Voortdurende verbeteringen aanbrengen in de gezondheid en veiligheid van uw bedrijf is een fundamenteel onderdeel van het stimuleren van zowel duurzaamheid als winstgevendheid. Het is zelfs de sleutel tot het verbeteren van de prestaties en het verminderen van operationele risico's. Maar om een cultuur van voortdurende ontwikkeling te verankeren, is het van vitaal belang om erachter te komen waar u op dit moment staat.
Essentiële prestatie-indicatoren (KPI's) spelen een belangrijke rol in dit proces en helpen bij het definiëren van uw veiligheidsdoelen en het identificeren van potentiële verbeteringen. Door u in staat te stellen vergelijkingen te maken en de maatregelen te beoordelen die u al hebt ingevoerd, kunt u zwakke punten in de bestaande processen voor arbeidsveiligheid van uw bedrijf vinden en successen effectief communiceren.
In dit artikel geven we een overzicht van de meest gebruikte KPI's en bespreken we de aspecten waarmee je rekening moet houden bij het selecteren van relevante KPI's voor jouw bedrijf.
reactieve of proactieve indicatoren?
Op het gebied van gezondheid en veiligheid kunnen belangrijke prestatie-indicatoren worden onderverdeeld in twee categorieën: reactieve (of achterblijvende) indicatoren en proactieve (of leidende) indicatoren. Net zoals u geschikte prioriteiten moet kiezen voor uw activiteiten op het gebied van veiligheid op het werk, moet u bij het selecteren van KPI's een gezonde balans vinden tussen zowel leidende als achterblijvende indicatoren.
Achterblijvende indicatoren helpen bij het vaststellen van uw huidige niveau van arbeidsveiligheid en vergemakkelijken vergelijkingen met andere bedrijven. Ze zijn gebaseerd op retrospectieve gegevens over veiligheidsincidenten en -resultaten die niet kunnen worden teruggedraaid.
Voorlopende indicatoren bieden echter een vooruitblik op de toekomst. Deze indicatoren, ook wel "preventieve indicatoren" genoemd, richten zich niet op gebeurtenissen in het verleden, maar concentreren zich op maatregelen die kunnen worden geïmplementeerd of bestaande omstandigheden die kunnen worden gewijzigd in een poging om toekomstige veiligheidsincidenten te voorkomen.
"Alleen maar kijken naar achtergebleven gegevens aan de hand van ongevallenpercentages brengt ons niet verder", legt Andrew Sharman uit in een interview voor het Safety Management Trend Report 2021. "Dat is het grote probleem hier. Het is dus tijd om onze manier van denken te veranderen en in plaats van in de achteruitkijkspiegel te kijken, moeten we vooruitkijken naar waar we heen willen, in plaats van proberen weg te komen van waar we waren."
hoe selecteer je de juiste KPI's?
Als het gaat om het selecteren van achterblijvende en voorlopende indicatoren, is er geen allesomvattende oplossing die voor elk bedrijf werkt. Kijk in plaats daarvan naar de situatie van je bedrijf, de problemen waarmee je te maken hebt en de doelen die je hebt gesteld. Zoals altijd is het belangrijk om vergelijkbaarheid, continuïteit en transparantie te garanderen. Om dit te bereiken - en om ervoor te zorgen dat je indicatoren daadwerkelijk zinvolle inzichten verschaffen - is het essentieel dat de doelen die je stelt voldoen aan de SMART-criteria:
- Specifiek
- Meetbaar
- Aantrekkelijk/afgesproken
- Realistisch
- Tijdig
Houd ook rekening met uw huidige veiligheidscultuur. Een groot deel van de veiligheidsprestatie-indicatoren is gebaseerd op rapporten van werknemers; dit betekent dat u uw personeel duidelijk moet informeren over het doel en het gebruik van indicatoren, zodat werknemers ze in hun dagelijkse werk omarmen. Het is ook essentieel om een eenvoudig, begrijpelijk systeem te hebben dat het mogelijk maakt om rapporten in te dienen en gebeurtenissen te volgen. Gebruik daarom alleen indicatoren waarvan je zeker weet dat je genoeg zinvolle gegevens hebt om ze te ondersteunen.
Neem de volgende drie punten in overweging bij het kiezen van je indicatorenset:
- Combineer achterlopende en voorlopende indicatoren
- KPI's moeten zinvol inzicht geven in je doelen en problemen
- Volg alleen KPI's waarvoor je genoeg zinvolle gegevens hebt om ze te ondersteunen
Wat zijn de meest gebruikte veiligheids-KPI's?
Als onderdeel van ons Trendrapport Veiligheidsmanagement hebben we onderzocht welke KPI's het meest worden gebruikt door bedrijven in heel Europa. De resultaten van het onderzoek onder 629 veiligheidsspecialisten uit heel Europa zijn als volgt:
gedetailleerde kijk op de vijf gebieden en manieren om indicatoren te bepalen:
1. gemelde incidenten: ongevallenpercentage
Alle bedrijfsongevallen moeten worden gedocumenteerd in het eerstehulplogboek. Als gevolg hiervan zouden bedrijven al gegevens moeten verzamelen over de ernst en frequentie van ongevallen. Wanneer deze gegevens worden afgezet tegen het aantal werknemers of het aantal gewerkte uren, kunt u conclusies trekken over de kwaliteit van uw systeem voor arbeidsveiligheid. De relatie wordt geïllustreerd door het ongevallenpercentage, dat wereldwijd op verschillende manieren wordt berekend.
De lost time injury frequency rate (LTIFR) wordt algemeen aanvaard als een internationale standaard.
- LTIFR: Verzuimongevallen / gewerkte uren x 2.000 (in plaats van een factor van 2.000 kun je ook 1.000 of 1.000.000 gebruiken, afhankelijk van de grootte van je bedrijf)
In sommige Europese landen richten andere veelgebruikte ongevallenpercentages zich op te rapporteren ongevallen volgens lokale regelgeving. In Duitsland bijvoorbeeld wordt de LTIFR aangevuld met twee extra formules: ongevallen per duizend werknemers en het percentage arbeidsongevallen.
- Ongevallen per duizend werknemers: (rapporteerbare ongevallen ÷ aantal werknemers) x 1.000
- Arbeidsongevallencijfer: (rapporteerbare ongevallen ÷ gewerkte uren) x 1.000
2. ongevalvrije dagen
Net als het ongevallenpercentage is het aantal ongevalvrije dagen een andere reactieve KPI. Het meet het aantal dagen waarin zich geen arbeidsongevallen hebben voorgedaan. Zoals het Trendrapport Veiligheidsmanagement laat zien, is het bijhouden van deze indicator en het vieren van successen gebruikelijk.
Toch moet je deze KPI met de nodige voorzichtigheid benaderen, omdat het verkeerde prikkels kan geven. Het feit dat dit cijfer laag is, kan betekenen dat werknemers er simpelweg voor hebben gekozen om ongevallen niet te melden in een (misplaatste) poging om bij te dragen aan de veiligheid op de werkplek.
In het Trendrapport Veiligheidsmanagement 2021 legt Gerd-Jan Frijters uit: "Wat je ziet zijn de LED-borden met '200 dagen sinds het laatste letsel' of '350 dagen sinds het laatste ongeval'. Als er een ongeluk gebeurt, wordt het bord weer op nul gezet en dat is niet erg motiverend voor mensen."
3. bijna-ongevallen
Dit zijn incidenten waarbij niemand gewond is geraakt - maar die tot verwondingen hadden kunnen leiden als de omstandigheden iets anders waren geweest.
Nogmaals, het is niet raadzaam om alleen maar te focussen op het bereiken van "nul" bijna-ongevallen. In plaats van te wijzen op een gevaarlijke werkplek, kan een hoog aantal bijna-ongevallen juist wijzen op een open, goed functionerende cultuur waarin medewerkers bijna-ongevallen vrijelijk en openlijk melden.
Als veiligheidsmanager vertrouw je erop dat werknemers bijna-ongevallen melden, want alleen dan kun je risico's identificeren en de juiste maatregelen nemen. Als werknemers een bijna-ongeval niet melden, kan een herhaling resulteren in een echt ongeval. Dit wordt ondersteund door de ongevallendriehoek van Heinrich, die stelt dat 300 onveilige situaties zullen leiden tot 29 ongevallen met lichte verwondingen en 1 ernstig ongeval of dodelijk ongeval.
In plaats van het aantal bijna-ongevallen te verminderen, zou het verstandiger zijn om te kijken naar de verhouding tussen bijna-ongevallen en ongevallen. Hoe dicht komt deze overeen met de ongevallendriehoek? Als werknemers en managers incidenten en bijna-ongevallen niet registreren, kan het verstandig zijn om te streven naar een verhouding tussen gemelde bijna-ongevallen en ongevallen zoals geschetst in de ongevallendriehoek. De stijging van dit cijfer is een goede indicator voor verbeteringen in uw veiligheidscultuur.
4. audit- en inspectieresultaten
Een goede structuur en classificatiesysteem zorgt ervoor dat alle fasen van interne en externe audits KPI's genereren die het procesverbeteringswerk kunnen ondersteunen, van het plannen en implementeren van maatregelen tot het identificeren en uitroeien van gevallen van non-conformiteit. Voorbeelden van deze KPI's zijn:
- Verhouding tussen uitgevoerde audits en geplande audits: Deze doel-tot-werkelijke vergelijking laat zien hoe effectief audits worden uitgevoerd in relatie tot het bereiken van de doelstellingen van je bedrijf. Een audit wordt als effectief beschouwd als de doelratio betrouwbaar wordt bereikt binnen de gewenste toleranties.
- Verhouding tussen non-conformiteiten en corrigerende maatregelen: Deze KPI geeft inzicht in de kwaliteit van de faalcultuur van een bedrijf. Als non-conformiteiten niet resulteren in corrigerende maatregelen, kunnen dezelfde non-conformiteiten zich opnieuw voordoen.
- Verhouding tussen aanbevelingen en preventieve maatregelen: Deze KPI illustreert hoe uw bedrijf omgaat met auditaanbevelingen. Als aanbevelingen niet worden geïmplementeerd of gedocumenteerd, kan dit leiden tot toekomstige non-conformiteiten. Uw CIP (continu verbeteringsproces) kan ook helpen om een focus op preventieve maatregelen te stimuleren.
- Aantal achterstallige deadlines voor het implementeren van maatregelen (relatief of absoluut): Audits leiden meestal tot aanbevelingen of identificeren non-conformiteiten. Alle non-conformiteiten moeten worden opgelost voor de vervolginspectie of de volgende audit. Achterstallige deadlines kunnen licht werpen op uw veiligheidscultuur.
- Aantal afwijkingen in certificerings-/klantenaudits met betrekking tot auditbeheer: Op zichzelf genomen geeft het aantal afwijkingen geen enkele indicatie over hoe een managementsysteem werkt. In plaats daarvan kunt u alleen conclusies trekken over hoe uw bedrijf zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld door gegevens achteraf te vergelijken.
Goed om te weten
Het CAPA-systeem (correctieve actie en preventieve actie) onderzoekt afwijkingen, non-conformiteiten en fouten, implementeert corrigerende acties en neemt vervolgens preventieve acties. In tegenstelling tot andere kwaliteitsmanagementnormen zoals ISO 9001, is CAPA op basis van ISO 13485 een continu verbeteringsproces. Het is gericht op het elimineren van gevallen van niet-conformiteit met de vereisten die zijn vastgelegd in de toepasselijke regelgeving en technische normen.
5. op gedrag gebaseerde veiligheidsindicatoren (BBS)
Veiligheid op basis van gedrag is een actieve in plaats van een reactieve benadering voor het implementeren van een modern gezondheids- en veiligheidsproces op het werk. Het Trendrapport Veiligheidsmanagement laat zien dat steeds meer bedrijven deze benadering toepassen om veiliger gedrag te bevorderen en uiteindelijk een veiligere werkplek.
BBS is gebaseerd op de integratie van werknemers en het voortdurend observeren van veilig gedrag, hetzij in een systeem waarbij iedereen elkaar "observeert", hetzij door individuele werknemers aan te moedigen om hun observaties te rapporteren. Deze aanpak onderzoekt veiligheidsgedrag en kan constructieve feedback opleveren, maar BBS genereert meestal grote hoeveelheden gegevens. Dit is een schatkamer voor KPI's en analyses, maar ook een goede reden om te onderzoeken welke gegevens je eigenlijk regelmatig moet bijhouden en analyseren.
De volgende KPI's kunnen worden gebruikt om BBS-programma's te analyseren:
- het aantal waarnemingen ten opzichte van het totaal van alle mogelijke waarnemingen
- het aantal waarnemingen van veilig gedrag ten opzichte van het totaal aantal waarnemingen
- het aantal reacties op waarnemingen ten opzichte van het totaal van alle mogelijke waarnemingen, of het aantal maatregelen dat door leidinggevenden is uitgevoerd
- het aantal werknemers dat een BBS-training heeft gevolgd
- het aantal gedefinieerde veiligheidsgerelateerde gedragingen
Gezien de enorme hoeveelheden gegevens die BBS-programma's kunnen genereren, bieden cloud-gebaseerde softwareoplossingen een groot voordeel. Met systemen zoals het AMCS EHS Management platform kun je onbeperkte hoeveelheden gegevens opslaan en deze informatie ook structureren. Een dashboard maakt ook belangrijke inzichten toegankelijk in de vorm van KPI's en benadrukt zo het succes van uw veiligheidssysteem.
Tot slot moet je werknemers overtuigen van de voordelen van je KPI's en hun goedkeuring krijgen, anders moeten de gegevens worden geanonimiseerd. In ieder geval moet je ervoor zorgen dat de gegevensverwerking transparant is en dat de gegevens beveiligd zijn.
Bent u klaar voor proactieve veiligheid?
Met een toenemende focus op duurzaamheid en een nadruk op continue verbetering op het gebied van arbeidsveiligheid, milieu- en kwaliteitsbeheer, is er nu een duidelijke trend naar proactieve veiligheid. Dat komt omdat een vooruitdenkende aanpak, zoals veiligheid op basis van gedrag, u in staat stelt om preventief te handelen in plaats van te reageren zodra er problemen zijn opgetreden, wat een aanzienlijk voordeel is.
Hoewel het belangrijk is om ervoor te zorgen dat je de gekozen KPI's zo gemakkelijk mogelijk kunt vergelijken, helpt de mogelijkheid om traditionele en moderne KPI's naast elkaar te leggen bij het beoordelen van het effect van de theorie op de praktijk. Zo kun je zien welke maatregelen echt helpen om de werkomgeving in je bedrijf veiliger, effectiever en duurzamer te maken op de lange termijn.
We nodigen je uit om meer te weten te komen over AMCS EHS Management - neem nu contact met ons op. U kunt ook zelf zien hoe het uw EHS-taken stroomlijnt. Vraag nu een gratis demo aan.