Elke softwareoplossing, ongeacht het doel, heeft zowel tegenstanders als fans. Er zijn mensen die denken dat het het beste is dat hun bedrijf ooit is overkomen en mensen die geloven dat er alleen maar problemen zijn geweest sinds de oplossing in gebruik is genomen.
De introductie van nieuwe software of systemen gaat vaak gepaard met een aanzienlijke investering. Hoe beter je je voorbereidt op een nieuwe oplossing en de verandering die deze met zich meebrengt, hoe kleiner het risico dat deze negatief wordt ontvangen. Ik denk dat dit nadrukkelijk het geval is met EHS-software, gezien het feit dat mensen het vaak zien als een onnodige toevoeging aan het bedrijf; processen inbrengen waar geen proces nodig is, of investeren in niet-inkomstengerelateerde mogelijkheden.
Hier volgen vijf toptips over hoe u de best geïnformeerde beslissing kunt nemen als het gaat om de aanschaf van EHS-software. Ze zijn gebaseerd op de best practice-benaderingen die ik heb ervaren bij klanten in een brede selectie van implementaties, in een breed spectrum van bedrijfstakken; vooruitstrevende organisaties die de echte strategische waarde van een gedigitaliseerde en gesystematiseerde aanpak van EHS-beheer hebben begrepen.
1. betrek relevante belanghebbenden vanaf het begin
Als EHS-professional is het zeer waarschijnlijk dat u al een shortlist hebt gemaakt van de EHS-softwareopties van uw voorkeur toen u aan het project begon. Misschien bent u ervan overtuigd dat u de perfecte keuze hebt gemaakt. Nu moeten anderen in uw organisatie dat vertrouwen delen.
Degenen die direct betrokken zullen zijn bij nieuwe processen en manieren om dingen te doen, moeten tevreden en gelukkig zijn wanneer de software wordt geïntroduceerd. Als je hun enthousiasme vanaf het begin wint, zullen ze voorstanders van verandering worden. Ze worden supporters omdat ze zich net zo betrokken voelen bij de oplossing als jij.
De 5 belangrijkste groepen belanghebbenden om erbij te betrekken zijn:
- Topmanagement/C-suite
- Operaties
- EHS-team
- Vertegenwoordigers van werknemers
- IT
Door uit te zoeken wat hun pijnpunten zijn en de problemen die ze opwerpen aan te pakken, zorg je voor een soepele adoptie en verhoog je de kans op een succesvol projectresultaat.
2. behoud strategische focus en resultaatgerichte richting
Tijdens het gehele proces van betrokkenheid van belanghebbenden is het van cruciaal belang dat gespecialiseerde belanghebbenden niet de richting bepalen. Zorg ervoor dat onderhoud, financiën, IT of iemand anders die de EHS-doelstellingen van het bedrijf maar gedeeltelijk begrijpt, de besluitvorming niet overneemt. Als dat gebeurt, heeft dat gevolgen voor de manier waarop je de aanpak van je organisatie voor EHS-beheer en een bredere EHS-cultuur kunt ontwikkelen.
Afzonderlijke afdelingen of disciplines hebben waarschijnlijk een beperkt inzicht in de bredere reikwijdte van EHS. Hoewel het goed is om IT, onderhoud, financiën en anderen in de beginfase te betrekken, weten ze meestal weinig over de toekomstige ontwikkeling van EHS en veiligheidsmanagement, of geven ze er misschien zelfs niet om.
Op een bepaald moment in de toekomst wil je bijvoorbeeld een nieuwe 'safety II'-methodologie testen, om vervolgens weerstand te ondervinden bij het toevoegen of prioriteren van de nieuwe functie aan een onderhoudsoplossing. Door ervoor te zorgen dat u de controle behoudt, minimaliseert u de kans dat uw strategische voortgang wordt vertraagd of dat kleine problemen een grotere prioriteit krijgen dan ze werkelijk verdienen.
Het komt erop neer dat als je eenmaal hebt vastgesteld welke resultaten het bedrijf nodig heeft, deze als projectdoel moeten dienen en dat je alleen die flexibiliteit moet toestaan die deze resultaten zal verrijken, in plaats van ze te verdunnen.
3. de meest relevante processen identificeren om eerst te digitaliseren
Het is niet ongebruikelijk dat mensen denken dat EHS-software alles in één keer kan oplossen. De realiteit is dat je pragmatisch moet zijn en stap voor stap moet beginnen met de processen die het belangrijkst zijn voor je organisatie.
Deze processen kunnen betrekking hebben op incidentmanagement, risicomanagement, audits en inspecties, of het beter beheersen van gevaarlijke chemicaliën. Of uw doel kan zijn om uw mensen beter te betrekken, een EHS-cultuur te creëren, meer mensen erbij te betrekken, de communicatie te verbeteren en productiever te worden op EHS-gebied.
Het startpunt is om jezelf af te vragen naar wat voor fundamentele verandering je op zoek bent in je EHS-management. Stel vervolgens dezelfde vraag aan je leiders, collega's en andere belanghebbenden. Ze zullen waarschijnlijk graag hun gedachten over dit onderwerp delen. Dit is de sleutel tot het streven naar gedeeld projecteigenaarschap.
4. de verschillen accepteren die verandering met zich meebrengt
De eerste voorbeelden van EHS-software waren identiek aan de papieren processen die ze moesten verbeteren. Het digitaliseren van een papieren formulier, zoals een bijna-ongeluk rapport, betekende het reproduceren van hetzelfde formulier op een computer.
Voor mij kost het invullen van dit soort digitale formulieren meestal meer moeite dan wanneer ik gewoon papier en pen gebruik. Met de goede oude handmatige processen is er niets van het saaie opstarten van je laptop en dan inloggen.
Sommige van die vroege EHS-hulpmiddelen zien er vandaag de dag nogal basaal en zelfs primitief uit. Maar er zijn bedrijven die ze nog steeds gebruiken.
De huidige EHS-oplossingen zijn heel anders dan die eerste pogingen. De technologie op elk gebied van menselijke activiteit is vooruitgegaan. EHS-oplossingen hebben zich tegelijkertijd snel ontwikkeld. Dit lijkt een voor de hand liggend feit, maar ik merk dat organisaties dit vaak niet onderkennen.
Als je software kiest, krijg je de kans om je processen te heroverwegen, te verbeteren en te stroomlijnen, zodat ze gemakkelijker en sneller verlopen.
Wees bereid om de verschillen te accepteren die gepaard gaan met de verandering die uw software mogelijk maakt. U zult ook in staat zijn om meer gebruik te maken van uw gegevens, om te delen, samen te werken en te communiceren, veel eenvoudiger en efficiënter dan wanneer u ervoor had gekozen om alle eerdere handmatige processen over te zetten naar hun digitale equivalent.
5. focus op de toekomst
Nadat u hebt besloten om nieuwe software in te zetten, wilt u de implementatie binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek uitvoeren. Een aanpak die u daar gegarandeerd bij zal helpen, is om u te richten op het strategische resultaat en te voorkomen dat u wordt afgeleid door kleine details die daar niet aan bijdragen. Door de kleinste details aan te pakken verspil je tijd in de kritieke invoeringsfase.
Bedrijven en organisaties verschillen. Net als hun processen en EHS-culturen. Dus waarom zou alle software hetzelfde zijn? Hoe kan een bouw- of onderhoudsapp met enkele veiligheidsfuncties voor jou de beste keuze zijn als je in een dienstverlenend bedrijf werkt? Probeer de beste oplossing te vinden voor jouw bedrijf en werkomgeving. EHS-beheerprocessen zijn universeel, maar werkomgevingen niet.
Dit zijn de belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen als je het ontwerp en de mogelijke aanpassing van je oplossing overweegt:
- Hoeveel van uw mensen (%) werken in het veld, zonder directe toegang tot een pc?
- Wat is de verdeling tussen arbeiders en bedienden?
- Welke onderscheidende en kritische EHS-processen heeft u op basis van uw branche, werkstijl of cultuur?
- Is uw focus gericht op één locatie, fysieke locatie of gebied, of meer verspreid/complex? Welke verschillen tussen locaties en landen moeten worden aangepakt?
- Welke processen wilt u harmoniseren op alle locaties en bedrijfseenheden?
Controleer of de oplossing die u overweegt deze kritieke kwesties kan aanpakken. Zoek naar referenties en casestudy's in uw branche om te bewijzen waar en hoe ze zijn aangepakt. Misschien kunt u uw beslissing verder verifiëren door referentiegesprekken of bezoeken aan te vragen. Vraag de verwijzende klanten hoe de samenwerking met de leverancier van de oplossing is verlopen. Vraag ook of de oplossing is bijgewerkt zoals beloofd.
succesvolle EHS-softwareprojecten kunnen eenvoudig en leuk zijn
Het kopen van een EHS softwareoplossing is tegenwoordig geen eenmalige transactie. Dat zou het ook niet moeten zijn. Beide partijen, u en de leverancier, moeten het zien als een partnerschap voor de lange termijn. Daarom is het raadzaam dat u het risico evalueert van het vergelijken van alleen de initiële prijskaartjes van potentiële oplossingen en uw investering over een langere periode bekijkt. Als de leverancier van de oplossing niet in staat is om te investeren in de voortdurende ontwikkeling van zijn product en service, dan biedt zijn aanpak misschien niet veel waarde op lange termijn.
Zodra je de potentiële oplossing(en) hebt geëvalueerd, de beweringen in de verkooppraatjes en het materiaal hebt geverifieerd, de referenties hebt gebeld en je due diligence hebt gedaan, is het tijd om verder te gaan.
Hoewel er veel te overwegen valt in de planningsfasen, kunnen succesvolle EHS-softwareprojecten eenvoudig en plezierig zijn. Als je je onderzoek hebt gedaan en de meest geschikte softwarepartner hebt gekozen, ben je in goede handen. Laat de partner u begeleiden met best practices, terwijl hij/zij uw implementatieproject ondersteunt. Ze hebben het waarschijnlijk al meerdere keren gedaan en hebben zeker een aantal geweldige inzichten, netwerken en professionals om u te helpen anticiperen op valkuilen en deze onderweg te vermijden.
We nodigen je uit om meer te weten te komen over AMCS EHS Management - neem nu contact met ons op. U kunt ook zelf zien hoe het uw EHS-taken stroomlijnt. Vraag nu een gratis demo aan.