Wat betekent het precies om in silo's te werken?
Wanneer verschillende afdelingen binnen hun eigen bubbels werken, werken ze in silo's. In plaats van het grotere geheel te zien en naar hetzelfde doel toe te werken, richten afdelingen zich op wat er direct onder hun neus zit. Informatie raakt gevangen, in plaats van te stromen tussen verschillende gebieden van het bedrijf.
Acties worden nodeloos gedupliceerd, wat natuurlijk financiële gevolgen heeft. Het vermogen om behendig op situaties te reageren is onmogelijk. Middelen worden verspild en kansen gaan verloren.
Werken in silo's is zelfvernietigend, waardoor afval- en recyclingbedrijven worden weerhouden van productiviteits- en efficiëntiewinsten.
Er zijn verschillende soorten silo's. Wat we zojuist hebben beschreven, zijn organisatorische silo's, die meestal informatiesilo's bevatten. Er zijn ook mentale silo's, die insulaire manieren van denken zijn. De persoon die in mentale silo's werkt, neemt beslissingen op basis van aannames en onderzoekt nooit wat er daadwerkelijk gebeurt. Dit is een gewoonte, die het moeilijker kan maken om los te komen.
Silo's die binnen silo's werken
Processen in silo's houden is ook gebruikelijk. Dit is meestal het gevolg van het werken met op papier gebaseerde processen of een mix van papier en misschien een webgebaseerd platform.
EHS-processen zijn het meest voorkomende voorbeeld van deze onsamenhangende manier van werken. De OSH-manager van een bedrijf kan op één locatie bijhouden wie welke kwalificaties bezit en wanneer die kwalificaties verlopen. Op een andere plaats houden ze trainingsinstructies bij, die kunnen verschillen van instructies op een andere site. Er is geen continuïteit in risicobeoordelingen.
Een overzicht van compliance is te tijdrovend, zo niet ronduit onmogelijk, om te bepalen. En hoe moet je non-conformiteiten herkennen als je moet schuifelen tussen papieren, e-mails en platforms?
Het effect op de productiviteit
Handmatige gegevensverzameling voor elk bedrijf in elke branche is vervelend. De resultaten van een Amerikaanse studie zouden bekend moeten aanvoelen voor afval- en recyclingbedrijven hier in het VK en zelfs over de hele wereld: werknemers verspillen 5,3 uur per week aan het wachten op gegevens die van collega's worden gevraagd, of het opnieuw creëren van informatie die al binnen het bedrijf bestaat.
De onderbreking van workflows remt op de productiviteit. Werken in silo's is gewoon een ongelooflijk inefficiënte manier van werken. Voor zaken die met OSH te maken hebben, is het zelfs gevaarlijk voor werknemers. Het legt ook extra druk op de persoon die gezondheid en veiligheid beheert, waardoor hun productiviteit wordt verstoord. De tijd om handmatige processen uit te voeren, zoals risicobeoordelingen, kan bijvoorbeeld beter worden besteed aan andere taken. Er is simpelweg geen reden om nog handmatig te werken.
Wat een digitale tool voor u kan betekenen
Digitalisering vermindert risico's en nalevingskosten en verbetert de efficiëntie. Dit doet het door tijdrovende processen en administratieve taken te stroomlijnen en/of te elimineren. Door digitalisering zuigen het afdwingen van OHS-richtlijnen en rapportage niet langer het leven uit uw productiviteit.
En als u efficiënter bent, kunt u de bedrijfskosten verlagen, inkomstenlekkage stoppen, kansen zien en erop reageren met flexibiliteit, en de prestaties en klanttevredenheid verbeteren.
Al uw gegevens, dat wil zeggen al uw informatie, zijn gestandaardiseerd en geautomatiseerd, toegankelijk voor alle relevante belanghebbenden. Dit is wat het betekent om silo's af te breken, waarbij de ene hand niet weet wat de andere hand doet.
Als een actie bijvoorbeeld niet voldoet aan de wettelijke gezondheids- en veiligheidsnormen, kan een digitale tool u meteen informeren. Een digitale oplossing kan u helpen de manier waarop u risico's in het hele bedrijf beheert te verbeteren - en zo de veiligheidsprestaties te verbeteren - en u helpen dit veel efficiënter te doen dan ooit tevoren.
Hoe zou EHS-software werken?
Een best-in-class oplossing werkt in de cloud. Het verenigt al uw processen en levert het bewijs van wereldwijde en regionale naleving. Het moet worden aangestuurd door KPI's, die op hun beurt bruikbare inzichten mogelijk maken.
Denk na over hoe je momenteel werkt en vergelijk die processen met deze:
- Een dashboard visualiseert de componenten. U kunt duiken in een uitgebreide index van de activiteiten en kwalificaties van het personeel. U kunt training organiseren op verschillende locaties en medische geschiktheidsonderzoeken. Maak veiligheidsinstructies voor werksystemen, die op verschillende apparaten toegankelijk zijn voor werknemers op locatie.
- Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften worden altijd bijgewerkt, maar goede ESH-software laat u weten dat uw bedrijf voldoet aan de eisen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, dus dit is een andere manier om uw bedrijf te beschermen. ESH Software moet ook voldoen aan de regelgeving voor gegevensprivacy.
- De ideale software maakt van risicobeoordelingen een gestroomlijnd proces, waardoor u gevaren kunt identificeren en beperken. U kunt automatisch beveiligingen invoeren die workflows beter beheren. Met sjablonen kunt u snel een beoordeling opnieuw maken en herevaluaties uitvoeren om de resultaten van uw voorgestelde wijzigingen te zien.
- Incidentrapportage en observaties zijn intuïtief. Met behulp van een smartphone, tablet of computer kan een incident direct worden gemeld via een interactieve interface om consistente en gestandaardiseerde gegevens te garanderen, die u toegankelijk kunt maken voor alle relevante belanghebbenden. Dit gaat over een snelle en eenvoudige gebruikerservaring, die actieve rapportage aanmoedigt. Dit versterkt op zijn beurt een veiligheidscultuur.
- Wat is er goed aan de huidige activiteiten? Als een proces of workflow efficiënt blijkt te zijn, laat een goede cloudgebaseerde EHS-software u dit weten. Als dat niet het geval is, ziet u dat ook met geautomatiseerde meldingen en incidentclassificaties. De mogelijkheid om te onderzoeken en te leren wat er goed of fout is gegaan, kan worden gedaan op basis van realtime informatie om u een nauwkeurig beeld van gebeurtenissen te geven.
- Evaluatie en monitoring worden veel eenvoudiger. Volledige gebeurtenisrapporten kunnen snel worden gemaakt op basis van realtime informatie, op alle sites in elke regio. En omdat de informatie in real-time is, is de verkregen intelligentie dat ook.
De productiviteit wordt weggezogen door operationele procedures. Maar wanneer die procedures efficiënt zijn, neemt de productiviteit toe. Voordat u productiever kunt worden, moet u efficiënter worden. De een drijft de ander aan.
Waarom cloudgebaseerde software in plaats van on-premise?
On-premise software heeft zijn plaats, maar het behalen van de efficiëntie die we hebben beschreven, kan alleen in de cloud worden bereikt. On-premise software werkt alleen op de computer waarop het is geïnstalleerd. Cloudgebaseerde software is toegankelijk voor elke relevante partij. Met een on-premise oplossing kan het melden van een incident vanuit het veld niet in real time plaatsvinden. Het incident zou later moeten worden ingevoerd in een on-premise oplossing.
Op deze manier werken kan het probleem oplossen dat informatie overal verspreid is, maar je hebt niet veel gewonnen in termen van efficiëntie of wat dat betreft productiviteit.
Een ander voordeel van het werken in de cloud is dat de EHS-software met u meeschaalt. Het is niet nodig om een geheel nieuw pakket te kopen om te installeren wanneer u het bent ontgroeid. Het wordt ook naadloos bijgewerkt, zonder onderbrekingen van het bedrijf.
Dit is Quentic EHS Software
We hebben zojuist Quentic EHS Software aan u beschreven. Specifiek voor de afval- en recyclingindustrie, is het goed voor alle gebieden van het beheer van gezondheid en veiligheid. Dit is een enterprise-grade SaaS (software as a service) oplossing.
Het integreert naadloos organisatiegegevens, gebruikers, HR-gegevens, competentiebeheer en ERP-gegevens met EHS-gegevens. Het resultaat: één versie van de waarheid, beschikbaar voor alle betrokken partijen. Door silo's af te breken en met volledige transparantie te werken, wordt OSH-beheer een efficiënt proces.
Een ander aspect, dat we echt niet hebben aangepakt: de veiligheidscultuur wordt ingebed in de bredere cultuur. HSE heeft onlangs een campagne gelanceerd om veiligheidsfouten in de afval- en recyclingindustrie aan te pakken, dus een veiligheidscultuur is van cruciaal belang. U kunt meer leren in HSE richt zich op de afval- en recyclingsector - hier leest u hoe u een veiligheidscultuur kunt opbouwen.
Praat vandaag nog met ons over de efficiëntie die u kunt realiseren met Quentic EHS Software. U kunt ook meer informatie vinden op de onderstaande link.