Net als slechte cijfers op school kunnen ongelukken op het werk ontmoedigend zijn. In wezen laten ze zien dat iets wat we doen niet werkt. Maar net als mislukte opdrachten zijn veiligheidsincidenten ook kansen om te leren en te verbeteren.
Als we ongevallen op een positieve en gestructureerde manier aanpakken, kunnen we risico's blootleggen en ervoor zorgen dat soortgelijke gebeurtenissen zich niet meer voordoen. Door te leren van onze fouten kunnen we verbeterde procedures voor incidentbeheer ontwikkelen die leiden tot voortdurende prestatieverbetering en de basis vormen van een effectieve veiligheidscultuur - een cultuur die het voltallige personeel motiveert om proactief deel te nemen aan veiligheidsbeheer en die de weg vrijmaakt voor duurzame bedrijfsgroei.
Om uw veiligheidscultuur te versterken, hebben we 6 handige tips samengesteld om uw incidentbeheersysteem te verfijnen, want zoals alle goede studenten weten, is er altijd nog iets te leren als u zich wilt blijven verbeteren.
1. een duidelijk rapportageproces opstellen
Zorg ervoor dat iedereen in uw organisatie weet hoe ze een veiligheidsincident moeten melden en welke communicatiekanalen ze moeten gebruiken. Met gedefinieerde taken op elk niveau en een duidelijk proces voor het melden van incidenten kunt u ervoor zorgen dat mensen niet verlamd raken wanneer zich een incident voordoet.
Moedig mensen aan om foto's te maken van het incident als dat mogelijk is, omdat dit nuttige informatie oplevert bij het onderzoeken van een incident. Hoe meer gegevens je kunt vastleggen, hoe beter, want zo leg je belangrijke details vast terwijl ze nog vers zijn.
2. volgende stappen verduidelijken
Als het incident eenmaal is gemeld, leg dan duidelijk vast wat er met het rapport moet gebeuren. Als het begraven op iemands bureau ligt, heeft het weinig nut, dus een duidelijk proces is essentieel.
Zorg ervoor dat managers weten hoe ze moeten omgaan met veiligheidsincidenten en wanneer ze deze moeten escaleren. In het geval van een ernstig incident wil je ervoor zorgen dat je responsteam zo snel mogelijk wordt ingeschakeld. Zodra een melding is ontvangen, moet iedereen weten hoe het verder moet.
3. communiceren, communiceren, communiceren!
Effectieve communicatie is essentieel. Dit geldt voor alle betrokkenen, maar ook voor het HSE-team en het management.
Onthoud dat veiligheidsincidenten niet als vertrouwelijk moeten worden beschouwd, dus als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van wat er is gebeurd, deel dan je bevindingen. Incidenten zijn zelden geïsoleerde situaties en dezelfde factoren die tot een incident hebben geleid, kunnen ook aanwezig zijn in andere delen van de organisatie. Het kan nodig zijn om veranderingen aan te brengen in training, veiligheidscultuur, operationele of managementprocessen en het is belangrijk om het rapport beschikbaar te maken voor iedereen om wie het gaat.
4. actie ondernemen
Het rapport van het veiligheidsincident en alle bevindingen van het daaropvolgende onderzoek moeten worden toegevoegd aan uw softwaresysteem voor veiligheidsbeheer. Wanneer u de hoofdoorzaken van het incident hebt gevonden, moet u onmiddellijk actie ondernemen om deze problemen op te lossen. Wijs duidelijke taken toe aan de juiste mensen en vergeet niet ze op te volgen.
5. je leerproces delen
De meest effectieve strategie voor incidentbeheer houdt in dat je leert van je eigen fouten en die van anderen. In feite kan het delen van veiligheidsinformatie iemand anders helpen om een ernstig incident te voorkomen: Heeft uw organisatie een systeem om informatie intern te delen? Hoe zit het met partners, uw branche of andere sectoren?
Neem de tijd om je eigen organisatie en anderen in je branche bewust te maken van de omstandigheden die tot het incident hebben geleid en hoe je het risico in de toekomst beheert.
6. feedback geven
Tot slot, zelfs in organisaties die een goed functionerend incident management proces hebben, wordt één belangrijke stap vaak vergeten: feedback. Vaak wordt de persoon die het incident oorspronkelijk heeft gemeld nooit op de hoogte gebracht, en hoewel u misschien stappen onderneemt zoals het verfijnen van best practices, het herzien van trainingsprogramma's of het investeren in apparatuur, is de persoon die het incident heeft gemeld misschien nooit op de hoogte van deze inspanningen.
Bekijk het eens vanuit hun standpunt... Als je veiligheidsincidenten bleef registreren waarop niemand leek te reageren, zou je in de toekomst misschien minder gemotiveerd zijn om andere incidenten te melden. Bedank altijd de persoon die het incident in eerste instantie heeft gemeld en - waar mogelijk - deel mee welke acties je hebt ondernomen naar aanleiding van hun melding. Hierdoor begrijpen ze dat hun bijdrage wordt gewaardeerd.
een holistische benadering van incidentmanagement
Zoals uit deze tips blijkt, is een effectief incidentmanagementproces essentieel, niet alleen voor de veiligheid van uw medewerkers, maar ook voor de operationele efficiëntie van uw organisatie. Met processen en hulpmiddelen om consistente incidentrapportage te realiseren, kunnen we positieve veranderingen doorvoeren die duurzame verbetering ondersteunen.
Maar het gaat niet alleen om het beheersen van ongelukken en dingen die fout gaan. Voor de beste resultaten moeten we ons ook richten op de dingen die goed gaan. Nieuwe benaderingen van veiligheid, zoals Safety-II en Safety Differently, wijzen hier nadrukkelijk op. Ze stellen bijvoorbeeld dat als er 9.999 veilige gebeurtenissen plaatsvinden voor elk ongeval, we de veiligheid ook kunnen maximaliseren door het begrijpen en stimuleren van gedrag dat de veiligheid en het welzijn op de werkplek bevordert. Lees meer over deze benadering van veiligheid in onze whitepaper 'Nieuwe perspectieven op veiligheidsmanagement'.
Een meer holistische benadering van incidentmanagement loont dus zowel op de korte als op de lange termijn. Het helpt je de motivatie op peil te houden en een goed geïnformeerde EHS-cultuur te creëren die zowel het moreel als de productiviteit stimuleert.
We nodigen je uit om meer te weten te komen over AMCS EHS Management - neem nu contact met ons op. U kunt ook zelf zien hoe het uw EHS-taken stroomlijnt. Vraag nu een gratis demo aan.