Het nutsklimaat
Sinds het begin van het digitale tijdperk hebben veel nutsbedrijven zich verzet tegen de implementatie van nieuwe technologieën. De grote spelers doen het natuurlijk, en daarom kunnen ze flexibel werken, aanzienlijke efficiënties behalen, hun bedrijfskosten verlagen en de klanttevredenheid verbeteren. De rijken worden rijker, zoals het gezegde luidt.
Een fout van veel kleine en middelgrote bedrijven en gemeenten is het denken dat technologieën qua kosten buiten hun bereik liggen. Ze moeten het dus doen met arbeidsintensieve handmatige processen.
Op deze manier werken drukt de marges in de beste tijden, maar het beheersen van de bedrijfskosten is nu urgenter dan ooit. Met het begin van de inflatie wordt het vermogen van zowel nutsbedrijven als gemeenten om hun klanten kosteneffectief te bedienen ernstig belemmerd.
Een veel voorkomende misvatting over digitaal gaan
Digitale oplossingen zijn het voor de hand liggende antwoord. Het is begrijpelijk als alleen al de gedachte overweldigend aanvoelt. Dit is een sector als geen ander. Levering en levering van nutsvoorzieningen, of het nu gaat om water, elektriciteit of gas, moet stabiel, betrouwbaar en veilig zijn. Eventuele onderbrekingen bij het implementeren van nieuwe systemen kunnen klanten op zijn best hinderen.
En technologieën verbeteren altijd, dus zullen er vandaag een aanzienlijke uitgave worden verspild wanneer dezelfde technologie over een jaar verouderd is? Dat is een terechte zorg, maar in werkelijkheid gaan technologieën niet zo snel vooruit.
Meer dan 80% van de technologieën verbetert met minder dan 25% per jaar. 1 De snelste verbeteringen vinden plaats in het softwaredomein, maar dat is alleen problematisch met on-premise software, wat betekent dat software rechtstreeks op uw computers is geïnstalleerd.
Wanneer software in de cloud werkt, werkt het automatisch die technologische vooruitgang voor u bij, zonder onderbrekingen van het bedrijf, terwijl het met u meegroeit en een hoog beveiligingsniveau voor uw gegevens biedt.
Uw digitale reis starten
De beste plek om te beginnen is op een eenvoudige manier. De kern van elke digitale transformatie is de mogelijkheid om uw activiteiten te optimaliseren. Hiermee bedoelen we het stroomlijnen van workflows om zinvolle efficiëntie en kostenbesparingen te behalen. Dit zal uw activiteiten voorzien van een stabiele ruggengraat.
De eerste stap naar modernisering is door middel van cloudgebaseerde software die speciaal is ontworpen voor de nutssector. Begin in één deel van uw bedrijf. We raden facturering aan, gezien de inefficiënties en kosten van het gebruik van papieren of handmatige processen. Nutstariefstructuren variëren natuurlijk, waardoor traditionele processen tijdrovend zijn vanwege de complexiteit die ermee gepaard gaat.
Het automatiseren van deze gebieden door middel van e-facturering kan het hele proces vereenvoudigen en stroomlijnen en tegelijkertijd kosten besparen voor arbeid, papier, inkt en verzendkosten. Fouten worden geminimaliseerd en uw naleving van de regelgeving is verzekerd. U kunt klanten ook een online portal bieden om zichzelf te bedienen als ze dat willen.
Voordat u een stap zet, moet u echter een weloverwogen beslissing nemen over wat het beste is voor uw activiteiten.
Wat is de cloud precies?
Het is een groep servers, die in wezen krachtige computers zijn, die zich op de site van uw cloudprovider bevinden, beveiligde datacenters of serverfarms. Dit wordt beschouwd als hosting van derden. Een cloudtoepassing werkt online in plaats van fysieke software die op uw computer is geïnstalleerd.
Je bent waarschijnlijk al in de cloud zonder het te beseffen. Denk aan de apps die je online zou kunnen gebruiken. Wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt bij Twitter, Facebook of PayPal, gebruikt u de cloud. De vuistregel om te bepalen of u zich in de cloud bevindt, is of u vanaf elk apparaat toegang hebt tot uw account. Als u kunt, gebruikt u een cloudtoepassing.
Om on-premise software te gebruiken, moet u meestal ter plaatse zijn, waar de fysieke software is geïnstalleerd. Cloudgebaseerde software is beschikbaar waar u ook bent, op welk apparaat u ook gebruikt, zolang u maar internettoegang hebt.
Veel organisaties gebruiken zowel cloud als on-premise, dus dit is niet per se een of/of-beslissing. Het punt is dat een digitale transformatie cloud computing vereist vanwege de flexibiliteit. Om te begrijpen wat de cloud eigenlijk is, kunnen we het vergelijken met on-premise.
Voor- en nadelen van on-premise software
Hoewel on-premise software het oudere, traditionele computermodel is, is het geenszins verouderd. Om te beginnen is het betrouwbaar en biedt het gegevensprivacy, op voorwaarde dat u over de nodige beveiligingslagen beschikt. Zonder betrokkenheid van derden vereist het echter veel aandacht en middelen, zoals toegewijd personeel.
Je hebt volledig eigenaarschap, wat gepaard gaat met verantwoordelijkheden. Dit omvat cybersecurity, onderhoud, updates en training, samen met de bijbehorende kosten. U hebt extra servers nodig in een klimaatgestuurde ruimte (wat meer kosten met zich meebrengt), besturingssystemen, netwerk- en gegevensbeveiligingsmaatregelen en databasesoftware.
Als je het budget hebt, kan het een effectieve oplossing zijn, zolang je het gebrek aan flexibiliteit niet erg vindt.
Beschikbaarheid: cloudsystemen versus on-premise software
Sommige on-premise systemen zijn op afstand toegankelijk, maar u hebt ondersteuning van derden en een mobiel apparaat nodig om dit te doen. Als u de voorkeur geeft aan on-premise software voor de controle die het u geeft, begrijp dan dat het gebruik van een derde partij een beveiligingsrisico met zich meebrengt. Het is niet onoverkomelijk. U hebt strikte beveiligingsmaatregelen nodig voor alle apparaten.
U zult ook niet de 24/7 beschikbaarheid hebben die de cloud biedt, wat van cruciaal belang is voor nutsbedrijven. Weersomstandigheden die van invloed zijn op de levering van hulpprogramma's kunnen ook voorkomen dat uw team het kantoor bereikt, waar ze alleen toegang hebben tot de software die nodig is om hun werk te doen. Met de cloud kan uw team, zolang u online toegang hebt, werken waar ze ook zijn, waardoor toegang tot systemen vanaf elk apparaat mogelijk is. Het enige dat nodig is, is een internetverbinding.
Klanten willen ook 24/7 beschikbaarheid
Door een klantenportaal te bieden, dat alleen een cloudsysteem kan bieden, kunnen uw klanten hun account beheren en facturen online betalen. Alles wat ze willen weten, is daar, zoals gebruikspatronen, waardoor het verkeer naar uw callcenter wordt verminderd. Ze kunnen hun accountgegevens op hun eigen gemak bekijken. Snellere betalingen verbeteren uw cashflow. Klantportalen, ongeacht de branche, verminderen late betalingen. Dit geldt vooral voor nutsbedrijven.
Beveiliging: cloudsystemen versus on-premise software
Het beschermen van gegevens, zoals financiële rekeningen en klant- en werknemersinformatie, vereist strikte aandacht. Met on-premise systemen slaat u uw data in eigen beheer op. Zolang toegewijde IT-professionals bovenop deze verantwoordelijkheid zitten, continue back-ups uitvoeren, patches op elk apparaat installeren, beleid voor gebruikerstoegang instellen en cyberdreigingen beperken, moeten uw gegevens veilig blijven. Als dit echter niet correct wordt gedaan, lopen uw gegevens en uw netwerken gevaar. We kunnen dit niet genoeg benadrukken: als u kiest voor een on-premise systeem, beknibbel dan niet op het inhuren van een IT-medewerker (of twee of een team) om uw beveiliging af te handelen.
Toen de cloud voor het eerst verscheen, werd deze als inferieur beschouwd aan on-premise beveiliging, maar de tijden zijn veranderd. De grootste cloudproviders hebben meerdere rampen- en redundantieprotocollen om uw gegevens te beschermen. Hun robuuste beveiligingsmaatregelen zijn meerlagig. Beveiligingsteams over de hele wereld volgen bedreigingen en implementeren strakke procedures. Als u een cloudgebaseerde oplossing kiest, praat dan met de provider over hun beveiliging en de stappen die zijn genomen om gegevens te beschermen.
Vergeet schaalbaarheid niet
Een nadeel van on-premise software is dat het niet met je mee kan schalen. Naarmate uw klantenbestand groeit, nemen ook uw computerbehoeften toe. Om hieraan tegemoet te komen, vereisen on-premise systemen zware investeringen om uw IT-infrastructuur te reviseren. Als op enig moment uw behoeften afnemen, blijft u achter met overcapaciteit. De cloud daarentegen schaalt mee met uw behoeften, of u nu meer of minder capaciteit nodig heeft.
De kostenfactor
Kosten zijn een andere factor, daarom heeft de cloud meestal de voorkeur van kleine tot middelgrote nutsbedrijven en gemeenten. Er is geen investering vooraf vereist, terwijl on-premise software meestal een eeuwigdurende licentie of servicekosten vooraf vereist (of beide). Cloudgebaseerde services werken meestal onder een jaar- of meerjarenabonnement, dekken alles en bevrijden u van de verantwoordelijkheden van eigendom.
Details: hoe een cloudoplossing eruitziet voor uw factureringsfunctie
Door uw facturering en het maken van facturen te automatiseren, ongeacht het type klant of hoe complex het tariefplan is, elimineert u een aanzienlijke hoeveelheid handmatige arbeid. Het zorgt ook voor nauwkeurigheid, terwijl het handmatige invoerfouten vermindert en de belasting van uw callcenter vermindert.
Laten we eens kijken naar de AMCS Utility Billing-oplossing , speciaal ontworpen voor de sector. Omdat het branchespecifiek is, begrijpt en adresseert het de nuances van complexe tariefstructuren en de factureringsvereisten die alleen nutsbedrijven en gemeenten ervaren. In plaats van te proberen een "one size fits all industries" factureringssysteem achteraf in te bouwen, biedt de AMCS Utility Billing-oplossing kant-en-klare mogelijkheden om geautomatiseerde meterstanden op te nemen en de factureringsmodule vooraf in te vullen met elektrische, water- of gasfactureringsindelingen.
Maar zijn klanten klaar voor e-billing? Met de adoptie van online aankopen, die tijdens de pandemie aanzienlijk is toegenomen, is de meerderheid dat zeker. Deze zelfde klanten zijn vertrouwd met klantportals, waar ze hun accountinformatie kunnen bekijken en online kunnen betalen. Dit is alleen mogelijk met een cloudgebaseerd systeem.
Klanten die toch een papieren factuur willen, worden niet over het hoofd gezien. Geautomatiseerde papieren facturen stellen hen in staat om per post of persoonlijk te betalen. AMCS kan met u samenwerken om het lastige proces van het genereren van facturen om af te drukken en te verzenden, met behulp van doorgelichte en vertrouwde derden te ontlasten.
Hoe AMCS Utilities Billing werkt:
Geautomatiseerde meterstanden
- Metingen stromen naar het factureringssysteem
Nauwkeurige facturering
- Metingen worden gefactureerd volgens de specificaties van het contract van de klant
Elektronisch gegenereerde facturen
- Elimineert handmatige arbeid en het risico op fouten
Verzonden e-mailmeldingen
- Klanten worden op de hoogte gebracht wanneer hun afschrift klaar is
24/7 beschikbaarheid
- Customer Portal stelt klanten in staat om hun factuur online te bekijken en te betalen, wanneer het hen uitkomt
Eenvoudigere klantcommunicatie
- Klanten kunnen hun afschriften bekijken, automatische betalingen instellen, geselecteerde accountgegevens bewerken, service plannen en onderhoud aanvragen via de portal
Papieren facturen eenvoudiger gemaakt
- Als een klant de voorkeur geeft aan papieren facturering, worden facturen naar een doorgelicht drukkerij gestuurd voor verzending
Volledige zichtbaarheid
We hebben het nog niet gehad over de transparantie die u krijgt over alle klantgegevens. Dit is een cruciaal voordeel van de overstap naar AMCS Utilities Billing in de cloud. Wanneer u al uw facturerings- en betalingsprocessen op één cloudgebaseerd platform verbindt, krijgt u een duidelijk en nauwkeurig beeld van uw klanten. Klantinteracties via de portal verschijnen in realtime in het systeem, zodat u weet wat er aan de hand is en wanneer.
Analyse van deze informatie verwijdert giswerk en helpt u om weloverwogen beslissingen te nemen in de toekomst.
Praat vandaag nog met ons over wat cloudgebaseerde AMCS Utilities Billing voor u zou betekenen of download de onderstaande brochure voor meer informatie.
1 Massachusetts Institute of Technology, MIT News, Een uitgebreide studie van technologische verandering, 2 augustus 2021
Ontdek hoe AMCS Utility Billing zal beschermen tegen inkomstenlekkage terwijl het een hoger niveau van klanttevredenheid en self-service biedt.
Ontdek hoe onze robuuste factureringsoplossing kan helpen de winstmarges van uw bedrijf te beschermen en nauwkeurige facturering te garanderen.
AMCS Platform for utilities brochure
Download onze brochure om te ontdekken hoe u automatisering kunt stimuleren en optimalisatie van uw bedrijfsprocessen kunt leveren terwijl u de algehele ervaring voor uw klanten verbetert