5 stappen om u voor te bereiden op een gegevensconversie

5 stappen om u voor te bereiden op een gegevensconversie bij het implementeren van een nieuwe ERP-oplossing:

Een van de meest uitdagende fasen van een nieuwe software-implementatie is het migreren van uw gegevens naar het nieuwe systeem. Hieronder vindt u vijf stappen die u kunt nemen om uw bedrijf voor te bereiden op de gegevensconversie en de gelijkenis van een succesvolle overgang te verbeteren.

1. Moet u uw gegevens converteren? -- Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de netheid van de gegevens, moet u bepalen of een gegevensconversie zelfs een waardevolle investering is. Voor kleinere bedrijven is het vaak voordeliger om de data in de nieuwe oplossing te zetten. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid om de gegevens te bekijken en problemen op te vangen die mogelijk ongemerkt zijn gebleven en het kan ook een goede trainingsoefening zijn voor het nieuwe systeem.
2. Uw gegevens opschonen- Begin met het opschonen van zoveel mogelijk gegevens op het moment dat uw bedrijf begint met het bespreken van de aankoop van een nieuwe oplossing. We hebben allemaal de analogie 'data in, data out' gehoord en dit is absoluut waar, dus focus op consistentie met items zoals klantnamen, adressen, telefoonnummers, enz. Als uw huidige systeem gegevens heeft opgeslagen in velden die niet bedoeld zijn voor dat type gegevens (d.w.z. telefoonnummer opgeslagen in een veld met de naam van een contactpersoon), probeer deze dan indien mogelijk te corrigeren. In veel gevallen werden deze onjuiste velden gebruikt vanwege het ontbreken van een geldige plaats om die informatie in de eerste plaats op te slaan, wat betekent dat u deze mogelijk niet kunt corrigeren, maar u kunt deze situaties bekijken en documenteren, zodat ze niet over het hoofd worden gezien door uw nieuwe softwareleverancier wanneer de conversie plaatsvindt.
3. Inactieve klanten converteren- Beslis van tevoren of u van mening bent dat het converteren van inactieve klanten de moeite waard is. Een effectieve optie is om een afsluitdatum te gebruiken en een klant alleen om te zetten als deze binnen een bepaalde tijd activiteit heeft gehad. Wees voorbereid om uw huidige systeem te gebruiken voor historische opzoekingen in plaats van gedetailleerde geschiedenis te laten converteren. Als je al jaren op een systeem zit, is het waarschijnlijk dat je veel codes hebt die niet meer in gebruik zijn, dus het converteren van geschiedenis zou resulteren in het maken van deze oude codes in het nieuwe systeem of het toewijzen van deze oude codes in een generieke 'conversie'-code die het doel van het hebben van de geschiedenis voor opzoekacties teniet doet.
4. Gegevens extraheren- Evalueer de opties voor het extraheren van gegevens uit uw huidige systeem. Zijn gegevens eenvoudig toegankelijk via de database direct of door gebruik te maken van ingebouwde rapporten/exports? Zo niet, dan moet u bereid zijn om uw huidige softwareleverancier in te schakelen voor hulp bij het extraheren van de gegevens.
5. Bekijk speciale situaties - Identificeer en documenteer de details van alle 'speciale' situaties die u mogelijk in het huidige systeem hebt ingesteld. Dit kan te maken hebben met een speciale manier waarop je een bepaalde set klanten moet factureren of misschien een creatieve manier waarop je klanten in het systeem aan elkaar 'koppelt'. Als u deze informatie kent voorafgaand aan discussies met betrekking tot de conversie, kunt u voorkomen dat deze items onjuist worden geconverteerd of zelfs helemaal worden gemist.