Zou het niet geweldig zijn om een zeer complex intern bedrijfsproces op één kant van een A4-tje in kaart te brengen? Degenen die verantwoordelijk zijn voor risicobeheer, kwaliteitsbeheer en milieubeheer zouden de belangrijkste procesparameters en interacties kunnen herkennen. Op basis daarvan zouden ze zowel de interne samenwerking als de kwaliteit van de output kunnen optimaliseren, de efficiëntie verbeteren en bijdragen aan meer duurzaamheid. Klinkt dat goed? Dat is het - en het ligt binnen handbereik! Dankzij het Schildpaddiagram
Wat is het schildpaddiagram?
In essentie is het Turtle Diagram een grafische voorstelling van een proces. Het biedt een duidelijk overzicht dat zowel managers als werknemers kan helpen om een specifiek proces te begrijpen, inclusief de verschillende procesparameters en hoe ze op elkaar inwerken. Dit maakt het een geweldig hulpmiddel voor procesbeheer op lange termijn en systematisch risicobeheer.
De drie belangrijkste toepassingsgebieden voor Turtle Diagrammen zijn:
- Proces in kaart brengen
- Procesanalyse
- Risicoanalyse
Hoe maak je een schildpaddiagram?
Zoals de naam al doet vermoeden, lijkt het Turtle Diagram op het lichaam van een schildpad. De kop van het reptiel vertegenwoordigt de input, zoals materialen of informatie, terwijl de staart de output van het proces vertegenwoordigt. De vier poten staan voor de factoren die het proces beïnvloeden, zoals apparatuur, personeel en informatie. Met deze vereenvoudigde procesanalysemethode kunt u snel en eenvoudig alle relevante parameters in de verschillende processen van uw bedrijf identificeren en in kaart brengen.
In tegenstelling tot complexe proceslandschappen maakt de Process Turtle een gestructureerde analyse van specifieke processen mogelijk. Deze diagrammen zijn daarom voor medewerkers in één oogopslag te begrijpen. Ze zijn niet alleen nuttig voor het definiëren, analyseren, structureren en verbeteren van individuele processen, maar ze benadrukken ook de verbanden en onderlinge afhankelijkheden tussen processen. Daardoor zijn ze een gevestigde waarde geworden voor het vergroten van het procesbewustzijn en als visueel hulpmiddel bij personeelsbeoordelingen.
- Hoofd
Dit onderdeel wordt gebruikt om de input te bepalendie nodig is om de output te produceren. Dit kunnen documenten zijn zoals een werkorder, materialen zoals inventaris, of informatie zoals de stuklijst.
- Rechter voorpoot
Dit beschrijft de middelendie gebruikt en kan materiële middelen, infrastructuur zoals machines, apparatuur en gereedschappen, en de werkomgeving omvatten.
- Linkerbeen voorkant
Dit is de plaats om de doelstellingenop te sommen die nastreeft via het proces, samen met de cijfers en prestatie-indicatoren die gebruikt worden om dit te meten.
- Schildpaddenmaag
Hier moet je het onderzochte proces benoemen. De belangrijkste processtappen kunnen in kaart worden gebracht en je kunt ook a) de mensen die verantwoordelijk zijn voor een proces en b) de risico's en kansen in een proces specificeren.
- Rechterachterbeen
Dit gebied vraagt "wie" - en richt zich op de proceseigenaren en de vaardigheden, competenties en training die ze nodig hebben om het proces succesvol uit te voeren.
- Linkerachterbeen
Dit wordt gebruikt voor het specificeren van de methoden, instructies en procedures die tijdens het proces worden toegepast.
- Schildpaddenstaart
Dit is de plaats voor het beschrijven van de output - dat is het resultaat, het product of de informatie die het proces oplevert.
voorbeeld: gebruik van het schildpaddiagram voor "service en onderhoud
Wanneer u een proces wilt analyseren met behulp van het schildpaddiagram, is de eerste stap het definiëren van het te analyseren proces en het doelervan , en vervolgens een lijst maken van alle relevante bronnen. U moet ook indicatoren noteren die worden gebruikt om het proces te evalueren, informatie over regelgeving en normen, samen met eventuele risico's die een succesvolle output in gevaar kunnen brengen - en kansen die inherent zijn aan het proces. Voor het gemak kunt u beginnen met het in kaart brengen van het Turtle Diagram in een 3x3 tabel. Dus, voor het voorbeeld van "service en onderhoud", kunt u de tabel als volgt invullen met opsommingstekens:
Hulpmiddelen Hulpmiddelen, IT | Proceseigenaars Technologie- en onderhoudsmanagers | Deelnemers Medewerkers van de afdelingen Service & Onderhoud, Productie en Inkoop |
Invoer Foutmeldingen, meldingen van medewerkers | Doel Regelmatige inspecties van machines en installaties; reparaties en preventieve vervanging van machineonderdelen | Output Veilige en goed werkende apparatuur en machines |
Indicatoren Uitvaltijd, stilstand van machines | Risico's/kansen Veilige processen, minder uitvaltijd en minder arbeidsongevallen | Informatie Onderhoudsplan, bedieningsinstructies, procedurele instructies en werkinstructies |
Daarna kun je deze informatie toevoegen aan het diagram:
voor- en nadelen van het schildpaddiagram
Natuurlijk is het Turtle Diagram niet in elke situatie geschikt. Hieronder staan enkele van de belangrijkste voor- en nadelen van de indeling.
| Voordelen | Nadelen |
Vereenvoudigde weergave van een proces binnen een bedrijf | Slechts één onderzocht proces per Turtle Diagram |
Biedt een hoge mate van transparantie in procesparameters | Het analyseren van bijbehorende procesketens vereist meestal veel meer werk |
Toont duidelijk onderlinge afhankelijkheden en interfaces | Individuele Turtles moeten met elkaar verbonden zijn en in relatie tot elkaar staan |
Medewerkers krijgen belangrijke inzichten door subprocessen systematisch te onderzoeken | Uiterst overzichtelijke visualisatie laat geen ruimte voor gedetailleerde beschrijvingen - die gedifferentieerde procesoptimalisatie in verschillende deelgebieden mogelijk zouden maken |
Uitermate geschikt voor audits |
de schildpad gebruiken voor kwaliteitsmanagement
Het verbeteren van de procesefficiëntie speelt een cruciale rol in kwaliteitsmanagement. Waarom? Wel, kwaliteit is altijd verzekerd als de output van uw organisatie voldoet aan de gedefinieerde eisen van de klant. Het Schildpaddiagram kan hierbij helpen door duidelijk de factoren aan te geven die de output beïnvloeden.
De internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen, ISO 9001, vereist dan ook dat organisaties een procesgeoriënteerde aanpak hanteren, waarbij processen en hun onderlinge afhankelijkheid systematisch worden gedefinieerd en gecontroleerd om de gewenste output te produceren. In het geval van een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001 levert dit kwaliteit op door te voldoen aan de eisen van de klant.
In feite vereist de norm dat u de management-, kern- en ondersteunende processen en de bijbehorende procesparameters voor het kwaliteitsmanagementsysteem bepaalt en definieert. Deze parameters omvatten de volgende punten, die u herkent uit het Turtle Diagram:
- Vereiste invoer en verwachte resultaten van processen
- Procesvolgorde en onderlinge afhankelijkheid
- Criteria en procedures voor het effectief implementeren en beheersen van processen
- Middelen en hun beschikbaarheid
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Risico's en kansen
Het is van vitaal belang om deze procesparameters te bepalen, toe te passen, te beoordelen en te verbeteren. Dit maakt het mogelijk om processen te evalueren, veranderingen door te voeren en procesoptimalisaties te realiseren.
Interessant genoeg speelt procesoriëntatie ook een soortgelijke rol in de ISO/TS 16949 norm voor kwaliteitsmanagement in de automobielindustrie. Zowel deze norm als ISO 9001 vereisen dat bedrijven procesoriëntatie implementeren. Bedrijven zijn vrij om te bepalen hoe ze procesanalyses uitvoeren en dit tijdens audits aantonen, maar de Turtle-methode is een bijzonder geschikt hulpmiddel.
De Turtle gebruiken voor energie-, milieu- en arbeidsveiligheidsbeheer
In een milieumanagementsysteem conform ISO 14001 is de gewenste output bijvoorbeeld een verbetering van de milieuprestaties. In een energiebeheersysteem volgens ISO 5001 is de gewenste output een verbetering van de energie-efficiëntie. En in een beheersysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk volgens ISO 45001 is de gewenste output een verbetering van de gezondheid en veiligheid van werknemers op het werk.
Voor elk van deze gebieden is de eerste stap het definiëren van alle significante processen en deze samen te brengen in een kaart van het proceslandschap. Het is belangrijk om criteria te definiëren voor alle processen die de milieuprestaties, energieprestaties of veiligheid op het werk beïnvloeden. Als zodanig is het Turtle Diagram bij uitstek geschikt voor deze procesdefinitie- en analysetaak en de resultaten kunnen worden gedocumenteerd in een procedurele instructie die vervolgens beschikbaar wordt gesteld aan alle werknemers.
Duurzaamheid stimuleren op basis van procesverbetering
Het Turtle Diagram is een efficiënt instrument om een proces in kaart te brengen en risico- en procesanalyses uit te voeren. De beknopte weergave van alle parameters en hun onderlinge verbanden en afhankelijkheden creëert transparantie voor alle betrokkenen. Veel internationale normen vereisen ook dat u een procesgerichte aanpak hanteert en het Turtle Diagram is een praktisch, inzichtelijk hulpmiddel om deze aanpak te implementeren en vormt tevens een nuttige bron van bewijs tijdens audits.
Als gevolg hiervan legt het Turtle Diagram de basis voor een betere samenwerking tussen verschillende afdelingen en ondersteunt het procesbeheer, kostenreductie en procesoptimalisatiemaatregelen - die allemaal een fundamenteel onderdeel vormen van het verhogen van zowel de winstgevendheid als de duurzaamheid van uw bedrijf.