Nauw samenwerken met wagenparkbeheerders is iets wat AMCS Fleet Management Consultants dagelijks doen, of we klanten nu helpen hun processen te verbeteren, nieuw personeel te trainen of prestatienormen vast te stellen. Als gevolg daarvan zien we uit eerste hand de dagelijkse problemen waarmee wagenparkbeheerders te maken hebben.
Veel nieuwe trends vormen een uitdaging, maar één kwestie die voortdurend zorgen baart is compliance. Tegenwoordig moeten alle soorten wagenparken voldoen aan regels en voorschriften en aan de nieuwste wetgeving. Het is een constante strijd om op de hoogte te blijven en het kan vaak voelen als 'nog een ding' om af te handelen, maar het bijhouden van de naleving kan een aantal verrassende voordelen hebben.
Het volgen en rapporteren van de naleving van vlootregels gaat veel verder dan basisveiligheid en kan u helpen kosten te verlagen en productiviteit te verbeteren.
Wat is Fleet Compliance en waarom is het belangrijk?
Op het eerste gezicht lijkt compliance een eenvoudig onderwerp. Het is in wezen de handeling van het in overeenstemming zijn met relevante richtlijnen, regels en wetgeving, met als doel je chauffeurs en voertuigen veilig en binnen de wet te houden.
Door specifieke controles uit te voeren en bewijs van de resultaten vast te leggen, kun je aantonen dat je voertuigen rijklaar zijn en klaar om het werk te doen dat van ze verwacht wordt. Dit kan het volgende inhouden
- Onderhoud en reparatie
- Veiligheidsinspecties
- Vergunning
- Registratie en vergunningen
Natuurlijk vormen veiligheid en risicobeheer de kern van compliance als middel om ongevallen te verminderen en boetes te vermijden, maar effectieve compliance tracking kan veel meer doen dan dat.
Het implementeren van strategische controles en het bewaken van de naleving ervan biedt mogelijkheden voor meer zichtbaarheid en beter beheer, of het nu gaat om het halen van operationele en financiële doelstellingen, het bereiken van strategische doelen of het simpelweg voorkomen van dure, ongeplande uitval.
Hoe ondersteunt software voor vlootonderhoud de naleving?
Met toegang tot informatie over uw gehele wagenpark op één locatie, is software voor wagenparkbeheer een essentieel onderdeel van de naleving van de vlootwetgeving.
Het biedt een doorzoekbare manier om allerlei documenten vast te leggen die relevant zijn voor de naleving van de vloot, met een vitaal bewijsspoor om aan te tonen dat essentiële controles zijn uitgevoerd in overeenstemming met de voorschriften. Als het bijvoorbeeld gaat om risicobeperking, biedt fleetmanagementsoftware een centrale opslagplaats voor documenten over chauffeurs, voertuigen, verzekeringen en reparaties.
Voertuigonderhoud is een ander belangrijk onderdeel, waarbij software voor wagenparkonderhoud praktische manieren biedt om een onderhoudsprogramma voor het wagenpark te structureren en te implementeren, bestaande uit controles, onderhoud en inspecties. Hier zorgt een gegevensgestuurde benadering van naleving ervoor dat wagenparkbeheerders zich niet alleen kunnen houden aan normen zoals het registreren van DVIR's, maar ook normen kunnen instellen en aansturen zoals het berekenen en binnen een brandstofbudget blijven.
Externe regelgeving naleven
Waar beginnen we met het traceerproces? De eerste stap is vaststellen wie de drijvende kracht is achter het verzoek om naleving en welke vereisten zijn opgelegd. Afhankelijk van waar uw wagenpark actief is, betekent dit dat u ervoor moet zorgen dat uw voertuigen aan alle nationale normen en voorschriften voldoen of deze overtreffen. In de VS betekent dit bijvoorbeeld dat u zich moet houden aan de voorschriften van de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) en het Department of Transportation (DOT).
Niet alleen schrijft dit voor dat er dagelijkse inspectierapporten (DVIR) moeten worden opgesteld om gebreken of tekortkomingen vast te stellen, maar het schrijft ook voor hoe lang je onderhoudsdocumenten moet bewaren. Dit betekent dat alle inspectie-, reparatie- en onderhoudsdocumenten ten minste één jaar moeten worden bewaard en tot zes maanden nadat een voertuig is verkocht of uit het wagenpark is verwijderd.
Combineer dit met de noodzaak om licenties, vergunningen en gegevens over chauffeurs op te slaan en de administratie kan behoorlijk oplopen. Gelukkig heeft AMCS Fleet Maintenance software de mogelijkheid om alle onderhoudsactiviteiten, chauffeursaanvragen en vergunningen per voertuig bij te houden.
Er is ook geen limiet aan het aantal jaren dat AMCS Fleet Maintenance gegevens van elke eenheid kan bijhouden, waardoor uiteindelijk een gemakkelijk toegankelijke en volledige geschiedenis wordt geboden om de naleving van de vloot aan te tonen en mogelijke boetes voor niet-naleving te voorkomen.
Interne vereisten bereiken
Laten we vervolgens verder gaan dan wetgeving en kijken naar naleving van eventuele interne vereisten die zijn ingesteld door je financiële afdeling of managementteam. Misschien wilt u de prijzen van onderdelen bijhouden, waardoor u moet controleren of nieuwe eenheden voldoen aan de specificatie die is opgenomen in de offerte of inkooporder? Vernieuwt u eenheden in lijn met vastgestelde parameters voor kosteneffectieve vervanging? Of misschien moet u binnen een goedgekeurd onderhouds- of brandstofbudget blijven?
Door software voor wagenparkonderhoud te gebruiken om checklists voor voertuigen te maken en specifieke onderhoudsdoelen te volgen en te controleren, kunt u vragen zoals deze eenvoudig oplossen. Toegang tot nauwkeurige gegevens ondersteunt niet alleen een effectievere besluitvorming, maar kan ook helpen om:
- Kostenanalyse verbeteren
- Storingen aan bedrijfsmiddelen verminderen
- Minimaliseer ongepland onderhoud
- Brandstofverbruik verlagen
Met de tools om een preventief onderhoudsprogramma te implementeren en de prestaties van het wagenpark te bewaken, biedt AMCS Fleet Maintenance Software een reële mogelijkheid om niet alleen de veiligheidsnormen te verbeteren, maar ook om de kosten te verlagen en de winstgevendheid teverhogen .
Succes volgen met AMCS Vlootonderhoud
Nauwkeurige en efficiënte rapportage vormt de kern van elk nalevingsprogramma. Om je te helpen het vereiste nauwkeurigheidsniveau te bereiken, kun je met AMCS Fleet Maintenance verschillende parameters tot in detail volgen en erover rapporteren.
Het registreren en controleren van de naleving van richtlijnen voor preventief onderhoud kan bijvoorbeeld nuttig inzicht bieden. Naast het nakomen van serviceovereenkomsten met betrekking tot kosten en stilstandtijd, kan het helpen om problemen met herhalingsreparaties of reparaties onder garantie aan te pakken.
Via AMCS Fleet Maintenance hebben wagenparkbeheerders toegang tot een volledige reparatiegeschiedenis met behulp van Vehicle Maintenance Reporting Standards (VMRS). Dit universele coderingssysteem wordt gebruikt om onderhoudsgegevens op een gestructureerde manier te verkrijgen en te sorteren om u te helpen apparatuur op de meest kosteneffectieve manier aan te schaffen, te bedienen en te onderhouden.
Met een eenvoudige methode om gegevens te traceren en te raadplegen, kunt u werken aan het verbeteren van de kosten per kilometer op zowel wagenpark- als voertuigniveau, door brandstof- en levenscyclusanalyses uit te voeren om de bedrijfskosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en de veelvoorkomende problemen op te lossen die de prestaties van het wagenpark negatief beïnvloeden.
Zoals deze voorbeelden laten zien, gaat het bij het bijhouden van compliance om veel meer dan alleen het voldoen aan wetgeving en het vermijden van boetes. Door uw systeem zo in te richten dat het zich richt op strategische vereisten en door uw medewerkers te trainen in het correct en consistent bijhouden van informatie, kunt u de compliancecriteria overtreffen en de gegevens leveren die nodig zijn om verder te gaan dan compliance en proactief te werken aan voortdurende verbetering.
Voor meer ideeën over hoe u de kosten kunt verlagen, de veiligheid kunt verbeteren en de productiviteit kunt verhogen, kunt u kijken naar hoe AMCS Fleet Maintenance uw vloot kan ondersteunen.