Organisaties investeren aanzienlijk in activa om hun activiteiten effectief uit te voeren. Activa van elke vorm en grootte spelen een rol bij het bepalen van de waarde van het bedrijf, zowel vanuit fiscaal oogpunt als vanuit het oogpunt van bedrijfswaardering.
Wat zijn vaste activa?
Vaste activa worden opgenomen in een balans. Bedrijven gebruiken dit soort activa voor operationele doeleinden. Het zijn geen items die het bedrijf doorverkoopt om inkomsten te genereren (dat is voorraad). Items zoals gebouwen, apparatuur en meer worden beschouwd als vaste activa.
Voor organisaties met veel assets en/of meerdere locaties kan het moeilijk zijn om zelfs maar te weten waar de assets van een organisatie zich kunnen bevinden, laat staan om de huidige staat, onderhoudsgeschiedenis of waarde van elk asset vast te stellen. Vergeet niet dat de waarde van activa ook op de balans moet worden verantwoord, rekening houdend met afschrijvingen.
Dus hoe beheert en volgt u al deze gegevens? Spreadsheets en handmatige gegevensregistratie kunnen u alleen zo ver brengen.
Wat is een fixed asset management systeem?
Systemen voor het beheer van vaste activa zijn softwareoplossingen die deze spreadsheets en handmatige processen gebruiken en het volgen, verzamelen en beheren van activagegevens automatiseren. Afhankelijk van het niveau van verfijning van het systeem, kunnen zaken als barcodescanning, realtime asset tracking en integratie met andere processen zoals werkorderbeheer ook worden opgenomen.
Het belangrijkste doel van een assetmanagementsysteem is om organisaties te helpen hun zichtbaarheid van een breed scala aan assetgegevens te verbeteren, te begrijpen waar investeringen nodig kunnen zijn in toekomstige capex-planning en handmatige processen te automatiseren om de productiviteit van het personeel te verhogen.
Wat zijn de belangrijkste functies van een asset management systeem?
1. Beheer van assetgegevens
Elk activum in een organisatie heeft een schat aan gegevens die ermee kunnen worden geassocieerd. Maar als u vertrouwt op handmatige tracking, kan dit een overweldigende taak worden. Laat staan als je honderden of zelfs duizenden assets hebt. Zonder een assetmanagementsysteem zou het uiterst lastig zijn om de volledige zichtbaarheid van het assetbeeld van een organisatie te bepalen.
Software kan u helpen de status, staat, locatie en prestaties van elk activum bij te houden, plus informatie zoals aankoopprijs, contractvoorwaarden, aankoopdatum, onderhoudsgeschiedenis, afschrijvingswaarde en meer. Sommige vermogensbeheersystemen berekenen zelfs automatisch de afschrijving van activa, waardoor de belastingaangifte wordt gestroomlijnd. Assetmanagementsystemen zullen ook activa markeren die niet langer productief of gebruikt zijn, waardoor een meer tijdige, gevolgde verwijdering mogelijk wordt. Een groot voordeel van deze systemen is het volledige overzicht van de levenscyclus van assets.
2. Onderhoudsgegevens
Het is een feit dat elk vast activum onderhoud nodig heeft om het draaiende te houden. Sommige activa kunnen zelfs een strikt onderhoudsschema vereisen om garanties actief te houden. Als u pen en papier gebruikt, kan het erg moeilijk zijn om de datums van uitgevoerde service bij te houden, welke service is uitgevoerd, wie de service heeft uitgevoerd en welke onderdelen zijn gebruikt. Laat staan herinneringen plannen, storingen plannen en de juiste werkorders maken.
Software biedt volledig inzicht in het aankomende onderhoud van een asset en historische gegevens. Dit helpt bij het herkennen van trends in de levensvatbaarheid van het activum, de bijbehorende kosten, garantiewerkzaamheden en downtime. Dit soort gegevens kan zeer waardevol zijn bij het bepalen van de totale eigendomskosten van het activum en kan zelfs de capex-planning begeleiden.
3. Rapportage en analyse
Het loggen en bijhouden van de gegevens is een cruciale eerste stap, maar echte waarde wordt ontworsteld aan het analyseren van de gegevens om operationele beslissingen te begeleiden. Een cruciaal element voor elk assetmanagementsysteem is de mogelijkheid om rapporten te genereren die bruikbare inzichten bieden. Rapporten moeten ten minste gegevens bevatten over de prestaties van activa, downtime, reparatiegeschiedenis en -frequentie en de levensduur van elk activum. De rapportagefunctionaliteit moet ook gegevens bieden die gemakkelijk kunnen worden gedeeld tussen de hele organisatie.
4. Beveiliging
Het spreekt voor zich dat assetgegevens van cruciaal belang zijn voor uw activiteiten en het is absoluut noodzakelijk dat het systeem dat u selecteert robuuste veiligheids- en beveiligingsprotocollen bevat. Met op rollen gebaseerde toegangscontroles kunt u ervoor zorgen dat alleen de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en onbevoegde gebruikers beperken. Versleuteling, regelmatige beveiligingsupdates en -patches, noodherstel, regelmatig geplande back-ups en andere cyberbeveiligingsmaatregelen zijn belangrijk om de integriteit van uw gegevens en het vertrouwen in uw systeem te beschermen.
5. Integratie en maatwerk
De beste assetmanagementsystemen maken integratie met mobiele apparaten mogelijk, omdat het grootste deel van het werk in het veld wordt uitgevoerd. Evenzo heeft elke organisatie specifieke behoeften om vast te leggen met betrekking tot hun activagegevens, werkorders en andere documentatie. Een systeem moet flexibel zijn om de aanpassingen aan te kunnen die nodig zijn om uw assetmanagementprogramma het meest effectief te laten zijn.
AMCS Field Services-oplossing is een zeer configureerbare, gebruiksvriendelijke oplossing voor activabeheer waarmee klanten efficiënt gegevens in het veld kunnen verzamelen, activa kunnen beheren, het inzicht in activiteiten kunnen vergroten en de besluitvorming en rapportage kunnen verbeteren.
Lees meer over AMCS Field Services of neem contact op met ons team voor een demonstratie.
AMCS Field Services voor nutsbedrijven brochure
Download onze brochure om te ontdekken hoe u vermogensbeheer en nalevingsrapportage kunt stroomlijnen.