Al meer dan 20 jaar heb ik vele petten op en werk ik als Management Consultant en Client Strategy Leader met bedrijven en hun EHS-uitdagingen in vele sectoren. Om mijn klanten te begrijpen, blader ik vaak door hun jaarverslagen en houd ik hun evolutie bij, maar toen ik me de afgelopen vijf jaar concentreerde op hun missie, visie en waarden, viel me de volgende trend op: bedrijven beginnen het belang dat ze hechten aan de zorg voor zowel hun mensen als hun planeet te benadrukken, boven het belang van winst. Sommige bedrijven laten deze prioriteit zien door middel van hun sociale, ecologische en economische waarden.
Als gevolg daarvan zou ik zeggen dat het nu een absolute vereiste is geworden om te investeren in veiligheid en normen voor zowel je werknemers als het milieu. Deze ontwikkeling sluit aan bij het doel van bedrijven in fundamentele sectoren om over te stappen op wat AMCS Performance Sustainability noemt - de pragmatische benadering die prioriteit geeft aan mensen, winstgevendheid en de planeet, terwijl EHSQ-professionals in staat worden gesteld om de productiviteit te verhogen, zich te richten op de veiligheid van werknemers en naleving van de regelgeving te handhaven.
Als uw bedrijf in deze concurrerende en verstorende omgeving wil opereren en de winst wil verhogen, is het essentieel dat u investeert in het verbeteren van de veiligheid en normen voor uw werknemers en het milieu. Om dat te doen, moet je het juiste deel van je budget aan deze doelen toewijzen. In dit artikel belicht ik een aantal van de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden als je wilt investeren in een oplossing voor milieu, gezondheid, veiligheid en kwaliteit (EHSQ), waaronder:
- uw uitdagingen definiëren
- de kritieke elementen van een effectieve EHSQ-oplossing onderzoeken
- inzicht ontwikkelen in uw huidige situatie, systemen en processen om uw unieke uitdagingen beter bloot te leggen
Je kunt deze PDF-sjabloon ook gebruiken voor je potentiële investeringscase. We doorlopen de sjabloon stap voor stap, zodat je kunt leren hoe je:
- de toegevoegde waarde van een nieuwe EHSQ-oplossing beoordelen
- alle kenmerken kwantificeren in passende cijfers met behulp van de voorbeeldsjablonen
- de potentiële investering van de EHSQ-oplossing financieel evalueren aan de hand van de berekende netto contante waarde, terugverdientijd en rendement op investering
Het doel is om u te helpen uw EHSQ-strategie op één lijn te brengen met uw bedrijfsstrategie en met de respectieve belanghebbenden.
de uitdagingen definiëren
Eerst en vooral wil je de EHS-gerelateerde uitdagingen voor je organisatie in kaart brengen. Ongeacht de branche waarin u opereert, heeft u te maken met zowel algemene als specifieke uitdagingen die kleine, middelgrote of grote risico's voor uw organisatie kunnen opleveren. Deze risico's kunnen uw routineactiviteiten verstoren of een strategische impact hebben. Als u geen rekening houdt met deze risico's, kan dit een impact hebben op uw activiteiten, variërend van een lichte verstoring tot een groot juridisch geschil.
De gevolgen kunnen niet alleen je organisatie als geheel treffen, maar ook het grote publiek. Niet alleen dat, maar als je je niet houdt aan de wettelijke regels die gelden in de landen waar je organisatie actief is, kun je te maken krijgen met financiële sancties. Strategisch gezien zal de reputatie van je organisatie op korte of lange termijn schade oplopen, wat een schaduw zal werpen over de relaties met alle belangrijke stakeholders. Maar het belangrijkste is dat de uitdagingen waar je je niet bewust van bent, of die overwonnen hadden kunnen worden door consistente controle, tot fatale gevolgen kunnen leiden.
de juiste oplossing ontdekken
Uiteraard is het essentieel dat u de juiste middelen inzet om EHSQ-gerelateerde uitdagingen te bewaken en op te lossen, zoals geavanceerde EHSQ-software. Enkele van de belangrijkste gebieden die met EHSQ-software kunnen worden aangepakt zijn:
- Gezondheid en veiligheid: Incidenten voorkomen, risico's beoordelen en beperken en begeleiding bieden via online instructies
- Risico- en auditbeheer: Duidelijke doelen stellen voor uw programma's, alle aspecten van risico's in overweging nemen, alle niveaus intern auditen en afstemmen met externe belanghebbenden
- Wettelijke naleving: Wettelijk register bijhouden, inspecties afhandelen, wijzigingen beheren, regelmatige updates van de inhoud initiëren
- Register van gevaarlijke stoffen: Workflow-georiënteerd goedkeuringsproces, volledig compliant beheer van chemicaliën, traceren van toepassingen en opslaggebieden, beheer van gevaarlijke goederen
- Lucht-, water- en afvalbeheer: Milieurapportage, duurzaamheidsrapportage
- Controle van werkzaamheden: Beheer van werkvergunningen, veiligheidscontroles, enz.
Zoals bij veel nieuwe technologieën het geval is, kan een EHS-oplossing bovendien extra voordelen bieden:
- Rijke en bewezen gebruikerservaring
- Volledig geïntegreerde modules met een alles-in-één platform
- Slimme rapportage onderweg
- Goed presterende teams voor klantensucces en adviesdiensten
- Flexibiliteit om aan te passen aan vereisten
- Cloud-gebaseerd, eenvoudige updates en zeer lage onderhoudsvereisten
- ISO-gecertificeerde beheersystemen, enz.
waarde beoordelen
Naast het definiëren van de mogelijke EHSQ-uitdagingen van uw organisatie en het overwegen van OSHA's gevarencategorieën, zoals biologisch, chemisch, ergonomisch, fysiek en veiligheid, is het essentieel om ook de waarde te beoordelen die een EHS-oplossing uw organisatie zal brengen door gevaren op te lossen, proactief te monitoren en problemen in een vroeg stadium te voorkomen.
ideaal "to-be" scenario
Hoewel het beoordelen van de waarde die een EHSQ-oplossing uw organisatie kan bieden ingewikkeld is, zal ik proberen algemene waardefactoren te beschrijven die u kunnen helpen bij uw denkproces:
- Op basis van de specifieke uitdaging en het geïdentificeerde gevaar is het duidelijk dat uw organisatie bepaalde verwachtingen heeft van een EHSQ-oplossing. Het achterhalen van de vereisten van de oplossing op hoog niveau kan uw eerste drijfveer zijn.
- De breedte van de functies en het vermogen van de oplossing om de risico's aan te pakken en te beperken.
- Het vermogen om de reputatie van uw organisatie intact te houden, zonder schade als gevolg van de gevaren die we eerder bespraken, zowel op de korte als op de lange termijn.
- Niet alleen het product zelf, maar ook het serviceniveau en de garanties die de leverancier van de EHSQ-oplossing kan bieden.
- De mate van vertrouwen in wederzijds succes die de leverancier van de EHSQ-oplossing uitstraalt.
Nu we de waardefactoren hebben bekeken, stellen we de zakelijke en technische vereisten op. De leverancier van de EHSQ-oplossing kan samen met u de kosten van de betreffende oplossing bepalen, inclusief implementatie. Deze eerste stap (laten we het "Kosten van de nieuwe oplossing" noemen) zal de geschatte totale kosten van uw nieuwe EHSQ-oplossing creëren, inclusief de waarde die het zal toevoegen.
Feitelijk "as-is" scenario
Naast het begrijpen van de kosten van de nieuwe oplossing, is het belangrijk om de financiële gevolgen van de hele investering te begrijpen. Merk op dat, net als de waardefactoren, de financiële gevolgen voor verschillende organisaties verschillend kunnen zijn.
Het is heel belangrijk om te begrijpen wat de kosten zijn van de systemen en processen die je nu gebruikt (Excel of een andere standaardoplossing). Je moet ook rekening houden met de kosten als je geen oplossing hebt.
Kwantificeer de problemen die je hebt met de huidige systemen en processen. Kijk niet alleen naar de Total Cost of Ownership van dergelijke systemen. Let ook op de impact van:
- Incidenten die je niet aankunt
- Situaties die uw organisatie kwetsbaar maakten door non-compliance
- Lage betrokkenheid en hoger personeelsverloop vanwege de risico's die werknemers kunnen lopen
- Ad-hoc scenario's die tot gevaren leiden
- Het onvermogen om uw producten op tijd op de markt te brengen als gevolg van deze problemen
- Ontevreden klanten die huiverig zijn om van een organisatie te kopen die risico's loopt
- Concurrentie die in het voordeel is door een gebrek aan vermogen om effectief te concurreren op de markt
- Alle negatieve cijfers die u tot nu toe hebt geboekt als gevolg van deze problemen
Door deze stap (laten we het "Verwachte Besparingen" noemen) hebben we de totale kosten van je huidige systemen en processen, inclusief de problemen, in geld gekwantificeerd. Zo kunnen we de besparingen afleiden die je zult realiseren tijdens het operationele ideale "To-Be" scenario.
Maar de berekeningen houden hier niet op!
de cijfers kraken
Als je de cijfers van de bovenstaande "As-Is" en "To-Be" scenario's bekijkt, is de volgende stap een diepgaande blik op de cashflow op lange termijn. Overweeg een tijdsbestek zoals Jaar 0 tot Jaar 5, waarbij je in Jaar 0 rekening houdt met alle kapitaaluitgaven die nodig kunnen zijn en vanaf Jaar 1 met het netto inkomen vóór belasting (dat is het aftrekken van de kosten van je nieuwe oplossing van de verwachte besparingen). Als je de % kapitaalkosten kent en deze toepast op de kasstroom over een periode van vijf jaar, kun je de netto contante waarde van het project over de hele periode bepalen.
Om de periode te bepalen waarin de baten van de investering hoger zijn dan de kosten gedurende de hele looptijd van 5 jaar, kun je de terugverdientijd berekenen en maanden aangeven. En je kunt het ROI-percentage afleiden door de netto inkomsten vóór belasting voor de periode van 5 jaar te delen door de totale kosten van het project gedurende de hele periode.
Ik weet dat deze wirwar van berekeningen verwarrend kan lijken. Maar in de praktijk zal het kennen van de cijfers en het hebben van een duidelijke uitsplitsing van stappen het evaluatieproces veel eenvoudiger maken. Voor meer duidelijkheid over de berekeningen is hier een ruw sjabloon met details voor de respectievelijke stappen:
instructies voor het gebruik van de sjabloon
Volg de gedetailleerde uitleg bij elke stap om de sjabloon effectief te gebruiken.
Doel van tabel A hierboven: Het berekenen van de verwachte besparingen wanneer uw organisatie zich ontdoet van de huidige EHSQ-gerelateerde problemen en de bestaande legacy-oplossing.
i. Gekwantificeerde kwesties: Jaarlijkse gemiddelde voorspelbare kosten in de komende jaren (bijv. kosten van ongevallen, verlies van mensenlevens, hersteltijd, vervangingen, trainingen, terugbrengen naar normale fase, niet-naleving, enz.
ii. Kosten van de huidige oplossing: De kosten van het onderhouden van de huidige verouderde legacy-oplossing en extra middelen.
iii. Door de bovenstaande kosten (i + ii) bij elkaar op te tellen, leidt u de verwachte besparingen af als voordelen.
Doel van tabel B hierboven: Het berekenen van het netto inkomen vóór belasting voor toekomstige jaren, rekening houdend met de verwachte besparingen en de totale kosten van de nieuwe EHS-oplossing.
iii. De verwachte besparingen door het elimineren van de huidige problemen en legacy-oplossing zoals berekend in tabel A.
iv. De totale eigendomskosten van de nieuwe EHS-oplossing voor de komende jaren (jaar 1 tot 5). De initiële kosten voor hardware en eventuele eenmalige softwarelicentievergoedingen moeten worden opgenomen als investeringen in jaar 0.
v. Bepaal het jaarlijkse nettoresultaat voor belastingen door de kosten van de nieuwe oplossing af te trekken van de verwachte besparingen.
Doel van tabel C hierboven: De netto contante waarde van het project als geheel berekenen.
vi. Bepaal eerst de contante waarde voor de respectieve jaren door:
A. De kasstroom voor de jaren 0 tot en met 5 in te vullen in de bovenstaande tabel. De kasstroom = jaarlijks netto inkomen vóór belasting zoals berekend in stap v.
B. Bereken de contante waarde voor de cashflow van de respectievelijke jaren door
Excel PV-functie te gebruiken (met Excel help) of
Met de formule PV = FV / (1+r) ^n waarbij PV de contante waarde is, FV de toekomstige waarde van de kasstroom, r de kapitaalkosten en n het aantal perioden.
vii. De netto contante waarde van het project is de som van de contante waarden voor de gehele looptijd van 5 jaar.
Doel van tabel D hierboven: De terugverdientijd van het project berekenen.
vii. Volg deze stappen:
A. Vul de contante waarde in van de kasstroom voor de respectievelijke jaren zoals berekend in stap vi
B. Bereken de cumulatieve waarden voor de respectieve jaren van jaar 0 tot 5.
C. Terugverdientijd = (i - c)/o waarbij
i = initiële investeringen in jaar 0
c = Cumulatieve contante waarde in het jaar vlak voor break-even
o = Oorspronkelijke kasstroom in het break-even jaar
vii. De terugverdientijd kan worden weergegeven in maanden of jaren.
Als u de juiste cijfers uit de bovenstaande sjablonen gebruikt, krijgt u de volgende financiële resultaten:
De netto contante waarde van uw EHSQ-investering vandaag, rekening houdend met alle toekomstige besparingen en kosten op de lange termijn.
Terugverdientijd in maanden/jaren tijdens de looptijd van het project, wanneer u de voordelen van uw EHSQ-investering begint te realiseren.
Rendement op uw EHSQ-investering % over de gehele looptijd.
klaar om uw investeringscase te ontwikkelen?
Natuurlijk heeft elke organisatie zijn eigen specifieke uitdagingen. En de waarde die u zult halen uit een nieuwe EHS-oplossing hangt af van een groot aantal factoren, zoals uw branche, regio('s), de markt die u bedient, de producten die u produceert, etc.
Dit artikel is bedoeld om u inzichten op hoog niveau te bieden en u te inspireren om prioriteit te geven aan het opbouwen van een feitelijke investeringscase die uw specifieke EHS end-to-end procesbehoeften dekt, dit alles in lijn met uw organisatiestrategie. Sommige elementen van de evaluatie van de investering, zoals het kwantificeren van de problemen en zowel de kosten van een nieuwe oplossing als het kwantificeren van de waarde die deze kan bieden, vereisen een specifieke diepgaande analyse.
Uitgebreid onderzoek en mijn eigen ervaring vertellen ons dat het geld dat je investeert in een EHS-oplossing een overvloed aan rendement oplevert. Hoewel ons primaire doel hier is om de financiële voordelen van het project te evalueren, is het net zo belangrijk om te onthouden dat de mogelijkheid om de productiviteit van uw bedrijf te verhogen, de naleving van de regelgeving te handhaven en ervoor te zorgen dat uw werknemers worden beschermd, van cruciale waarde is voor uw organisatie.
Als je hulp wilt bij het uitvoeren van verdere analyses of bij het ontwikkelen van je definitieve investeringscase, dan staat AMCS klaar om je te helpen. Neem contact op met een van onze EHS-experts om een kort ontdekkingsgesprek te plannen en uw volgende productieve stappen te bepalen.