La durabilité, c’est l’affaire
Qui sommes-nous :
Le spécialiste des logiciels de durabilité, AMCS, a son siège social en Irlande et des bureaux en Europe, aux États-Unis et en Australasie. Avec plus de 1 300 employés hautement qualifiés dans 22 pays, nous sommes spécialisés dans la fourniture de solutions technologiques pour faciliter un avenir neutre en carbone.
Ce que nous faisons :
Nos solutions SaaS innovantes augmentent l’efficacité et stimulent la durabilité dans les industries gourmandes en ressources. Plus de 5 000 clients dans 23 pays bénéficient déjà de notre logiciel Performance Sustainability, ce qui nous permet de fournir des solutions pratiques pour améliorer la rentabilité et la résilience environnementale dans le monde entier.
Nos collaborateurs
AMCS offre aux membres de l’équipe plus qu’un simple emploi, mais l’occasion de tracer une carrière au sein d’une entreprise qui grandit, évolue et définit de nouvelles méthodes de travail qui ont un impact positif sur le monde qui nous entoure. AMCS a été créée en Irlande et conserve ses racines locales et sa mentalité de « start-up » avec une culture de connexion. Nos clients, nos collègues et notre communauté qui crée un environnement de travail qui favorise l’ouverture, la collaboration et la créativité.
Le groupe AMCS à Boston est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau efficace et proactif - Voyages et dépenses pour soutenir à la fois les opérations de bureau et la coordination des voyages. Ce rôle comprendra la gestion des tâches liées aux déplacements, l’aide aux besoins du bureau et le soutien à l’équipe et à la direction. Le candidat équilibrera son temps entre la coordination des voyages, l’administration du bureau et le soutien des projets d’équipe tout en maintenant un environnement opérationnel fluide.
Lieu : Bureau de Boston sur une base hybride.
Les principales responsabilités sont les suivantes :
Soutenir les opérations de bureau et les initiatives d’expérience des employés pour les bureaux d’AMCS à Boston, Jacksonville, Toledo.
Être le « visage » d’AMCS - un point de contact accueillant pour les employés, les clients et les visiteurs
Organiser et commander les fournitures de bureau, anticiper les besoins en fournitures et réapprovisionner les salles de ravitaillement ou l’équipement nécessaire.
Effectuer des tâches administratives générales telles que contacter les employés au sujet du courrier et des livraisons, de l’arrivée des invités ou de la coordination des calendriers.
Diriger la planification et l’exécution d’événements d’entreprise tels que les activités d’équipe trimestrielles hors site, les présentations à l’échelle de l’entreprise, les célébrations annuelles d’anniversaire et toute activité ad hoc liée à la culture d’entreprise.
Aider à l’aménagement physique des bureaux, comme la construction et les rénovations, en planifiant, en communiquant avec le personnel des installations et les entrepreneurs tiers et en étant présent lors des visites.
Assistez à toutes les réunions avec les clients hors site ou sur site avec la réservation de salles de conférence, la configuration et l’exécution de l’itinéraire.
Superviser l’organisation des voyages des individus et des groupes en Amérique du Nord, y compris les vols, l’hébergement et le transport terrestre ; faire appliquer la mise en œuvre de la politique de voyage, optimiser les réservations d’hôtel et les contrats pour garantir les meilleurs tarifs.
Travailler avec le service des finances et de la comptabilité pour s’assurer que les préparatifs de voyage restent dans les limites du budget ; Aider à la réconciliation des dépenses et des cartes de crédit.
Soutenir les ressources humaines et l’acquisition de talents avec l’intégration des nouveaux employés et l’orientation le premier jour.
Soutien de l’AP au CMO / GM NA, y compris l’organisation des voyages, le traitement des dépenses, la gestion de l’agenda et les mises à jour opportunes sur les principaux livrables.
Compétences et qualifications :
Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps.
Excellentes compétences en communication pour interagir avec les membres de l’équipe et les fournisseurs externes.
Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir efficacement les priorités.
Attitude proactive axée sur la résolution de problèmes et l’amélioration continue.
Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des voyages et des dépenses avec l’administration et la configuration de systèmes de voyage.