposer d'un historique complet et facilement accessible pour prouver la conformité de la flotte et éviter les amendes potentielles en cas de non-conformité.
Satisfaire aux exigences internes
Ensuite, au-delà de la législation, examinons la conformité avec les exigences internes fixées par votre département financier ou votre équipe de direction. Peut-être souhaitez-vous suivre le prix des pièces, ce qui vous oblige à vérifier que les nouvelles unités répondent aux spécifications incluses dans l'appel d'offres ou le bon de commande ? Le renouvellement des unités s'effectue-t-il conformément aux paramètres établis pour un remplacement rentable ? Ou peut-être devez-vous rester dans les limites d'un budget approuvé pour l'entretien ou le carburant ?
En utilisant un logiciel d'entretien de flotte pour créer des listes de contrôle des véhicules et pour suivre et contrôler des objectifs d'entretien spécifiques, vous pouvez facilement résoudre des questions telles que celles-ci. L'accès à des données précises permet non seulement de prendre des décisions plus efficaces, mais il peut aussi contribuer à.. :
- Améliorer l'analyse des coûts
- Réduireles pannes d'actifs
- Minimiser la maintenance non planifiée
- Réduire la consommation de carburant
Avec les outils permettant de mettre en œuvre un programme de maintenance préventive et de surveiller les performances de la flotte, le logiciel de maintenance de flotte AMCS offre une réelle opportunité, non seulement de renforcer les normes de sécurité, mais aussi de réduire les coûts et d'augmenter la rentabilité.
Suivi de la réussite avec AMCS Fleet Maintenance
Des rapports précis et efficaces sont au cœur de tout programme de conformité. Pour vous aider à atteindre le niveau de précision requis, AMCS Fleet Maintenance vous permet de suivre et d'établir des rapports sur divers paramètres avec des détails granulaires.
L'enregistrement et le contrôle de la conformité aux directives de maintenance préventive, par exemple, peuvent fournir des informations utiles. Outre le respect des accords de service concernant les coûts et les temps d'arrêt, cela peut aider à résoudre les problèmes liés aux réparations répétées ou aux réparations sous garantie.
Grâce au système AMCS Fleet Maintenance, les gestionnaires de flotte ont accès à un historique complet des réparations en utilisant le système VMRS (Vehicle Maintenance Reporting Standards). Ce système de codage universel permet d'obtenir et de trier les données de maintenance de manière structurée afin de vous aider à acheter, exploiter et entretenir les équipements de la manière la plus rentable possible.
Grâce à une méthode simple de suivi et d'interrogation des données, vous pouvez travailler à l'amélioration du coût par kilomètre au niveau de la flotte et des véhicules, en effectuant des analyses du carburant et du cycle de vie afin de réduire les coûts d'exploitation, d'augmenter la productivité et de résoudre les problèmes courants qui ont un impact négatif sur les performances de la flotte.
Comme le montrent ces exemples, le suivi de la conformité va bien au-delà du simple respect de la législation et de l'évitement des amendes. En configurant votre système pour qu'il se concentre sur les exigences stratégiques - et en formant le personnel à suivre les informations de manière correcte et cohérente - vous pouvez dépasser les critères de conformité, en fournissant les données nécessaires pour aller au-delà de la conformité et favoriser de manière proactive l'amélioration continue.
Pour plus d'idées sur la façon de réduire les coûts, d'améliorer la sécurité et d'augmenter la productivité, regardez comment AMCS Fleet Maintenance peut soutenir votre flotte.